Die besten Software-Tools für Kleinunternehmen 2021

von | Jan 15, 2021 | KMU | 0 Kommentare

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Keine Frage: 2020 erwies sich für kleine Unternehmen als ein unglaublich hartes Jahr. Nach Einschätzung der Wirtschaftsauskunftei Crifbürgel ist in Deutschland für 2020 aufgrund von Coronamaßnahmen und wirtschaftlicher Ungewissheit mit rund 18.000 Insolvenzen zu rechnen. Besonders stark betroffen war etwa die Gastronomie, während andere Bereiche wie Bauen und Heimwerken bisher relativ gut durch die Pandemie gekommen sind. Auch Angehörige der freien Berufe wie Anwälte, Immobilienmakler, Architekten oder Steuerberater zählen zu den Glücklichen, die mit den neuen Herausforderungen besser zurechtkommen als andere.

Eine große Hilfe dabei sind zweifellos Softwaretechnologien und die Automatisierung, wodurch viele Kleinunternehmer  uns Startups ihren Geschäftsbetrieb an die neuen Gegebenheiten anpassen konnten. Online-Shopping, Bezahlen mit dem Handy und kontaktlose Zahlungen sind mittlerweile die Norm – und werden sich immer mehr durchsetzen. In der Tat soll sich der geschätzte Wert mobiler Transaktionen im stationären Handel (etwa per NFC) 2021 auf 161,41 Mrd. US-Dollar (rund 137 Mrd. Euro) belaufen, und das allein in den USA. Kleinere Unternehmen, die ihre Kosten senken und Kunden an sich binden wollen, sollten jetzt einen Blick auf Softwarelösungen werfen, die speziell für die Herausforderungen und Ziele von kleinen Unternehmen entwickelt wurden, ohne ihr Budget zu sprengen.

Die besten Softwarelösungen für kleine Unternehmen 2021

Ohne weiter um den heißen Brei herumzureden, hier also neun Softwaretools, die Unternehmen wichtige Routineaufgaben abnehmen und erleichtern können. Unsere Wahl fiel auf diese Tools, da sie sich in KMU bewährt haben: Sie sind nicht nur einfach und intuitiv zu bedienen, sondern auch erschwinglich und flexibel. Guter Support ist ebenfalls wichtig, da viele KMU keinen internen IT-Helpdesk haben, an den sie sich bei Problemen wenden können.

1. Beste Buchhaltungssoftware: Lexoffice (von Lexware)

Überblick: Lexoffice ist ein cloudbasiertes Buchhaltungsprogramm für Kleinunternehmer und Freiberufler. Die Software ist auch für Einsteiger ohne weitere Vorkenntnisse einfach zu bedienen durch automatische Texterkennung und viele weitere Funktionen.

Technischer Support: In den Preisen ist der Support per Telefon und E-Mail enthalten (Mo. – Fr. 8.00 – 20.00 Uhr).

Kostenlose Testversion: Alle Funktionen können 30 Tage lang kostenlos getestet werden.

2. Beste E-Commerce-Software: Shopify

Überblick: Es gibt viele leistungsstarke E-Commerce-Plattformen auf dem Markt, aber Shopify ist unsere Nummer 1, da es eine gehostete Komplettlösung für KMU ist. Sie hilft Ihnen, innerhalb kürzester Zeit einen Webshop einzurichten und in Betrieb zu nehmen. Mit einem integrierten Online-Editor lassen sich Webseiten im Handumdrehen erstellen, und da Shopify in zahlreichen Sprachen verfügbar ist, können Sie Ihre Produkte international anbieten. Mit praktischen Marketingtools sind Title Tags, Meta Descriptions und individuelle URLs im Nu erstellt, und Sie können mithilfe von Shopify auf Social-Media-Plattformen wie Facebook, Twitter und Pinterest die Werbetrommel für Ihr Angebot rühren. Es gibt außerdem zahlreiche Plugins, die Aufgaben wie das Bestandsmanagement vereinfachen.

Technischer Support: Shopify bietet rund um die Uhr technischen Support über das Telefon und per Live-Chat.

Kostenlose Testversion: Alle Funktionen können 14 Tage lang kostenlos getestet werden.

3. Beste Projektmanagementsoftware: Trello

Überblick: Als Tool für die Zusammenarbeit und das Aufgabenmanagement eignet sich Trello für die verschiedensten Arten von Projekten, darunter Marketingkampagnen, Content-Entwicklung, Kundensupport, Sales-Tracking, Dateneingabe und Personalmanagement. Nur Budgetierungs- und Fakturierungsfunktionen fehlen, aber diese Arten von Dokumenten lassen sich als Anhang speichern. Trello ist ein praktisches und benutzerfreundliches Tool für kleinere Unternehmen, die den Überblick über ihre Projekte behalten möchten. Fälligkeitstermine, Titelbilder für Karten, mehrere Benutzer, eine Kommentarfunktion für Aufgaben, Labels, Prioritäten und mehr helfen Ihnen dabei. In jeder Projekt-Pipeline lassen sich Dateien, Bilder oder Dokumente als Anhang hinzufügen.

Technischer Support: Der Kundensupport ist montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr US Eastern Time (15 bis 23 Uhr MEZ) erreichbar.

Kostenlose Testversion: Für Trello Business Class wird ein kostenloser 14-Tage-Test angeboten, bei dem erweiterte Funktionen uneingeschränkt verfügbar sind.

4. Beste Zeiterfassungssoftware: Toggl Track

Überblick: Für sehr kleine Unternehmen, Freiberufler und andere, die einfach nur ein Zeiterfassungstool benötigen, ist Toggl Track wahrscheinlich die beste Wahl. Auf dem Markt gibt es zwar eine Fülle funktionsreicher Softwarelösungen für diesen Zweck, aber viele KMU benötigen Features wie Spesenverwaltung, Fahrtenbücher oder Mitarbeiterüberwachung gar nicht (und wollen auch nicht dafür bezahlen). Toggl Track macht die Zeiterfassung spielend leicht: Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit auf Knopfdruck über hunderte Drittanbieter-Apps, Computer und Geräte hinweg verfolgen. Ein Klick auf „Start“ genügt, und die Stoppuhr läuft. Von Toggl Track gibt es sowohl eine Gratisversion als auch kostenpflichtige Editionen mit Zusatzfunktionen wie der Fakturierung, die ab 9 $/Monat (rund 7,60 €) erhältlich sind.

Kostenlose Testversion: Alle Funktionen von Toggl Track lassen sich 30 Tage lang kostenlos testen.

Technischer Support: Toggl bietet auf seiner Website ein kostenloses Hilfecenter mit Self-Service an.

5. Beste Software für Onlinezahlungen: PayPal

Überblick: PayPal und Stripe zählen zu den größten Online-Bezahldiensten, die es auf dem Markt gibt. Die beiden Lösungen haben vieles gemeinsam – etwa Gebühren von rund 2 % zzgl. 0,30 € je Online-Transaktion –, aber insgesamt ist PayPal die bessere Wahl für KMU und Einzelunternehmer. Stripe bietet zwar mehr Anpassungsmöglichkeiten, aber diese sind vor allem für größere Unternehmen interessant, und PayPal ist einfacher einzurichten und zu bedienen. Millionen Kunden und Händler rund um den Globus vertrauen auf PayPal, um über ihre Bankkonten und Kreditkarten Zahlungen zu akzeptieren und zu tätigen, was den Dienst zu einer der am häufigsten genutzten Plattformen im E-Commerce macht. Die PayPal-Schaltfläche lässt sich in Ihre Bezahlseite einbetten, sodass Kunden über PayPal, ihr PayPal-Guthaben oder den mobilen Bezahldienst Venmo mit nur wenigen Klicks einen Kauf abschließen können. PayPal ist in jeder Hinsicht einer der benutzerfreundlichsten Bezahldienste, die es gibt – sowohl für Unternehmen als auch Kunden.

Kostenlose Testversion: PayPal bietet keinen kostenlosen Probezeitraum an, aber bei den meisten Tarifen fallen Händlern keine Einrichtungs- oder Kündigungsgebühren an.

Technischer Support: PayPal bietet verschiedene Arten von Kundensupport, darunter ein Community-Forum, eine Stelle für die Konfliktlösung sowie Support per Live-Chat und E-Mail.

6. Beste E-Mail-Marketing-Software: Mailchimp

Überblick: Kleinere Unternehmen können mit Mailchimp nichts falsch machen. Das Tool ist flexibel und erschwinglich und lässt sich bei Bedarf um zusätzliche Funktionen erweitern; die Benutzeroberfläche ist allerdings nur auf Englisch verfügbar. Unternehmen mit weniger als 2000 E-Mail-Empfängern können Mailchimp sogar kostenlos nutzen – ein großer Vorteil für KMU oder Einzelunternehmer, die ihr Geschäft ohne explodierende Kosten ausbauen möchten. Aber auch funktionsreichere Editionen von Mailchimp kosten nicht die Welt: Die Tarife Essentials und Standard schlagen sich mit nur 8,57 € bzw. 12,85 € monatlich zu Buche, wobei der endgültige Preis von der Anzahl der E-Mail-Empfänger abhängt. Insgesamt bietet Mailchimp einige sehr gute Funktionen wie die Zielgruppenansprache, A/B-Testing, benutzerdefinierte Vorlagen und die erweiterte Segmentierung. So können selbst weniger marketingerfahrene Unternehmer gezielte Werbekampagnen auf die Beine stellen und neue Kundenbeziehungen aufbauen. (An dieser Stelle sei erwähnt, dass die Act! Versionen Standard und Expert ebenfalls Marketing-Automation-Funktionen umfassen.)

Technischer Support: Abonnenten aller Produktstufen haben Zugang zu Self-Service und E-Mail-Support. Chat- und Telefon-Support gibt es nur für Nutzer teurerer Versionen.

Kostenlose Testversion: Wenn Ihr Unternehmen weniger als 2000 E-Mail-Empfänger hat, können Sie Mailchimp kostenlos nutzen. Dabei erhalten Sie ein einzelnes Benutzerkonto und können bis zu 10.000 E-Mails pro Monat versenden und in den ersten 30 Tagen E-Mail-Support in Anspruch nehmen.

7. Bestes Collaboration-Tool: Slack

Überblick: Slack ist die Crème de la Crème unter den Collaboration-Tools. Über Slack können Teammitglieder auf jedem Mobilgerät oder Computer mit ihren Kollegen kommunizieren. Davon profitieren besonders kleinere Unternehmen, die vielleicht kein zentrales Büro haben (oder Unternehmen, deren Mitarbeiter coronabedingt im Homeoffice sind). Slack überzeugt mit einer Vielzahl ausgezeichneter Funktionen, darunter Audio- und Video-Anrufe. Darüber hinaus lässt es sich problemlos in andere Geschäftsanwendungen wie Mailchimp oder Google Drive integrieren, um Informationen effizient über all diese Plattformen auszutauschen. Slack erleichtert außerdem das Hochladen und Freigeben von Dateien wie Word-Dokumenten, JPEGs, MOVs, PDFs und Dateien von Google Drive. Manche Unternehmen nutzen es sogar als Alternative zur E-Mail-Kommunikation, da sie Diskussionen und Dateien in Slack besser im Blick behalten.

Technischer Support: Das Support-Center von Slack umfasst Self-Service-Ressourcen sowie ein Kontaktformular für Supportanfragen.

Kostenlose Testversion: Es gibt eine Gratisversion von Slack, und Benutzer können eine kostenlose Testversion der kostenpflichtigen Editionen Standard und Plus anfordern.

8. Beste Dokumentenmanagement-Software: Google Workspace

Überblick: Google Workspace (vormals G Suite) ist Googles Lösung in Sachen Cloud-Computing, Zusammenarbeit und Produktivität. Als Komplettlösung für das Dokumentenmanagement ist Google Workspace ideal für kleinere Unternehmen und Freiberufler. Mit Apps wie Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen, die Teil von Google Workspace sind, lassen sich schnell und einfach Dokumente, Tabellen und Präsentationen erstellen und freigeben. Darüber hinaus können Teammitglieder Videokonferenzen abhalten, ihre E-Mails abrufen, Daten sicher speichern und für einen professionelleren Auftritt ihre E-Mail-Adresse anpassen. Die kostenpflichtige Einstiegsversion „Business Starter“ von Google Workspace umfasst 30 GB Cloud-Speicher, sodass Sie Dokumente (sogar sehr große) problemlos hochladen und für beliebige firmeninterne und -externe Personen zugänglich machen können. Der Eigentümer jeder Datei bestimmt, wie die Empfänger darauf zugreifen können, und legt ihre Zugriffsrechte fest (Betrachter, Kommentator oder Mitbearbeiter). Google Workspace ist zudem äußerst benutzerfreundlich und sicher und über die verschiedensten Geräte zugänglich.

Technischer Support: Der Supportteam von Google ist rund um die Uhr per Telefon, E-Mail oder Chat erreichbar.

Kostenlose Testversion: Google Workspace ist in mehreren Editionen verfügbar (vorläufig nur für Geschäftsanwender), darunter Business Starter, Business Standard und Business Plus. Für jede wird eine kostenlose 14-tägige Testversion angeboten. Die einzelnen Apps wie Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen sind nach wie vor auch kostenlos nutzbar.

Guide - Tipps zur Wahl eines CRM-Systems

9. Beste CRM-Software: Act!

Überblick: Wir haben unsere Lösung speziell mit Blick auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen entwickelt. Viele CRM-Anbieter konzentrieren sich auf die hohen Ansprüche von Großunternehmen, aber wir möchten kleineren Unternehmen dieselben Vorteile zugänglich machen – zu einem günstigen Preis und ohne versteckte Gebühren, Zusatzkosten für die CRM-Integration oder teure und unnötige Funktionen. Zu den Hauptvorteilen von Act! zählen:

  • Verschiedene Tarifstufen für alle Anforderungen: Sie haben die Wahl unter drei Tarifen, die von grundlegenden CRM-Funktionen bis hin zu einer Komplettlösung für CRM und E-Mail-Marketing (einschließlich tausender E-Mails pro Monat) alles abdecken. Funktionsumfang und Preismodell sind übersichtlich und gut verständlich; Kunden finden sofort ihren passenden Tarif und können später problemlos umsteigen, sollten sich ihre geschäftlichen Anforderungen ändern.
  • Leistungsstarke integrierte Tools: Alle drei Produktstufen umfassen nützliche Funktionen für das Beziehungs- und Aufgabenmanagement. Eine Bibliothek mit E-Mail-Vorlagen, Kampagnenmanagement- und Reporting-Funktionen, die Nachverfolgung von Verkaufschancen, die mobile Act! Companion App, Cloud-Speicherplatz und mehr sind in jedem Tarif inbegriffen.
  • Hochentwickelte Automatisierung: Nutzer unserer höheren Produktstufen profitieren von leistungsfähigen Marketing-Automation-Tools, darunter intuitive Dashboards und Analysen, Teammanagement-Funktionen, App-Integrationen, Sales-Pipeline-Management und mehr.
  • Einfache Einrichtung: Wenn Sie in puncto CRM Neuland betreten, machen Ihnen die benutzerfreundlichen Onboarding-Prozesse von Act! den Einstieg leicht. Unser Dashboard ist äußerst intuitiv und komplett anpassbar – Sie können es auf Ihre spezifischen Geschäftsbedürfnisse, Kundenprofile und Marktanforderungen abstimmen.
  • Cloudbasierte Technologie: Act! ist eine Cloud-Lösung. Das bedeutet, dass Ihre geschäftlichen Apps und Daten rund um die Uhr von überall aus zugänglich sind. Über die mobile Act! App bleiben Sie stets mit Ihren Kunden in Verbindung, sodass Sie keine Zeit verlieren und Ihnen keine Verkaufschancen entgehen.

Technischer Support: Act! verfügt über ein umfangreiches webbasiertes Supportportal. Dort können Kunden Antworten auf häufig gestellte Fragen finden, auf unsere Knowledgebase zugreifen, Leitfäden herunterladen und E-Mail-Support erhalten. Nutzer höherer Produktstufen haben außerdem Anspruch auf Telefon-Support.

Kostenlose Testversion: Sie können die gesamte Plattform kostenlos testen.