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Das beste CRM für Non-Profit-Organisationen: Welches ist das richtige für Sie?

Jede gemeinnützige Organisation – unabhängig von ihrer Größe und ihrem Einsatzgebiet – steht gewissen Herausforderungen gegenüber. NPOs müssen sich sowohl um ihr fest angestelltes Personal als auch um Freiwillige kümmern. Neue Spender müssen gefunden und Beziehungen zu bestehenden vertieft werden, Marketingkampagnen auf die Beine gestellt und Fundraising-Aktionen durchgeführt …

Obwohl die Liste endlos zu sein scheint, schreiten manche Organisationen tagein, tagaus mit unglaublicher Innovationskraft und Kreativität zur Tat.

Kleinere Non-Profit-Organisationen verlassen sich beispielsweise häufig auf Methoden der Marke Eigenbau, um sämtliche „beweglichen Teile“ im Griff zu behalten. Vielleicht speichern sie die Kontaktdaten von Spendern in Outlook, verwalten ihre Spenden in Excel-Tabellen und verwenden für ihre E-Mail-Kampagnen Mailchimp. Aber wenn diese Apps nicht miteinander kommunizieren, kann das Datenmanagement innerhalb kürzester Zeit viel Kopfzerbrechen bereiten.

Nicht klar definierte Prozesse lassen sich beispielsweise nur schwer skalieren, wenn die Organisation wächst. Und wenn Angestellte oder Ehrenamtliche ausscheiden, nehmen sie ihre Fachkenntnisse oft mit. Neue Teammitglieder müssen dann erst mühsam in Erfahrung bringen, wo die benötigten Informationen zu finden sind.

Aus diesem Grund ist es nie zu früh, eine CRM-Plattform für das Customer-Relationship-Management, also die Verwaltung von Kundenbeziehungen, einzuführen – egal, wie jung oder klein die Organisation ist.

Wie kann ein CRM-System gemeinnützigen Organisationen helfen?

CRM-System für gemeinnützige Organisationen

Die gute Nachricht ist, dass es für jedes Budget und jedes Kompetenzniveau eine passende CRM-Software gibt. Sie müssen kein Fortune-500-Unternehmen führen, um von einem System zu profitieren, das sämtliche Kontaktdaten, Spendengelder, Marketinginformationen und Fundraising-Berichte an einem Ort zugänglich macht. In diesem Artikel bringen wir Ihnen einige der größten Vorteile und besten Funktionen eines CRMs näher, sodass Sie das beste CRM-System für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden können.

Das alles können Sie mit einer CRM-Software tun:

Sie sparen Unmengen an Zeit.

Haben Sie schon einmal nachgerechnet, wie viel Zeit Sie in das Onboarding neuer Teammitglieder und Freiwilliger investieren? In die Umsetzung von E-Mail-Marketing-Kampagnen? Oder wissen Sie, wie lange Sie brauchen, um Ihre Spenderdatenbank zu segmentieren und so gezielter und effektiver mit Geldgebern zu kommunizieren?

Ein CRM kann all diese Dinge einfacher machen. Interessierte Spender und Ehrenamtliche können ihre Daten direkt in Leaderfassungsformulare auf Ihrer Website eingeben. Diese Informationen werden automatisch in Ihrer CRM-Datenbank gespeichert und lassen sich daraufhin segmentieren, sodass das richtige Publikum stets die richtige Botschaft erhält.

Durch Automatisieren Ihres E-Mail-Marketings können Sie Ihre Kampagnen leichter verwalten. Sie möchten Freiwillige über eine bevorstehende Schulung informieren? Erledigt. Sie wollen wichtige Geldgeber zu einer exklusiven Veranstaltung einladen? Ein Klacks. Die Zeiten, in denen Sie Spenderdaten manuell durchsuchen mussten, sind vorbei. So sparen Sie nicht nur jede Menge wertvolle Zeit, sondern laufen auch nicht mehr Gefahr, wichtige Kontakte trotz allem zu übersehen.

Sie verbessern die Beziehung zu Ihren Spendern (und gewinnen neue).

Spendenmüdigkeit – es gibt sie wirklich. Wenn Wohltätigkeitsorganisationen ständig dieselben Personen um Geld bitten, kann sich das negativ auf ihre Verbleibquote auswirken und Geldgeber sogar vertreiben. Die Spenderverwaltung erfordert eine ordentliche Portion Feingefühl, aber gleichzeitig müssen NPOs sicherstellen, dass ihre Aufrufe und Botschaften gehört werden.

Das richtige CRM-System kann Ihnen helfen, die Kommunikation mit Ihren Spendern zu personalisieren. Spenderdaten lassen sich abhängig von früheren Spenden, Alter, Region und anderen Eigenschaften segmentieren und Kampagnen genau auf die jeweilige Zielgruppe abstimmen.

So passen Sie Ihre Botschaften an bestimmte Personengruppen an, anstatt alle Empfänger in Ihrer Datenbank mit Massen-E-Mails zu bombardieren, die eventuell gar nicht für sie relevant sind. Ganz gleich also, ob jemand zum ersten Mal gespendet hat oder Ihre Organisation seit Jahren unterstützt – Ihr CRM liefert Ihnen die nötigen Einblicke und Kennzahlen, um jede Beziehung gezielt zu pflegen.

Ihr Arbeitsalltag wird einfacher.

Wenn Sie einer gemeinnützigen Organisation vorstehen, müssen Sie tagtäglich verschiedene Rollen erfüllen. Eine CRM-Software kann Sie entlasten, da sie Ihnen unnötige manuelle Aufgaben abnimmt: Sie müssen keine E-Mail-Kampagnen mehr von Grund auf erstellen oder ständig Daten zwischen verschiedenen Apps übertragen.

Die richtige CRM-Plattform bietet Ihnen den nötigen Funktionsumfang, um alltägliche Workflows in Ihrem Team zu optimieren – etwa mit vorkonfigurierten anpassbaren Vorlagen für Newsletter und Landing-Pages.

Darüber hinaus sollte sich Ihr CRM-System in wichtige produktivitätsfördernde Apps wie Zoom, Calendly, DocuSign oder sevDesk sowie Software-Suites wie Microsoft Office 365 oder Google Workspace integrieren lassen. Diese Integrationen ermöglichen einen Datenaustausch zwischen Ihrem CRM und all diesen Softwarelösungen. So ist es beispielsweise möglich, direkt im CRM einen Zoom-Anruf zu initiieren oder eine Dokumentsignatur anzufordern.

Welche CRM-Lösung ist die richtige für Ihre Organisation?

So gut wie alle Wohltätigkeitsorganisationen haben begrenzte Budgets; bei Neuanschaffungen zählen die Kosten daher immer zu den wichtigsten Überlegungen. Wie können Sie also die richtigen CRM-Tools finden, die Ihnen die nötige Funktionalität bieten, aber keinen unnötigen Schnickschnack enthalten?

Tatsache ist: Das „beste Nonprofit-CRM“ gibt es auf dem Markt nicht. Sie müssen das beste CRM-System für Ihre Organisation finden. Denken Sie an Ihre täglichen Aufgaben: Eventmanagement, Mitgliederverwaltung, Outreach, Spendenaktionen und Fundraising-Kampagnen, Verwaltung von Onlinespenden, Social-Media-Management – existiert das All-in-one-CRM, mit dem Sie all diese Dinge erledigen können, wirklich?

Die kurze Antwort lautet: Ja! Um Ihnen die Suche zu erleichtern, haben wir hier eine praktische Checkliste mit wichtigen Auswahlkriterien für Sie zusammengestellt. Diese Kriterien sollten auf jede Non-Profit-Organisation unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Aufgabengebiet zutreffen:

Personalisierungs- und Anpassungsfunktionen, die Ihr CRM auf Ihre Arbeitsweise abstimmen

Sie möchten garantiert der richtigen Zielgruppe zur richtigen Zeit die richtige Botschaft zukommen lassen. Personalisierungs- und Anpassungsfunktionen tragen dazu bei, Ihre Kommunikation zu optimieren. Noch dazu helfen Ihnen personalisierte Kampagnen und Landing-Pages mit professionell gestalteten, komplett anpassbaren und sofort einsatzbereiten Vorlagen, aus der Masse hervorzustechen.

Marketing-Automation, um Ihre Outreach-Aktivitäten zu vereinfachen und zu optimieren

Wenn Sie besser mit Spendern, Freiwilligen und anderen Personen in Kontakt bleiben und bei ihnen nachfassen wollen, ist die Marketing-Automatisierung der Schlüssel dazu. Dabei geht es um mehr, als nur automatisierte Antworten auf E-Mails und Social-Media-Nachrichten zu versenden. Wichtige Marketing-Workflows lassen sich automatisieren, sodass Sie mit allen Beteiligten und Interessierten in Dialog bleiben. Und das Beste daran: Sie können leichter identifizieren, was funktioniert und was nicht, und wie Sie Ihre Prozesse verbessern können, um Ihre Hauptziele zu erreichen – und hoffentlich zu übertreffen.

Zentralisiertes Datenmanagement für einen vollständigen Überblick über Ihre Spender

Wenn Sie Daten von Spendern, Freiwilligen, Sponsoren, Zuschüssen und mehr an einem einzigen gut organisierten und leicht durchsuchbaren Ort erfassen, vereinfacht das Ihren Arbeitsalltag immens. Durch die zentralisierte Datenverwaltung haben Sie Ihre Beziehungen und früheren Interaktionen mit einem Kontakt klar im Blick. So können Sie Interessierte über neue Kampagnen und Entwicklungen informieren oder Spender und Ehrenamtliche, von denen Sie schon länger nicht gehört haben, aktiv ansprechen.

Echtzeitkennzahlen für Echtzeit-Insights und -Finanzberichte

Sie möchten jede Spende und jede Fördermöglichkeit verfolgen und die Ergebnisse Ihrer Spendenkampagnen auf einen Blick anzeigen? Dank Echtzeitkennzahlen sehen Sie sofort, welche Marketingkampagnen am rentabelsten sind, sodass Sie die erfolgreichsten Strategien auch in Zukunft anwenden können.  

Eine benutzerfreundliche CRM-Oberfläche, die Sie sofort produktiv sein lässt

Keine Frage: Jede neue Technologie oder App sollte möglichst schnell zu erlernen sein, sodass Sie und Ihr Team wichtige Projekte und Prioritäten im Griff behalten. Dazu kommt, dass neue Teammitglieder oder Ehrenamtliche innerhalb kürzester Zeit eingearbeitet sein sollten – am besten in nur wenigen Minuten. Sie wollen Ihre wertvolle Zeit nicht mit Softwareschulungen verbringen.

Zeitsparende Integrationen in Ihre liebsten Apps und Tools

Wie bereits erwähnt, sollte Ihr CRM nahtlos mit Ihren bevorzugten Apps und Software-Suites kommunizieren – darunter Microsoft Outlook, Gmail und mehr. Das betrifft auch die Verarbeitung von Onlinespenden, die direkt aus Ihren Fundraising-Kampagnen resultieren, d. h. die Zahlungsabwicklung. So verringern Sie nicht nur die Fehlerhäufigkeit, sondern sparen auch Zeit, da Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Apps oder Tabs hin- und herwechseln müssen. Kurz gesagt: App-Integrationen sorgen dafür, dass alle Systeme vernetzt, synchronisiert und auf dem neuesten Stand sind.

Praktische Pay-as-you-grow-Abonnements

Non-Profit-Organisationen sollten nicht für Softwarefunktionen bezahlen müssen, die sie weder benötigen noch nutzen. Halten Sie daher nach einer abobasierten Lösung Ausschau, die Ihnen den aktuell erforderlichen Funktionsumfang bietet. Egal, ob Sie ein Basispaket für den Einstieg brauchen oder nach fortschrittlichen Marketing-Automation-Funktionen suchen, Ihre CRM-Software für Wohltätigkeitsorganisationen muss Ihre Bedürfnisse jetzt erfüllen und im Laufe der Zeit mit Ihnen mitwachsen.

Act! erfüllt sämtliche Ansprüche als Nonprofit-CRM

Act! möchte gemeinnützigen Organisationen überall Softwarelösungen an die Hand geben, die maßgeblich zu ihrem Erfolg beitragen und ihnen helfen, ihre Geschäftsbeziehungen zu festigen und zu vertiefen. Finden Sie heraus, wie unsere leistungsstarken und dennoch einfachen Tools für das Beziehungsmanagement Sie bei dieser Mission unterstützen: Mit besseren Marketing- und Datenverfolgungstools können Sie mehr Spender und Freiwillige gewinnen, Ihre Online-Spendenkampagnen optimieren und Förderungen und Zuschüsse einfacher verwalten.

Mit flexiblen Anpassungsmöglichkeiten, einer mobilen App und unzähligen App-Integrationen passt sich Act! genau an Ihre Arbeitsweise an. Unser Ziel ist es, Ihre individuellen Bedürfnisse zu erfüllen – unabhängig vom Budget oder der Größe Ihrer Organisation.

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