Die im US-Bundestaat Washington ansässige Arbeitsvermittlungsagentur Morningside steht seit mehr als 50 Jahren Personen mit Behinderungen mit Rat und Tat zur Seite. Auf Basis detaillierter persönlicher Informationen versuchen die Mitarbeiter der Non-Profit-Organisation, die ideale Anstellung für ihre Klienten zu finden.
Dazu verwendeten sie jedoch bis vor einiger Zeit ein papiergestütztes System. Fallspezifische Notizen und Kontaktdaten von Unternehmen waren nur beschränkt zugänglich. So mussten die Außendienstmitarbeiter ständig zu einem der vier Büros von Morningside fahren, um die nötigen Informationen zu erhalten. Dies war natürlich eine große Belastung für die Organisation – diese Zeit hätte man besser mit den Klienten verbringen können.
Da die Agentur mit öffentlichen Geldern finanziert wird, sind präzise und detaillierte Aufzeichnungen von größter Bedeutung. Nur so kann sichergestellt werden, dass die geleistete Arbeit korrekt in Rechnung gestellt wird.
Dies bereitete Jim Larson, dem Geschäftsführer von Morningside, in der Vergangenheit große Probleme.
„Jeder Klient hat individuelle Anforderungen, wenn es um die Aufzeichnung und Abrechnung geht. Das bedeutete, dass wir oft Seiten über Seiten fallspezifischer Notizen und Stundenzettel durchgehen mussten, um die fakturierbare Zeit für jede Person zu ermitteln. Die Programmleiter verbrachten jeden Monat oft eine ganze Woche mit der Rechnungserstellung und angesichts der Fülle an zu verarbeitenden Daten waren Fehler unvermeidbar.“
Als zwei Teammitglieder das Softwarepaket Act! vorschlugen, das die Situation wesentlich verbessern sollte, trat Morningside mit einem Act! Certified Consultant in Kontakt. Im Rahmen eines Infotreffens konnten Larson und sein Team Act! live in Aktion sehen.
Morningside war sofort überzeugt, dass Act! die bisherigen Probleme mit fehlerhaften Daten und schwer zugänglichen Informationen lösen würde – und das in einem einzigen benutzerfreundlichen Paket.
