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Noch ein Corona-Winter: Wie ein CRM Ihrem Geschäft jetzt Auftrieb gibt

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Gerade, als sich Unternehmen für einen Neustart und die Rückkehr ins Büro bereitmachten, hat uns die Coronavirus-Pandemie wieder einmal ein Bein gestellt. Angesichts der hochansteckenden Omikron-Variante müssen Firmen erneut ihre Abläufe anpassen, um die Gesundheit ihrer Belegschaft zu schützen und sich wirtschaftlich über Wasser zu halten. Anders ausgedrückt: Homeoffice, kontaktlose Transaktionen und andere coronabedingte Schutzmaßnahmen werden uns wohl noch länger begleiten.

Wie können kleinere Unternehmen mit diesen ständigen Änderungen umgehen, ohne Kundschaft oder Personal zu verlieren? Geduld und Flexibilität sind gefragt – aber auch die richtigen Technologien, die Ihrem Geschäft Auftrieb geben.

Die gute Nachricht ist, dass wir das Rad nicht neu erfinden müssen. Schließlich kennen wir diese Situation bereits aus dem Jahr 2020.

In den Anfangsphasen der Pandemie stellten viele Unternehmen ihre Geschäftstätigkeit von einem Tag auf den anderen ein. Andere fanden jedoch kreative Wege, um weiterhin für ihre Kundschaft da zu sein und auch ohne persönlichen Kontakt mehr Umsätze zu generieren. Sie lernten, neue Technologien und Software auf innovative Weise zu nutzen und Verkauf und Support möglichst kontaktlos abzuwickeln – etwas, von dem wir uns alle für das Jahr 2022 und danach eine Scheibe abschneiden sollten.

CRM-Systeme: plötzlich im Rampenlicht

Customer-Relationship-Management-Lösungen tragen maßgeblich zu diesem Erfolg bei. Vor der Coronakrise hatten viele KMU entweder keine CRM-Software installiert oder wussten nicht, wie sie deren volles Potential ausschöpfen konnten. Nach dem Ausbruch der Pandemie schafften sich viele Unternehmen schleunigst ein CRM an, um ihre Teams, die entweder komplett im Homeoffice oder hybrid arbeiten, bestmöglich zu unterstützen. Jetzt wird deutlich: Je mehr sie sich bemühten, maximalen Nutzen aus ihrer CRM-Investition zu ziehen, desto besser stehen sie heute da.

Werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie ein CRM Ihrem Unternehmen helfen kann, seine Abläufe anzupassen und sich in diesen ungewissen Zeiten auf dem Markt zu behaupten.

Mittlerweile schreiben wir das Jahr 2022. Was haben wir von unserem CRM gelernt?

Während der Pandemie sind viele kleine und mittelständische Unternehmen auf den Geschmack einer CRM-Software gekommen; quasi als kleiner Lichtblick mitten in der Krise. Ein CRM-System kann ihre Arbeitsabläufe vereinheitlichen und ihre Geschäftsprozesse auf bisher unbekannte Weise automatisieren. Und obwohl uns das Coronavirus auch 2022 noch begleiten wird, haben KMU nicht mehr mit so vielen Unsicherheiten zu kämpfen wie Anfang 2020. Im Folgenden finden Sie einige Top-Tipps, wie Sie Ihre Geschäftsziele im neuen Jahr mithilfe eines CRM-Systems erreichen können.

Einfach beginnen: Kalender, E-Mail und Office-Software ins CRM integrieren

Zu viele Unternehmen verwenden immer noch separate Systeme für die Verwaltung ihrer Kundenbeziehungen, ihrer E-Mail-Kommunikation und ihrer Termine, und vielleicht nutzen sie Microsoft Office 365 und/oder Google Workspace auch für andere Aufgaben. Da nicht miteinander vernetzte Apps keine Daten austauschen können, verbringen sie viel zu viel Zeit damit, den Überblick über die tägliche Kommunikation und die in diesen Plattformen gespeicherten Daten zu behalten.

Das trifft auch auf Ihr Unternehmen zu? Dann sollten Sie sich auf die Suche nach einem CRM-System machen, das diese separaten Lösungen auf einen gemeinsamen Nenner bringt. Wenn Ihre Daten zentral zugänglich sind und Sie eine 360-Grad-Ansicht Ihrer Kundschaft haben, dann ist das gesamte Team auf demselben Stand. Diese simple Maßnahme kann Ihre Workflows und Geschäftsprozesse bedeutend vereinfachen.

So lassen sich Ihre täglichen Geschäftsabläufe durch die Integration von CRM-, Kalender-, E-Mail- und Office-Software optimieren:

Angenommen, eine Interessentin ruft an und möchte ein Geschäft abschließen. Der Vertriebsmitarbeiter, mit dem sie in Kontakt war, ist jedoch gerade krank oder in Urlaub. In manchen Unternehmen existiert der bisherige Austausch mit der Interessentin nur auf dem Computer oder im E-Mail-Account des Vertriebsmitarbeiters (oder gar auf Notizzetteln in einer Schublade). Das bedeutet, diese wertvollen Daten sind für den Rest des Teams nicht zugänglich und das Geschäft kann vielleicht nicht abgeschlossen werden. Umgekehrt gilt: Wenn Ihr CRM in Ihr E-Mail-System und andere Office-Lösungen integriert ist, sind Daten zu jeder Kundin und jedem Kunden an einem einfach zugänglichen Ort gespeichert. Jedes Teammitglied kann die Konversation nahtlos fortführen, ohne zuvor mit dem Lead in Kontakt gewesen zu sein.

Mehr Wachstum für Ihr Unternehmen: Ihr CRM mit Ihrer Website verbinden

KMU können auch aus der CRM-Automatisierung großen Nutzen ziehen. Leider wissen viele nicht, wie sie mit automatisierten Prozessen neue Leads direkt über ihre Website generieren können.

Die Integration eines CRM-Systems in Ihre Online-Kontaktformulare ist einer der einfachsten und wirkungsvollsten Wege, Daten von potentieller Kundschaft zu erfassen. (Die meisten CRM-Lösungen sollten das automatisch für Sie erledigen können.)

So funktioniert es: Jedes Mal, wenn jemand auf Ihrer Website ein Kontaktformular ausfüllt, werden diese Daten automatisch in Ihr CRM importiert. Es ist keine manuelle Dateneingabe erforderlich. Sie können Ihr CRM vorab konfigurieren, damit der Lead automatisch der richtigen Ansprechperson in Ihrem Vertriebsteam zugewiesen wird. Diese wird daraufhin vom CRM erinnert, wenn es Zeit für eine Kontaktaufnahme oder ein Follow-up per E-Mail oder Telefon ist.

Diese einfache Website-Integration stellt außerdem sicher, dass Ihnen keine neuen Leads entgehen. Wenn jemand Ihren Newsletter abonniert oder auf Ihrer Social-Media-Seite eine Frage stellt, werden diese Informationen direkt an Ihr CRM weitergeleitet und jedes Mitglied Ihres Vertriebsteams kann in Echtzeit darauf reagieren.

In vielen Fällen ist es diese schnelle Reaktion, die den Grundstein für eine langfristige Geschäftsbeziehung legt.

Eine hohe Reaktionsfreudigkeit verbessert aber nicht nur die Customer Experience, sondern kann Ihnen auch helfen, sich auf dem Markt zu differenzieren. In der Coronakrise, wo so viele Interaktionen gesichts- und kontaktlos ablaufen, kann und sollte Ihr Kundenserviceteam eine zentrale Rolle spielen, wenn es darum geht, persönlichere Connections aufzubauen, die Kundentreue zu verbessern und weitere Geschäftsabschlüsse in die Wege zu leiten. Ihre Aufgabe ist es, Ihrem Team die richtigen Tools an die Hand zu geben, um diese Beziehungen aufzubauen und zu pflegen.

In weniger Zeit mehr erreichen: per Marketing-Automation mit Kundschaft in Dialog treten

Sie haben neue Produkte oder Dienstleistungen im Angebot, die Sie bekanntmachen möchten? Oder vielleicht haben Sie eine App entwickelt, die kontaktlose Transaktionen ermöglicht, oder vor Kurzem Ihre Covid-19-Protokolle aktualisiert.

Was auch immer Sie zu sagen haben, mithilfe der Marketing-Automatisierung können Sie Ihre Botschaft schneller und effektiver vermitteln.

Die Marketing-Automation-Funktionen Ihres CRMs machen es so viel einfacher, Marketingkampagnen auf die Beine zu stellen und umzusetzen. Einfach anpassbare E-Mail-Vorlagen helfen Ihnen, Ihre Nachrichten auf bestimmte Personengruppen – sowohl Leads als auch bestehende Kundschaft – zuzuschneiden.

Marketing-Automation kann jedoch viel mehr, als nur E-Mails zu versenden. Sie kann alle möglichen Datenpunkte erfassen und in wertvolle Einblicke verwandeln, die zur Verbesserung Ihrer Kommunikation, Ihrer Vertriebsprognosen und Ihrer Rentabilität beitragen. Es kommt sogar noch besser: Einige CRM-Anbieter machen Big-Data-Analysen mittlerweile auch für kleinere Unternehmen verfügbar. Anhand dieser Daten können KMU:

  • ihre Social-Media-Präsenz auf Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest, LinkedIn und anderen Plattformen strategischer gestalten
  • SEO-Keywords und andere Taktiken zur Suchmaschinenoptimierung anwenden, um ihren Website-Traffic zu erhöhen
  • Vertriebs- und Bestandsdaten, Kundenserviceprotokolle, Umfragen und mehr zur Verbesserung ihres Produkt- und Serviceangebots nutzen
  • durch Predictive Analytics einen besseren Einblick in früheres und künftiges Kaufverhalten gewinnen und ihre Vertriebs- und Marketingstrategien entsprechend anpassen.

Erfolg von innen: besseres Teamwork dank CRM – an jedem Ort

Wie viele von uns haben kurz vor einem Meeting noch hastig nach einem Dokument, einer Präsentation, Gesprächsnotizen oder einer anderen wichtigen Datei gesucht? Obwohl schlecht organisierte Daten und eine schlechte Kommunikation schon lange vor der Coronakrise ein Problem waren, haben Unternehmen heutzutage mehr denn je mit immer größer werdenden Datenmengen zu kämpfen. Schuld daran ist nicht zuletzt der rasante Zuwachs mobiler Arbeitsformen.

Denn: Nur gut die Hälfte (54 Prozent) der Remote-Teammitglieder verfügen ihrer Meinung nach über die richtigen Collaboration-Tools, um ihre Arbeit zu erledigen. Der Rest wurde entweder nicht entsprechend im Umgang mit diesen Tools geschult oder findet die Prozesse umständlich und verwirrend.

Manche CRM-Anbieter sind sich dieser besorgniserregenden Entwicklung bewusst und haben den Zugriff auf Business-Apps über ihre CRM-Oberfläche vereinfacht. Durch die Integration ihres CRMs in gängige Software für E-Commerce, Buchhaltung, Videokonferenzen, Dokumentenmanagement und mehr sind all diese Tools von einem zentralen Ort aus zugänglich.

So können Sie beispielsweise direkt im CRM die PDF-Version eines Vertrags aufrufen, Preise oder andere Geschäftsbedingungen ändern und den Vertrag zur Unterzeichnung weiterleiten, anstatt für alles eine andere App zu verwenden. Als besonderes Plus lässt sich das Dokument im betreffenden CRM-Datensatz verlinken, damit es in Zukunft direkt zugänglich ist. Noch dazu können Sie in Ihrem CRM Erinnerungen und Warnmeldungen konfigurieren. So weiß Ihr Vertriebsteam, wann es nach einem Kauf oder bei einem Serviceanliegen bei jemandem nachfassen muss.

CRM-Lösungen optimieren nicht nur die Zusammenarbeit, sondern tragen auch dazu bei, mühsame manuelle Aufgaben zu eliminieren, Frust unter den Beschäftigten zu reduzieren und Burnouts zu verhindern. Und in Zeiten wie diesen ist alles, was uns das Arbeitsleben leichter macht, äußerst willkommen.

Mit Act! CRM halten Sie den ständigen geschäftlichen Veränderungen stand

2022 steht uns ein weiterer vom Coronavirus geprägter Winter bevor, und Flexibilität ist der Schlüssel, um weiterhin positiv zu denken (und im Geschäft zu bleiben). Wenn es Ihnen nach wie vor schwerfällt, Ihre Vertriebsdaten zu verwalten, verschiedene Business-Apps unter einen Hut zu bringen, die Kontaktdaten von Kundschaft zentral zu erfassen und die Zusammenarbeit in Ihrem Remoteteam zu verbessern, dann ist jetzt der beste Zeitpunkt, eine CRM-Lösung wie Act! in Betracht zu ziehen.

Act! CRM erfasst alle Vertriebs- und Marketingdaten an einem Ort, darunter Kontaktdaten von Kundschaft, frühere Käufe, E-Mail-Nachrichten, Social-Media-Kampagnen und mehr. Sie können diese Daten dann in echte Marketing Intelligence verwandeln, die Ihre Geschäftsbeziehungen vertieft und dynamischer gestaltet. Gleichzeitig eröffnen Sie Ihrem Team mit zentral zugänglichen Collaboration-Tools neue Möglichkeiten, um von überall aus produktiv zu arbeiten.