Jeder Geschäftsinhaber erreicht einmal einen Punkt, an dem er das Gefühl hat, dass alles im Chaos versinkt.

Vielleicht sind Sie frustriert, weil Ihr Unternehmen nicht so schnell wächst, wie es könnte. Oder es wächst so schnell, dass Sie komplett überwältigt sind und nicht wissen, wie Sie Ihre nächsten Schritte planen sollen.

Wir behaupten jetzt nicht, dass ein CRM-System das Allheilmittel für alle geschäftlichen Probleme ist. Aber es gibt dennoch zehn sehr gute Gründe, die für eine CRM-Software sprechen. Diese sehen wir uns gleich an, aber zuallererst eine kurze Definition von CRM:

Was genau ist CRM?

CRM ist kurz für Customer-Relationship-Management. Ein CRM-System tut genau das, was der Name sagt: Kundenbeziehungen verwalten.

In der Praxis ist ein CRM ein Computerprogramm (eine App oder Software), in dem Unternehmen Kundendaten speichern, den Kundenstatus (Lead, Interessent, Bestandskunde usw.) auf einen Blick sehen und ihre nächsten Schritte planen und priorisieren können.

Sie möchten mehr über die Funktionsweise eines CRMs und die Entstehung des Begriffs erfahren? Bei diesem Artikel sind Sie richtig.

Sehen wir uns nun die Hinweise darauf an, dass Ihr Unternehmen ein CRM braucht.

Warum ist CRM wichtig

1. Ihre Kundendaten sind wild verstreut

Ihre treuen Excel-Tabellen lassen Sie natürlich nicht im Stich – aber haben Sie schon jemals in Ihren E-Mails nach einer Lieferadresse gesucht? Oder Sie konnten einen Kunden nicht kontaktieren, da seine Telefonnummer nicht mehr stimmte?

Mit einem CRM ist das alles kein Problem: Sie können neue Kundendaten sofort im System speichern und wissen immer, wo sie zu finden sind. Über den ganzen Schreibtisch verstreute Post-its haben sich ausgeklebt! Stattdessen ist alles zentral gespeichert – egal, ob Sie alleine oder mit einem hundertköpfigen Team arbeiten.

Zusätzlicher Bonus: Bei manchen CRM-Plattformen ist es ein Leichtes, Kundendaten zu importieren. Act! CRM etwa kann Daten direkt aus Outlook aktualisieren.

2. Sie haben keinen Einblick in den Vertrieb

Je größer Ihr Vertriebsteam, desto schlimmer kann es sein: Sie haben das Gefühl, keinen Einblick in die Vertriebsaktivitäten zu haben. Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Stil, und Informationen können voneinander isoliert in sogenannten Datensilos untergehen.

Eine CRM-Software schafft Abhilfe, da sich nun jede Interaktion mit Kunden protokollieren, nachverfolgen und überwachen lässt – und das an einem zentralen Ort.

Warum ist CRM wichtig

3. Sie haben zu viele Touchpoints

E-Mail, Telefon, Social Media, Supporttickets, Live-Chat, Messenger-Apps … die Liste der Kommunikationsmittel, die Kunden heutzutage zur Verfügung stehen, ist lang.

Das Schwierige daran? Sie verlieren möglicherweise den Überblick, wer was wann und wo gesagt hat.

Wenn Sie alle Interaktionen mit Kunden, Interessenten und Leads dokumentieren, vereinfachen Sie die Kommunikation. Und dies wiederum wirkt sich positiv auf Support, Marketing und Vertrieb aus. Und das Beste daran? Sie können Kunden nach wie vor alle Kommunikationskanäle bieten. Hauptsache ist, dass bei Ihnen alle Nachrichten in der richtigen Inbox landen.

4. Kunden beschweren sich über Ihren Service/Support

Beschwerden von Kunden können verschiedenster Natur sein, laufen aber im Endeffekt auf ein und dasselbe hinaus: Ärger über die Art und Weise, wie Sie mit ihnen kommunizieren. Vielleicht haben Kunden nicht genügend Informationen zur Hand oder müssen ihr Anliegen mehrmals wiederholen. Oder sie hatten mit mehreren Mitarbeitern Kontakt, von denen jeder etwas anderes sagte.

Auch das ist ein Grund, warum die zentrale Speicherung von Kundendaten Ihr Leben retten kann: Es gibt keine Verwirrungen und Überschneidungen mehr, auch wenn Sie noch so viele Vertriebs- oder Supportmitarbeiter haben. Sie alle verwenden dieselbe Datenbank mit denselben Informationen. Und diese werden in Echtzeit aktualisiert.

5. Die manuelle Dateneingabe ist langwierig und fehleranfällig

Wenn Sie mehrere Systeme manuell aktualisieren, kostet das nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Fehlerwahrscheinlichkeit. Doppelte Einträge, Tipp- und andere Fehler können langfristig zu verlorenen Aufträgen und Kunden führen.

Mit einem CRM lassen sich Kundendaten ganz einfach erfassen (z. B. über ein Webformular) und automatisch in das System importieren. Das ist schnell und effizient, und Sie können Ihr CRM sogar in andere Tools wie E-Mail-, Kalender- und Social-Media-Apps integrieren.

6. Die manuelle Berichterstattung ebenfalls

Die Dateneingabe ist nicht der einzige Prozess, den Sie automatisieren können: Beim Erstellen von Berichten lassen sich Daten genauso leicht aus dem CRM herausholen. Da alles an einem Ort gespeichert ist, erhalten Sie aussagekräftige, filterbare Berichte. Sie möchten nur bestimmte Informationen wie die Geschäftsabschlüsse im letzten Quartal, die täglichen MQLs und SQLs oder die von jedem Mitarbeiter beantworteten Supportanfragen sehen? Kein Problem mit benutzerdefinierten Berichten.

7. Es fällt Ihnen schwer, sich auf die richtigen Leads zu konzentrieren

Die Kundenakquise ist schwierig genug, aber es sollte kein Ding der Unmöglichkeit sein, die wertvollsten Leads für Ihr Unternehmen zu identifizieren. Mit einem CRM können Sie Kunden in verschiedene Listen einteilen, etwa abhängig von ihren Ausgaben, ihrem Jahresbudget oder den Produkten, die sie regelmäßig beziehen. So können Sie ihre Bedürfnisse frühzeitig erkennen und Ihre Verkaufszahlen steigern, da Ihre Vertriebsmitarbeiter von Up- und Cross-Selling-Möglichkeiten Gebrauch machen und mit den richtigen Daten bestehende Beziehungen stärken können.

Warum ist CRM wichtig

8. Eingehende Leads sind immer schwerer zu verwalten

Wenn Sie mehr Leads gewinnen, als Sie verwalten können, dann hilft Ihnen ein CRM-System bei der Prioritätensetzung. Ihr Team kann unabhängiger arbeiten, indem Leads nach ihrer Wichtigkeit gereiht und an die richtigen Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet werden, oder indem es einfach aktiver auf die richtigen Personen zugeht.

Sie machen sich Sorgen, dass zwischen den Vertriebsmitarbeitern Konflikte entstehen oder sie sich in fremde Angelegenheiten einmischen? Keine Sorge. Sie können in Ihrer CRM-Software ganz einfach Kommentare und Notizen speichern und jedem Teammitglied Berechtigungen zuweisen, damit bestimmte Informationen nur für Manager sichtbar sind.

9. Sie müssen Ihre Kommunikation vereinfachen

Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird auch die Kommunikation komplizierter – egal, ob Sie Ihr Marketing-, Vertriebs- oder Supportteam vergrößern. Probleme sind quasi vorprogrammiert. Größere Teams führen zu mehr Spannungen zwischen den Abteilungen und mehr Schuldzuweisungen, wenn etwas schiefgeht.

Wie lässt sich das vermeiden? Indem Sie mithilfe Ihres CRM-Tools gut durchdachte Workflows einführen.

Die Zentralisierung ist dabei das A und O, da die gesamte Kommunikation an einem Ort verwaltet wird. Aufgaben und Erinnerungen helfen Ihnen dabei.

10. Sie möchten Ihr Unternehmen möglichst kostensparend vergrößern

Mit einer CRM-Plattform sparen Sie Zeit, was Ihre Ausgaben für Administration und Verwaltung senkt. Das richtige CRM-Tool erleichtert Ihnen außerdem das Onboarding neuer Mitarbeiter, da sie sich nur in ein einziges neues Dashboard einarbeiten müssen. Auch das spart Ihnen Kosten.

Dazu kommt, dass Sie nur mit einem einzigen Softwarehersteller zu tun haben. Sie sparen Zeit und Ressourcen, die Sie stattdessen in die wichtigste Aufgabe investieren können: Ihr Unternehmen auszubauen, und zwar mit dem sicheren Gefühl, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft.

Wichtigste Schlussfolgerungen

Jeder Geschäftsinhaber fragt sich früher oder später, wie sich das zukünftige Wachstum am besten gestalten lässt. Vielleicht haben Sie zu viele Leads, um den Überblick zu bewahren, oder zu viele Vertriebsmitarbeiter, die den Brei verderben. Oder vielleicht kommt Ihr Supportteam nicht mit den vielen Anfragen von Kunden zurecht, die sich einen besseren Service wünschen.

CRM-Tools dienen zwar in erster Linie zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, können aber so viel mehr: Ihre Kommunikation verbessern, Abteilungen zusammenbringen und Ihnen Zeit und Aufwand bei manuellen Aufgaben ersparen.

Sind Sie bereit, ein CRM auszuprobieren? Lesen Sie mehr darüber, nach welchen Funktionen Sie in Ihrem neuen CRM-Tool Ausschau halten sollten.