Kundenreferenzen | PPS Office

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Ryan Blieden

Managing Director, Payroll Paper Solutions

Ryan Blieden bearbeitet mithilfe von Act! stolze 1.000 Kunden-E-Mails pro Monat. Das ist außergewöhnlich, denn der Aufgabenbereich eines Managing Directors umfasst in der Regel Tätigkeiten mit höherer Priorität.

Aber mit dieser produktiven Arbeitsweise gelang es ihm, sein Unternehmen für Papier, Bürobedarf und Verbrauchsmaterialien für die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Australien und Neuseeland zum Marktführer zu machen.

„Ein so schnelles Unternehmenswachstum ist nur mit Instrumenten wie Act! möglich“, erklärt Ryan Blieden. Denselben Erfolg wünscht er sich nun auch für den Bereich „PPS Office“, der Druckprodukte für Warenlager liefert. Das CRM-System Act! soll ihn hierbei unterstützen.

„Act! schafft eine ökonomische Arbeitsweise. Der Arbeitsaufwand für einige Tätigkeiten schrumpft von 30 bis 45 auf nur 5 Minuten. Ich mache sozusagen die Arbeit von drei Mitarbeitern. Bei Routineaufgaben und wiederholenden Abläufen lohnt sich Act! wirklich. In unserem Geschäft ordern Kunden zum Beispiel dieselbe Bestellung Monat für Monat nach.“

Als Ryan Blieden sein Unternehmen vor 15 Jahren gründete, war die Nutzung einer CRM-Software für das Kundenbeziehungsmanagement unkonventionell. Sein damaliges Kontaktmanagementsystem bestand ganz klassisch aus alphabetisch sortierten Aktenordnern und Papiereinlagen für jeden einzelnen Kunden.

Ein schnelles Unternehmenswachstum ist nur mit Instrumenten wie Act! zu erreichen.

Rasche Einarbeitungszeit garantiert hohe Lernkurve

Erst als seine Schwester in das Unternehmen eintrat und ihn auf diese ineffiziente Methode ansprach, wurde ihm klar, dass eine softwarebasierte Datenverwaltung längst überfällig ist. Er wagte die Umstellung. Blieden replizierte anfangs sein papierbasiertes System mit FileMaker.

„Diese Lösung war kostengünstig, hatte aber einige Haken. Dazu kam, dass unser Unternehmen größer wurde. Daher musste ein besseres CRM-Programm mit einer umfassenderen Datenbank her“, räumt Blieden ein.

„Mir gefiel Act! auf Anhieb. Für mein Kleinunternehmen ist die Software bezahlbar. Und sie lässt sich im Gegensatz zu FileMaker intuitiv anpassen.“

Seine positiven Erfahrungen gibt der Geschäftsführer ohne Zögern weiter, beispielsweise an ein Unternehmen, dessen Betriebsräume im selben Gebäude untergebracht sind. In diesem Fall gab Blieden gern Hilfestellung.

Sprechen Sie mit einem Act! Certified Consultant darüber, wie Sie Act! nutzen möchten. Der ACC hilft Ihnen, dies mit der Software umzusetzen. Auf diese Weise sparen Sie viel Zeit.

Act! Funktionsumfang entdecken und Effizienz erhöhen

Blieden lernt immer wieder neue Funktionen von Act! kennen, da er sich regelmäßig von einem Act! Certified Consultant (ACC) beraten lässt.

„ACCs haben stets ein offenes Ohr, wenn ich Hilfe bei der Optimierung von Prozessen benötige“, sagt Ryan Blieden zufrieden. „Durch ihre hilfreichen Tipps fällt mir der Umgang mit der Software noch leichter.“

Für die Aktualisierung auf die neueste Version sah sich Ryan Blieden erstmalig die Anleitungsvideos von Swiftpage an. Zu seiner Überraschung lernte er Funktionen von Act! kennen, die er bisher gar nicht wahrgenommen hatte.

Er stellte zudem fest, dass sein System noch nicht perfekt eingestellt ist. Mit diesen Erkenntnissen konnte er Verfeinerungen vornehmen: Blieden nutzt beispielsweise „Opportunities“, um Produktionskosten, Preise und Kundenrabatte effizienter zu verwalten. „Mit dieser Funktion musste ich das Rad nicht neu erfinden“, sagt Ryan Blieden erleichtert.

Act! vereinfacht auch das Schreiben von Angeboten, die Blieden nun schneller erstellen kann. „Intelligente Aufgaben“ ist eine weitere Funktion, von der Blieden begeistert ist. Bis zu 250 E-Mails pro Woche können im Handumdrehen bearbeitet werden. Blieden weiß diese enorme Arbeitserleichterung zu schätzen.

Wenn Sie vorhaben, Act! zu implementieren, folgen Sie den Rat Bliedens: „Sehen Sie sich die Videos an, um das CRM-Tool und seine vielfältigen Einsatzmöglichkeiten besser kennenzulernen. Sprechen Sie dann mit einem Act! Certified Consultant darüber, wie Sie Act! nutzen möchten. Der ACC hilft Ihnen, Ihre Wünsche mit der Software umzusetzen. Auf diese Weise sparen Sie bei der Einarbeitung viel Zeit.“

Mit Act! auch private Finanzen und Termine im Griff

In den letzten 10 Jahren hat Ryan Blieden Act! ausschließlich beruﬂich genutzt. Seit Kurzem verwendet er die CRM-Lösung auch als Privatperson – als Haushaltsbuch und zur Verwaltung seiner privaten Termine.

„Ich arbeite etwa 40 bis 50 Stunden pro Woche im Büro mit Act!. Warum sollte ich also privat auf ein anderes System zurückgreifen?“

Der persönliche Gebrauch machte sich direkt bezahlt. Trotz fehlender Schriftdokumente mit einem Stromunternehmen konnte Blieden alle Gespräche mit Zeitstempel lückenlos nachweisen. Dadurch wurden sich Blieden und das Energieversorgungsunternehmen schnell und ohne größere Missverständnisse einig.

Das Urteil von Ryan Blieden zu Act! fällt zusammenfassend wie folgt aus: Das CRM-System ist vor allem für Unternehmen für Verbrauchsmaterialien, die regelmäßig nachbestellt werden, langfristig von hohem Nutzen.

Act! schafft eine ökonomische Arbeitsweise. Der Arbeitsaufwand für einige Tätigkeiten reduziert sich von 30 bis 45 auf nur 5 Minuten.

Wichtigste Erkenntnisse

Die Act! Datenbank von Ryan Blieden umfasst 5.000 Kunden und 8.000 Kontakte.
Mit dem KPI-Cockpit von Act! kann Blieden sein Vertriebsteam besser leiten. Er hat Einblick in alle gesendeten E-Mails, durchgeführten Anrufe und abgeschlossenen Aufgaben.
Dank „Opportunities“ behält Blieden den Überblick über Produktionskosten, Preise und Kundenrabatte.
Die nahtlose Integration von Act! in Microsoft® Office vereinfacht das Nachverfolgen von E-Mails und Dokumenten.