Sales-Force-Automation-System

Ein Überblick über Sales-Force-Automation-Software (SFA-Software) und ihre Vorteile für Vertriebsteams.

 

Vertriebsteams können von einem Sales-Force-Automation-System Gebrauch machen, das ihnen Routineaufgaben abnimmt und ihnen hilft, produktiver zu arbeiten und mehr Geschäfte abzuschließen. In diesem Artikel befassen wir uns näher mit dem Thema Sales Force Automation und den Vorteilen, den eine SFA-Software Ihrem Vertriebsteam bringen kann.

Was ist Sales Force Automation?
Zweck der Sales Force Automation
Komponenten einer Sales-Force-Automation-Software

Sales Force Automation und CRM im Vergleich

 

Was ist Sales Force Automation?

Sales Force Automation bedeutet, dass Teile des Vertriebsprozesses von einer Software automatisiert werden. Die Automatisierung konzentriert sich in der Regel auf Routine- und administrative Aufgaben, die, so wichtig sie auch sind, Vertriebsteams viel Zeit kosten können. Berichten zufolge verbringen Vertriebsmitarbeiter im Durchschnitt zwei Drittel ihrer Arbeitszeit mit nicht gewinnbringenden Aufgaben. Indem sie diese Aufgaben einer SFA-Software überlassen, können sich Vertriebsmitarbeiter einem viel produktiveren Aspekt ihrer Tätigkeit widmen: dem Verkaufen.Sales Force Automation

Ein Sales-Force-Automation-System automatisiert Aufgaben für gewöhnlich anhand bestimmter Inputs. Leads können beispielsweise basierend auf einer vordefinierten Vorlage Follow-up-Mails erhalten, wenn sie innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen nicht auf die ursprüngliche E-Mail reagiert haben.

Alternativ dazu lässt sich die SFA-Software so einrichten, dass als Reaktion auf eine Maßnahme eines Vertriebsmitarbeiters verschiedene Aufgaben ausgeführt werden. Ein Beispiel dafür wäre, dass Aufgaben automatisch Teammitgliedern zugewiesen werden, wenn ein Manager einen Interessenten in der Pipeline weiterbewegt.

Ein Sales-Force-Automation-System kann auch Reporting- und Analysetools umfassen. Dies erleichtert es Vertriebsleitern, Kennzahlen wie die Leistung einzelner Vertriebsmitarbeiter oder den prognostizierten Umsatz für einen bestimmten Zeitraum zu sehen.

 

Zweck der Sales Force Automation

Sinn und Zweck von Sales-Force-Automation-Tools ist es, Vertriebsteams während des Vertriebsprozesses zu unterstützen. Letzten Endes soll eine SFA-Software Unternehmen helfen, mehr von ihren Produkten zu verkaufen. Ein Sales-Force-Automation-System tut dies hauptsächlich auf drei verschiedene Arten:

  • Eine SFA-Software hilft Vertriebsteams, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren: Indem Sales-Force-Automation-Tools den Vertriebsmitarbeitern administrative Aufgaben abnehmen, gewinnen sie mehr Zeit für Aktivitäten, die mit größerer Wahrscheinlichkeit zu einem Kauf führen. Sie können etwa Interessenten anrufen, Meetings planen oder Strategien erarbeiten.
  • Sie optimiert den Vertriebsprozess, sodass immer die effektivste Strategie verwendet wird: Die Sales Force Automation kann auch den Vertriebsprozess effizienter machen, was sich positiv auf die Verkaufszahlen auswirkt. Vertriebsmitarbeiter vergessen möglicherweise manchmal, bei Kunden telefonisch oder per E-Mail nachzufassen. Wenn Ihre SFA-Software richtig konfiguriert ist, sollte fehlendes Follow-up jedoch kein Thema sein.
  • Sie gibt Teamleitern Aufschluss über die Effektivität des Vertriebsprozesses: Mit Hilfe der Reporting- und Analysetools, die Teil der meisten Sales-Force-Automation-Systeme sind, können Vertriebsleiter ermitteln, was funktioniert und was nicht, und entsprechende Änderungen vornehmen. Dies kann Ihre Vertriebsstrategie im Allgemeinen weit effektiver machen.

Eine Sales-Force-Automation-Software soll die Vertriebsabteilung allerdings nicht ersetzen. Vielmehr kann sie ein wichtiges Tool sein, das die Arbeit guter Vertriebsteams ergänzt und ihnen bei der Umsetzung effektiver Strategien hilft.

 

Komponenten einer Sales Force Automation

Verschiedene Sales-Force-Automation-Systeme erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Bei manchen Tools können Benutzer sogar ihre eigenen Inputs und Outputs konfigurieren, um die zu automatisierenden Aufgaben anzupassen. Hier finden Sie einige Komponenten einer Sales-Force-Automation-Software.

  • Erinnerungen und Nachverfolgung von Aktivitäten: Dank der Nachverfolgung von Aktivitäten behalten Vertriebsteams den Status einzelner Kunden im Blick und können sichergehen, dass sie die richtigen nächsten Schritte in Richtung Geschäftsabschluss ergreifen. Wenn Sie Ihre SFA-Software mit Ihrem E-Mail-Client oder Kalender verknüpfen, weiß jeder genau, an welcher Stelle im Vertriebsprozess sich ein Kunde gerade befindet. Darüber hinaus machen manche Sales-Force-Automation-Systeme Vertriebsmitarbeiter automatisch auf die nächsten zu ergreifenden Maßnahmen aufmerksam. Das bedeutet, dass Sie immer zur richtigen Zeit die richtigen Schritte ausführen – und dies wiederum maximiert Ihre Chancen auf Erfolg.
  • Automatisierung des Vertriebsprozesses: Wenn Unternehmen einen Teil des Vertriebsprozesses automatisieren, halten sie ihn in Bewegung, ohne aktiv etwas tun zu müssen. Sie könnten beispielsweise eine Automatisierung einrichten, bei der eine neue E-Mail gesendet wird, falls eine E-Mail an einen Kunden zwei Tage lang ungeöffnet bleibt. Alternativ dazu, wenn die E-Mail geöffnet und ein Onlineformular ausgefüllt wird, kann der Inhalt automatisch in einer SFA-Software gespeichert werden und ein Vertriebsmitarbeiter eine Benachrichtigung erhalten, dass er mit dem Interessenten in Kontakt treten soll. Ein automatisierter Vertriebsprozess bringt auch noch andere Vorteile: So etwa wissen Vertriebsleiter, die einen Plan mit Schritten erstellt haben, die auf bestimmte vorhergehende zu folgen haben, dass ihre Mitarbeiter in jeder Phase des Vertriebsprozesses immer nur die effektivsten Aktionen ausführen.
  • Management der Vertriebspipeline: Unternehmen können von den Vorteilen der Sales Force Automation profitieren, wenn sie sie in ihrer Sales Pipeline einsetzen. Die Pipeline lässt sich so konfigurieren, dass Teammitglieder benachrichtigt werden, wenn ein Interessent den nächsten Schritt in der Pipeline erreicht. Dies vereinfacht den Prozess und stellt sicher, dass jeder über die nächsten Schritte Bescheid weiß – und zwar sobald sie zu ergreifen sind. Darüber hinaus werden bei einer dynamischen Vertriebspipeline Kennzahlen wie der prognostizierte Umsatz und die Abschlussquote von Verkaufschancen automatisch aktualisiert, sobald sich ein Kunde in der Pipeline nach unten bewegt. Teamleiter müssen daher keine manuellen Berichte erstellen und haben alle Tools zur Hand, die sie für eine erfolgreiche Planung benötigen.
  • Vereinfachung der Terminplanung: Terminplanungstools erleichtern es Vertriebsteams, Meetings mit Kunden anzusetzen. Der Vertriebsmitarbeiter muss dem Interessenten nur einen Link zur Terminplanungssoftware senden, wo dieser dann ein verfügbares Zeitfenster auswählen kann. Da die Software mit dem Terminplaner des Vertriebsmitarbeiters verknüpft ist, weiß sie bereits, wann er Zeit hat, und kann Terminkollisionen vermeiden.
  • Automatische Leadzuweisung: Innerhalb einer SFA-Software lassen sich Prozesse einrichten, die Leads basierend auf Unternehmenskennzahlen wie der Branche, dem Standort, der Größe oder einfach nur der Mitarbeiterauslastung automatisch dem korrekten Vertriebsmitarbeiter zuweisen. Die Leadzuweisung ist somit kein Rätselraten mehr und der Arbeitsaufwand der Teamleiter sinkt.
  • Erstellen aktueller Berichte: Indem Sales-Force-Automation-Systeme anhand von Echtzeitkennzahlen automatisch Berichte erstellen, sparen Vertriebsleiter Zeit beim Analysieren der Teamleistung. Diese Kennzahlen können häufig im gesamten Unternehmen verfügbar gemacht werden, was der Geschäftsführung die Planung erleichtert, da präzise Prognosen zur Geschäftsleistung vorliegen. Berichte können über Kennzahlen wie die prognostizierten Verkaufszahlen, den prognostizierten Umsatz und die Leistung einzelner Mitarbeiter erstellt werden.
  • Schwerpunkt auf den richtigen Leads: Wenn Sie sich auf die richtigen Leads konzentrieren können, ist das wahrscheinlich der beste Weg zu mehr Absatz und Produktivität. Unternehmen, die wissen, was einen guten Lead ausmacht, können ihre SFA-Software so einrichten, dass sie Leads automatisch analysiert und anhand von Kennzahlen wie der Anzahl der Mitarbeiter, der Branche und des Umsatzes entscheidet, wie geeignet er ist. Mit einer eindeutigen Definition eines guten Leads gehen Sie sicher, dass sich Ihre Vertriebsmitarbeiter nur auf die vielversprechendsten Leads konzentrieren.Sales Force Automation System

 

Sales Force Automation und CRM im Vergleich

Ein CRM-System ist nicht dasselbe wie ein Sales-Force-Automation-System. Oft sind SFA-Funktionen jedoch Teil einer CRM-Lösung.

Einfach ausgedrückt helfen CRM-Systeme Unternehmen beim Kundenbeziehungsmanagement. Neben den Kundendaten selbst speichern sie sämtliche Interaktionen zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden. Dazu zählen in der Regel Kontaktdaten, E-Mails, Dokumente und kundenspezifische Aktivitäten, die Vertriebsmitarbeiter durchgeführt haben.

Wenn all diese Daten zentral an einem Ort gespeichert sind, können Ihre Vertriebsmitarbeiter die Kundenbeziehungen besser verwalten. Gleichzeitig verfügen sie über alle erforderlichen Informationen, um ein Geschäft abzuschließen.

Obwohl viele CRM-Systeme bereits eine Vielzahl dieser Prozesse automatisieren, ist ein CRM ohne diese automatisierten Funktionen nach wie vor ein reines CRM. Lesen Sie unseren Guide Was ist ein CRM-System, um mehr zum Thema Customer-Relationship-Management zu erfahren.

Sales Force Automation ist auch außerhalb einer CRM-Lösung möglich. Marketing-Automation-Tools enthalten beispielsweise häufig Funktionen für die Vertriebsautomatisierung wie etwa automatisierte E-Mail-Antworten. Darüber hinaus gibt es Sales-Force-Automation-Systeme, die sich auf Aufgaben wie die Identifikation und Gewinnung potentieller Neukunden, die Terminplanung und die Organisation von Vertriebsaktivitäten konzentrieren. Dies fällt allesamt außerhalb des Aufgabenbereichs eines CRM-Systems.

 

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  • Erinnerungen und Nachverfolgung von Aktivitäten: Dank Act! behalten Sie den Überblick über Ihre Aktivitäten und Meetings mit Kontakten und können Prioritäten setzen, während Ihnen die Erinnerungen helfen, Ihre Versprechen gegenüber Kunden einzuhalten.
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