Wie Sie aufmerksamkeitsstarke Newsletter professionell erstellen und effektiv verwalten

von | Jan 22, 2021 | KMU, Marketingerfolg | 0 Kommentare

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In unserem letzten Beitrag haben wir näher betrachtet, wie Sie mithilfe von CRM-Systemen ortsunabhängig und effizient arbeiten können. Ein weiteres wichtiges Tool des digitalen Marketings ist ein Newsletter.

Der Bereich des E-Mail-Marketings wächst ständig und gerade in Zeiten von Corona wird er immer wichtiger. Laut Statista nutzten im Jahr 2019 rund 751.000 deutsche Unternehmen das Medium E-Mail-Newsletter, um mehr Kunden zu gewinnen und letztendlich mehr Umsatz zu generieren.

Was genau ist ein E-Mail-Newsletter?

E-Mail-Newsletter sind eine Form des E-Mail-Marketings, mit der Unternehmen ihre Empfänger über ein Unternehmen, Produkte, ein bestimmtes Thema oder eine Branche auf dem Laufenden halten. Sie enthalten oft Links zu den Online-Inhalten des Unternehmens oder manchmal auch zu relevanten externen Inhalten.

Gerade für Kleinunternehmer ist ein Newsletter sehr zu empfehlen, denn das Erstellen und Versenden ist quasi kostenlos. Und: Ein Newsletter bietet Ihnen die Möglichkeit, mit einer großen Anzahl von Menschen in Kontakt zu treten. Allerdings ist es keine einfache Aufgabe, einen guten Newsletter zu erstellen, den die Leute auch lesen wollen.

Wie stellen Sie es an, einen inhaltlich ansprechenden Newsletter zu erstellen, der den aktuellen technischen Voraussetzungen entspricht? Was müssen Sie tun, um diesen ohne viel Aufwand auf Ihre spezielle Zielgruppe angepasst verschicken zu können? Und wie können Sie nachverfolgen, ob Ihre E-Mail überhaupt geöffnet wird und ob Ihre Newsletter-Kampagne erfolgreich war oder ob Sie für einen zukünftigen Aussand Anpassungen vornehmen müssen?

Im folgenden Artikel beantworten wir Ihnen all diese Fragen und zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie selber ohne viel Aufwand und Kenntnis einen erfolgversprechenden Newsletter erstellen können.

1. Schritt: Was ist Ihr Ziel?

Um loszulegen, sollten Sie sich zunächst überlegen, welche Ziele Sie mit dem Newsletter verfolgen. Wollen Sie bestimmte Produkte bewerben, potenziellen Käufern eine Rabattaktion anbieten oder den Traffic auf Ihrer Website und/oder Ihren Social-Media-Seiten erhöhen? Typische Ziele für einen Newsletter sind beispielsweise:

  • Den Traffic auf bestimmte Blogbeiträge und Website-Inhalte erhöhen
  • Die Produktbindung bei bestehenden Kunden erhöhen
  • Wiederholte Verkäufe generieren – dies gilt vor allem für Onlineshops
  • Aufrechterhaltung einer grundlegenden Kommunikation mit Leads von niedriger Priorität

2. Schritt: Inhalte planen

Ein Newsletter bietet sich an, um die Leser auf Blogbeiträge auf Ihrer Website zu verweisen. Wenn Ihre Artikel effektiv konvertieren, kann dies ein guter Weg sein, um mehr Kunden zu gewinnen. Der Nachteil ist, dass Sie genügend Inhalte erstellen müssen, um mit der Newsletter-Produktion Schritt zu halten.

Sie können auch interessante Inhalte mit Quellen von Dritten in Ihren Newsletter integrieren. Dies ist üblich, wenn das Ziel Ihrer Newsletter-Kampagne ist, sich als Branchenexperte und Fachmann zu positionieren. Der Vorteil dieser Art von Newsletter ist, dass Sie den Inhalt nicht selbst schreiben müssen. Der Nachteil ist, dass Sie die Leser auf andere Websites weiterleiten.

Sie können Ihre Inhalte auch exklusiv für jede E-Mail, die sie verschicken, schreiben. Das kann recht viel Zeit in Anspruch nehmen, macht den Newsletter aber interessanter. Sie können zum Beispiel ein Interview mit sich selbst oder einem Mitarbeiter veröffentlichen, wichtige Kundenfragen beantworten oder hilfreiche Tipps und Tricks zusammenfassen.

Für welchen Inhalt Sie sich auch entscheiden, es empfiehlt sich, Ihre Inhalte im Voraus mit einem Inhaltskalender zu planen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie den Newsletter in einem regelmäßigen Rhythmus versenden, an den Sie sich halten können.

3. Schritt: Sie brauchen gültige E-Mail-Adressen

Ein E-Mail-Newsletter ist nur dann effektiv, wenn Sie eine Verteilerliste haben, an die Sie ihn versenden können. Und, was noch wichtiger ist, Sie brauchen die richtigen Leute, an die Sie ihn senden.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihre Verteilerliste aufbauen können:

  • Fügen Sie ein Newsletter-Anmeldeformular oder ein Popup auf Ihrer Website und in Ihren Blogbeiträgen ein. Nutzen Sie die Formulare, um Kontaktinformationen zu sammeln.
  • Stellen Sie herunterladbare Dokumente zur Verfügung, auf die Kunden im Austausch für die Anmeldung zu Ihrem Newsletter zugreifen können.
  • Geben Sie Kunden die Möglichkeit, sich während (oder kurz nach) einem Kauf für Ihren Newsletter anzumelden.
  • Veranstalten Sie Gewinnspiele oder Wettbewerbe – die sozialen Medien sind dafür eine gute Plattform.
  • Binden Sie Empfehlungslinks in den Newsletter ein, mit denen die Leser die Anmeldelinks einfach an Personen weiterleiten können, von denen sie glauben, dass sie den Newsletter interessant finden könnten.

4. Schritt: Definieren Sie Ihr Newsletter-Design und erstellen Sie eine Vorlage

Nun ist es an der Zeit, das Design Ihres E-Mail-Newsletters zu bestimmen. Die meisten E-Mail-Dienste verfügen über leistungsstarke Drag-and-Drop-Editoren, mithilfe derer Sie mit nur einigen Mausklicks hochwertig aussehende Newsletter erstellen können. Das Tolle an professionellen Tools wie beispielsweise dem Act! CRM: Sie können aus einer Vielzahl unterschiedlich gestalteter Designvorlagen wählen und diese entsprechend Ihrer Bedürfnisse anpassen und mit Inhalten füllen. Und das alles, ohne dass Sie HTML oder CSS beherrschen müssen!

Wenn Sie Ihren Newsletter erstellen, sollten Sie ihn auf verschiedenen Geräten und Browsern testen. Die meisten E-Mail-Marketing-Tools erlauben es Ihnen, Vorschauen zu versenden. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr Newsletter auf allen Plattformen, auf denen er gelesen werden soll, gut aussieht.

Sobald Sie das Design fertiggestellt haben, speichern Sie eine Newsletter-Vorlage. Denn die Verwendung des gleichen Formats und Designs für jede E-Mail ist eine erhebliche Zeitersparnis und sorgt für einen hohen Wiedererkennungswert bei Ihren Empfängern.

5.  Schritt: Betreffzeile, Inhalt und Call-to-Action (CAT)

Jetzt ist es an der Zeit, Ihren Newsletter tatsächlich zu schreiben. Folgende Komponenten muss Ihr Newsletter unbedingt haben:

Betreffzeile: Die Betreffzeile einer E-Mail hat einen großen Einfluss darauf, ob Ihre E-Mail geöffnet wird. Eine Betreffzeile, die neugierig macht und Ihre Zielgruppe gezielt anspricht, entscheidet darüber, ob der Empfänger Ihre E-Mail öffnet oder nicht. Dazu eine Statistik: 2019 belief sich die Newsletter-Öffnungsrate im Bereich B2B auf 27,2 Prozent.

Beachten Sie, dass die meisten Browser die Länge der angezeigten Betreffzeile begrenzen. Zum Beispiel zeigen Smartphone-E-Mail-Anbieter wie beispielsweise Gmail nur etwa 40 Zeichen an. Begrenzen Sie Ihre Betreffzeile entweder auf diese Länge oder bringen Sie die aufmerksamkeitsstärksten Wörter Ihrer Betreffzeile in den ersten 40 Zeichen unter.

Inhalt: Ganz grundlegend sollten Sie darauf achten, dass der Inhalt ansprechend ist, die Zielgruppe interessiert und fehlerfrei ist. Jemanden aus Ihrem Team – oder auch ein Familienmitglied – sollte den Inhalt auf Tippfehler überprüfen. Weiterführende Inhalte wie Fotos, Videos und Verlinkungen haben sich auch als sehr effektiv erwiesen.

Viele Unternehmen fügen ihren Newslettern Personalisierungen hinzu. Sie könnten zum Beispiel einen Tag nutzen, sodass jeder Kunde mit dem Namen begrüßt wird, mit dem er sich in Ihrer Liste angemeldet hat. Sie können Ihre Kontakte auch segmentieren und jedem von ihnen leicht unterschiedliche Inhalte und Angebote zusenden.

Call-to-Action: Ihr Call-to-Action ist Ihre Chance, den Leser zum Handeln zu bewegen. Ein guter Call-to-Action wird die Klickrate Ihrer Angebote verbessern. Am besten ist es, klar zu sagen, was Sie vom Leser wollen und was er tun muss, um den Vorteil zu nutzen. Die Handlungsaufforderung sollte relevant für den Text sein, der sie umgibt.

6. Schritt: Wichtig – rechtliche Voraussetzungen beachten

Bevor Sie Ihren E-Mail-Newsletter verschicken, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Datenschutz- und Opt-In-Bestimmungen einhalten.

Eine der Anforderungen der europäischen Datenschutzverordnung GDPR ist, dass Unternehmen nur E-Mails an Personen senden, die sich aktiv für den Erhalt dieser E-Mails entschieden haben.

Wenn Sie E-Mails sammeln, müssen Sie deutlich machen, dass der Benutzer sich für einen Newsletter anmeldet und ein Kästchen einfügen, das er ankreuzen muss, um zu bestätigen, dass er die E-Mail erhalten möchte. Auch müssen Sie in Ihrem E-Mail-Newsletter Ihre Adresse angeben und den Benutzern eine einfache Möglichkeit bieten, sich wieder abzumelden.

CRM-Programme erleichtern Ihnen den Prozess

Professionelle Software wie Act! CRM bietet einfache Lösungen, die es Unternehmen ermöglichen, Kontaktdaten zu verwalten, Newsletter-Designs zu gestalten, automatisierte E-Mails an unterschiedliche Zielgruppen angepasst zu verschicken und dabei alle rechtlichen Vorschriften einzuhalten.

Auch bietet es Ihnen nach Versand Ihres Newsletters die Möglichkeit einzusehen, wie viele Personen Ihre E-Mail geöffnet und worauf genau sie geklickt haben. Mit diesen Informationen können Sie Ihre zukünftigen E-Mails optimieren.

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FAZIT: Nehmen Sie sich Zeit, aber erfinden Sie das Rad nicht neu

Am Anfang steht die Strategie – wie immer in der Geschäftswelt. Was wollen Sie mit Ihrem Newsletter bezwecken und wer ist Ihre Zielgruppe? Recherchieren Sie, wie andere Unternehmen das Tool Newsletter nutzen und lassen Sie sich von deren Inhalten und Designs einfach inspirieren. Werden Sie in Sachen Kontaktdatengenerierung erfinderisch und achten Sie dringend auf die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften.

Wer sich mit einem professionellen CRM-System Hilfe zur Seite holen möchte, der ist damit gut beraten. Denn eine CRM-Software kann Daten aus allen verfügbaren Quellen übernehmen und diese für Ihr E-Mail-Marketing nutzen. Sie können auch Leistungsindikatoren des E-Mail-Marketings in Echtzeit verfolgen, sodass Sie Ihre Kampagnen laufend optimieren können.

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