Um Ihr Team erfolgreich zu managen, müssen Sie die Aktivitäten der einzelnen Mitarbeiter verfolgen. Es ist unmöglich, jedes Teammitglied ständig im Blick zu behalten und dabei gleichzeitig Ihre eigene Arbeit zu erledigen. Glücklicherweise können Sie Ihr CRM-System dazu nutzen, die Produktivität Ihres Teams zu überwachen und laufend zu verbessern. In der Tat ergab eine Studie, dass eine CRM-Lösung die Produktivität um 26,4 Prozent steigern kann, insbesondere, wenn sie auch über Social-Media- und mobile Funktionen verfügt. Einer der wichtigsten Einsatzzwecke eines Customer-Relationship-Management-Systems (CRM) ist, die Produktivität der Benutzer zu verfolgen. Auf diese Weise können Teamleiter sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter maximalen Nutzen aus dem System ziehen und so effizient wie möglich arbeiten. Eine CRM-Software erfasst wertvolle Daten, mit denen Manager den Benutzern helfen können, ihre Produktivität kontinuierlich zu steigern. Wir werden nun einen Blick auf einige der Möglichkeiten werfen, wie Sie die Produktivität Ihres Teams mit Hilfe der in Ihrem CRM-System verfügbaren Kennzahlen verfolgen und erhöhen können.
Aufzeichnen der Tätigkeiten in Act!
Act! kann einen Großteil der von einem Benutzer ergriffenen Maßnahmen aufzeichnen. Dies ist für die Endanwender von großem Nutzen, da sie ihre Arbeit besser dokumentieren können. Darüber hinaus sind die Manager in der Lage, die Aktivitäten ihres Teams schnell und einfach in der Software nachzuprüfen.
Wenn ein Benutzer in Act! eine Aktion ausführt und z. B. ein Meeting abschließt oder die Details eines Telefongesprächs mit einem Kunden notiert, werden diese Informationen unter dem betreffenden Kontakt gespeichert. Hier sehen Sie ein Beispiel für einen Historie-Eintrag eines Kontakts:
Wenn eine Act! Tätigkeit abgeschlossen wird, erstellt das System automatisch einen Historie-Eintrag für den Benutzer. Sie müssen sich also keine Sorgen darüber machen, dass jemand vergisst, diese Informationen zu protokollieren. Andere Automatisierungsfunktionen in Bezug auf Historie-Einträge sind etwa, dass über Outlook gesendete E-Mails (sofern dies konfiguriert wurde) oder Änderungen an bestimmten Feldern in der Software automatisch erfasst werden. Dies ist besonders nützlich, wenn die Phase einer Verkaufschance geändert wird. Hier ein Beispiel für einen Historie-Eintrag, in dem die Phase einer Verkaufschance aktualisiert wurde:
Anzeigen der Tätigkeiten in Act!
Anzeigen der Tätigkeiten in Act!Sie haben mehrere Möglichkeiten, die Benutzeraktivitäten in Act! anzuzeigen, darunter die Historienliste und Act! Insight.
Historienliste
Aus Sicht der Manager ist die automatische Erfassung von Informationen durch Act! äußerst nützlich, da sie ganz einfach nach Tätigkeiten einzelner Benutzer suchen und Tätigkeitsberichte erstellen können. Eine praktische Methode dazu ist die Historienliste:
Die Historienliste zeigt alle Tätigkeitseinträge in Ihrer gesamten Act! Datenbank an. Typischerweise enthält die Liste abhängig von der Größe Ihres Unternehmens hunderte oder gar tausende von Einträgen.
Filtern der Historie nach spezifischen Informationen
Für Manager empfiehlt es sich, die in der Historienliste angezeigten Informationen auf einen bestimmten Benutzer oder ein Team zu reduzieren. Dies lässt sich ganz einfach über den Filter oberhalb der Liste bewerkstelligen.
Benutzeraktivitäten in einem bestimmten Datumsbereich: Über die Filter „Datum“ und „Benutzer“ sehen Sie sofort, wie produktiv ein einzelner Benutzer im ausgewählten Zeitraum war. Sie erhalten eine Liste mit allen Historie-Einträgen, die vom Benutzer erstellt, automatisch erfasst oder manuell hinzugefügt wurden, wie etwa die Details zu einem im Büro erhaltenen Anruf. Diese Detailinformationen geben Ihnen einen ausgezeichneten Einblick in die Produktivität einzelner Teammitglieder und helfen Ihnen, etwaige Problembereiche zu identifizieren.
Bestimmter Tätigkeitstyp für das gesamte Team: Alternativ dazu möchten Sie als Manager vielleicht sehen, wie viele Telefonanrufe das gesamte Team erhalten oder wie viele E-Mails es gesendet hat. Dazu ist der Filter „Typen“ ideal, mit dem Sie die Ansicht auf bestimmte Arten von Historie-Einträgen reduzieren können – z. B. statt sämtlichen Telefongesprächen im Allgemeinen nur Detailinformationen zu allen erhaltenen Anrufen oder Anrufen, bei denen eine Nachricht hinterlassen werden musste.
Exportieren der Ergebnisse: Nachdem Sie die Daten gefiltert haben, lassen sie sich bei Bedarf auch als Excel-Datei exportieren und ganz einfach gegenüberstellen. Mit Hilfe dieser Act! Funktion können Manager die Produktivität einzelner Benutzer problemlos überwachen, Vergleiche anstellen und Bereiche mit Verbesserungspotential identifizieren.
Act! Insight
Sie möchten Ihren Datenvergleich grafisch aufbereitet haben? Dann ist Act! Insight die perfekte Lösung. Act! Insight umfasst eine Reihe grafischer Darstellungen, mit denen Sie Informationen über die Tätigkeiten Ihrer Benutzer sowie ihre Leistung im Vertrieb vergleichen und gegenüberstellen können.
Act! Insight ist äußerst anpassbar – Manager können ihre eigenen Ansichten und Diagramme erstellen –, aber auch die standardmäßig enthaltenen Act! Insights sind sehr hilfreich. Die Ansicht Customer Interactions (Kundeninteraktionen) gibt Ihnen beispielsweise Aufschluss über die geplanten Tätigkeiten Ihrer Benutzer, d. h. bevorstehende Interaktionen mit Kunden. Das Diagramm Activities by Sales Rep (Tätigkeiten nach Vertriebsmitarbeiter) zeigt Ihnen auf einen Blick die Tätigkeiten jedes Act! Benutzers an:
Oder wenn ein Manager Informationen über bevorstehende Geschäftsabschlüsse benötigt, findet er diese in der Ansicht Sales Metrics (Vertriebskennzahlen). Das nachfolgende Diagramm Forecasted Sales by Sales Rep (Prognostizierte Geschäftsabschlüsse nach Vertriebsmitarbeiter) enthält einen Überblick über alle Geschäfte, an denen Ihre Benutzer derzeit arbeiten, und die erwarteten Einnahmen bei Geschäftsabschluss:
Anzeige weiterer Details: Wenn Sie die Maus über einen der Balken bewegen, sehen Sie den genauen prognostizierten Betrag je Benutzer. Sie können sogar auf die Balken klicken, um Detailinformationen zu jeder Verkaufschance eines Benutzers einzusehen.
Die Act! Insight Funktion liefert Managern, die mit Act! arbeiten, äußerst nützliche Informationen – und zwar auf einen Blick. Sie können kurzerhand Details zu bevorstehenden oder früheren Tätigkeiten und Geschäftsabschlüssen abrufen und so die Produktivität Ihrer Benutzer – ob in der Vergangenheit oder der Zukunft – erfolgreich überwachen.
All diese Informationen stellen wertvolle Einblicke dar, die Ihnen als Manager das „Rätselraten“ ersparen. Mit Hilfe dieser Daten können Sie außerdem Mängel hinsichtlich der Produktivität und Leistung Ihrer Teammitglieder proaktiv identifizieren und sofort auf diese Probleme eingehen. Dies sorgt nicht nur für eine konstant hohe Einzel- und Teamleistung, sondern wirkt sich auch positiv auf die Produktivität aus.
Wie Sie sehen können, bietet Ihnen Act! zahlreiche Möglichkeiten, die Produktivität Ihres Teams und einzelner Benutzer im Blick und im Griff zu behalten. Als Manager können Sie die Historienlisten ganz einfach filtern, um verschiedene Arten von Tätigkeiten in Ihrer Datenbank nach Benutzer oder Team zu verfolgen. Die Ansicht lässt sich sogar auf bestimmte Detailinformationen zu diesen Tätigkeiten verfeinern, um einen noch besseren Einblick zu erhalten. Nachdem Sie einen Bericht erstellt haben, erleichtert Ihnen die Exportfunktion das Weiterleiten und Vergleichen dieser Informationen sowie die weitere Verwertung. Act! Insight bietet Ihnen optisch ansprechende Berichte in Form von Grafiken und Diagrammen. Sie erhalten auf einen Blick Aufschluss über die Tätigkeiten und die Produktivität Ihres Teams, was Ihnen Ihre Arbeit als Manager weiter erleichtert.
Überzeugen Sie sich selbst, wie Sie die Produktivität Ihres Teams mit Act! besser im Blick behalten können. Testen Sie Act! jetzt 14 Tage kostenlos.
