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Propriétaire d’Hawaiian Isle Real Estate,
Kona, Hawaï
« Quand j’ai monté mon agence immobilière, j’ai décidé de cibler les métropolitains qui, après avoir acheté leur propriété à Kona, n’avait plus jamais entendu parler de leur agent, » explique Gretchen Osgood, propriétaire d’Hawaïan Isle Real Estate.
Et même aujourd’hui, alors que Gretchen Osgood a créé une newsletter électronique qu’elle envoie sous Act!, sa clientèle plus âgée apprécie toujours la version papier.
Si je réussis dans ce que je fais, c’est notamment parce que le système de gestion que j’ai mis en place avec Act! est très efficace.
Alors que son entreprise prenait rapidement de l’ampleur, Gretchen a vite compris qu’il lui faudrait un logiciel CRM non seulement pour stocker les données de ses clients, mais aussi pour gérer les détails complexes de chaque vente immobilière. « J’ai tapé meilleur logiciel CRM sur Google, et c’est Act! qui est apparu. Le système m’a plu. Aujourd’hui, il est au cœur de toute ma stratégie marketing, » ajoute Grethen.
Il est bien sûr indispensable en tant que logiciel de gestion des contacts, mais c’est surtout sa gestion des tâches soumises à des délais spécifiques qui fait la spectaculaire utilité d’Act!.
« J’avais lu le livre de Michael Gerber, The E-Myth. Quand mon assistante a pris sa retraite, je lui ai demandé de me faire la liste de toutes les tâches qu’elle accomplissait. J’en ai tiré une liste d’activités correspondant à chaque aspect de mon entreprise, et je les ai paramétrées sous Act!. Ces listes d’activités sont devenues les piliers de mon entreprise, et elles n’ont pas beaucoup changé depuis 10 ans. La mise en place a pris du temps, mais le résultat est très profitable. »
Act! est l’ingrédient secret qui la démarque de quasiment toutes les autres agences de l’archipel. « Si je réussis dans ce que je fais, c’est notamment parce que le système de gestion que j’ai mis en place avec Act! est très efficace, » explique Gretchen.
Efficace jusqu’à quel point ?
« Pendant les 4 premiers mois de l’année, et sans en avoir particulièrement eu l’intention ou l’objectif, j’ai réalisé l’équivalent du chiffre d’affaire d’une année entière !
Au cours de cette période, chaque vente qui se terminait était immédiatement remplacée par une autre, et je travaillais donc sur 21 ou 22 contrats à la fois pendant tout le premier trimestre. Je n’aurais jamais pu faire tout ça sans la mise en place de mon système Act!. Il m’a permis de parfaitement gérer tout ce travail sans sombrer dans le chaos. »
Pour ceux qui auront besoin d’un élément de comparaison, Gretchen estime qu’un agent immobilier travaillant sans Act! peut gérer de cinq à sept contrats simultanés.
Et les chiffres ne s’arrêtent pas là. En plus des ventes immobilières, Gretchen assurait aussi la gestion d’une trentaine de propriétés locatives pendant cette période. On constate sans surprise que l’agence immobilière de Gretchen est le numéro 1 de son territoire géographique.
Je travaillais sur 21 ou 22 contrats à la fois pendant tout le premier trimestre. Je n’aurais jamais pu faire tout ça sans la mise en place de mon système Act!.
« Quand vous avez 20 contrats en cours, les tâches administratives doivent se faire vite et sans erreur, explique Gretchen. Certains jours, ma liste de tâches contenait plus de 150 activités. Je ne risquais pas de tout faire de mémoire, ni même avec une feuille Excel. »
Sans oublier la potentielle responsabilité fiduciaire qui repose sur les épaules de Gretchen alors qu’elle représente des clients dont les propriétés valent entre 200 000 $ et 700 000 $. Heureusement, Act! conserve un historique détaillé et daté de toutes les étapes d’une vente.
Si Gretchen réussit le tour de force de gérer de tels volumes avec la seule aide de deux assistants employés à temps partiel, c’est parce que l’un d’entre eux utilise Act! pour créer et mettre à jours des champs et des modèles de documents personnalisés. Les mises à jour du logiciel, elles, sont faites par Keystroke, le partenaire de distribution Act!.
Malgré son succès évident, Gretchen semble être le seul agent immobilier de la région à utiliser un système comme Act!. Alors que les autres agences bataillent pour suivre, Gretchen lance déjà un « aloha » triomphant à son prochain client.
