Mit professionellem Pipeline-Management effizient erfolgreich werden

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Unter einer Vertriebspipeline sind die gesamten Vertriebsprozesse eines Unternehmens zu verstehen. Vom ersten Kontakt mit einem potenziellen Kunden bis zum eigentlichen Verkauf – alle damit in Verbindung stehenden Abläufe werden als Vertriebspipeline bezeichnet. Ihre Vertriebspipeline so effizient wie möglich zu halten, ist ein zentraler Faktor auf dem Weg zu einem erfolgreich agierenden Unternehmen.

Denn nur, wenn Ihre Vertriebspipeline einer systematischen Struktur unterliegt und Sie sich über die einzelnen Schritte im Klaren sind und genau wissen, in welchem Stadium sich welcher Kunde befindet, können Sie das volle Potenzial aus Ihren Marketing- und Vertriebsbemühungen schöpfen. Ziel ist es, mithilfe der Ihnen vorliegenden Daten Ihre Vertriebspipeline effektiv zu steuern, sodass Sie in Echtzeit Analysen und Vergleiche anstellen können, um Erkenntnisse daraus zu schöpfen, wo Sie die besten Verkaufschancen haben und in welchen Bereichen Sie Verluste einfahren.

Eine Vertriebspipeline ist eine visuelle Momentaufnahme. Sie zeigt Ihnen beispielsweise, wie viele Verkäufe in einem bestimmten Zeitfenster abgeschlossen werden und welche Interessenten das Potenzial haben, zum Kunden zu werden. Die Entwicklung, Verfolgung, Verwaltung und Analyse Ihrer Pipeline kann den Umsatz direkt steigern und Ihr Geschäft weiter ausbauen.

Warum ist die Verkaufspipeline so wichtig?

Bei einer Vielzahl unterschiedlicher Verkaufsaktivitäten kann man schnell den Überblick verlieren. Eine systematisch strukturierte sowie dokumentierte Verkaufspipeline liefert Ihnen Einsichten für eine effektive Vertriebsplanung. So lassen sich in jeder Phase der Pipeline zum einen Problembereiche identifizieren. Zum anderen können Sie Umsatzprognosen erstellen sowie Trendanalysen und Hinweise auf Verkaufschancen und Auftragsabschlussmöglichkeiten ableiten, die Ihre zukünftigen Geschäftsentscheidungen maßgeblich beeinflussen.

Eine Vertriebspipeline ist die perfekte Möglichkeit, Ihren Vertriebsprozess Schritt für Schritt zu definieren. Auf diese Weise haben Sie immer ein Muster parat, an das Sie sich in Ihren Verkaufsprozessen halten können und das konsistent von allen vertriebsnahen Mitarbeitern angewandt wird. Nur wenn bereichsübergreifend ein einheitlicher Kenntnisstand über alle Entwicklungen herrscht, können die Marketing- und Vertriebsprozesse so ausgerichtet werden, dass Sie auf Prognosen und Trends frühzeitig reagieren und einen Wettbewerbsvorteil generieren können.

Warum ist Ihr Absatz in einer Region bedeutend höher als in einer anderen? Erfüllen Ihre Verkaufsteams ihre Umsatzvorgaben? Mit welchen Kunden erzielen Sie die höchsten Umsätze? Mit einer Verkaufspipeline finden Sie systematische Antworten auf Fragen wie diese. Denn mithilfe Ihrer Pipeline können Sie zielgerichtete Ursachenforschung betreiben, Daten vergleichen und analysieren. Der Schlüssel zum Verkaufserfolg lautet an dieser Stelle: Je mehr Sie Ihre Vertriebspipeline verwalten, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie Ihre Umsätze steigern.

Acht Tipps, wie Sie Ihre Verkaufszahlen besser beherrschen

Eine Studie von Vantage Point Performance und der Sales Management Association ergab, dass 44 Prozent der Führungskräfte der Meinung sind, dass ihre Organisation bei der Verwaltung ihrer Vertriebspipeline unwirksam ist. Doch woran liegt das?

Meist sind sich die Unternehmen gar nicht bewusst, dass sie bereits eine Verkaufspipeline haben. Sie haben gewisse Standards und Routineprozesse etabliert, doch fehlt die nötige Struktur und systematische Dokumentation dieser Schritte.

Im Folgenden haben wir Ihnen einen Überblick mit Maßnahmen zusammengestellt, die zur effizienten Nutzung Ihrer Verkaufspipeline führen werden:

1. Administrative Aufgaben minimieren

In vielen Unternehmen wird wöchentlich ein Großteil der Zeit mit administrativen Aufgaben und einem umfangreichen Berichtswesen verbracht. Anstatt diese kostbare Zeit mit Produktivität zu füllen, entgeht den Organisationen die Chance, an dem zu arbeiten, was am wichtigsten ist: den Absatz vorantreiben.

Eine vom internationalen Beratungsunternehmen Pace Productivity Inc. herausgebrachte Studie hat in diesem Kontext herausgefunden, dass ein Verkaufsmitarbeiter durchschnittlich nur etwa 22 Prozent beziehungsweise 10,8 Stunden pro Woche darauf verwendet, sich seinen Verkäuferaufgaben zu widmen. Ganze 23 Prozent der Zeit wird für administrative Tätigkeiten aufgebracht!

Es gilt also, diese Diskrepanz zu schließen, sodass die Vertriebsmitarbeiter ihre Zeit fokussierter auf Interessenten, potenzielle Kunden, Neukunden und natürlich auch auf die Bestandskunden ausrichten und effektiv nutzen können. Eine etablierte Verkaufspipeline ist – wenn richtig angewendet – ein enorm hilfreiches und vor allem effizientes Tool, um Ihre Produktivität auf nachhaltige Weise zu steigern.

2. Den Verkaufsprozess straffer gestalten

Nur im seltensten Fall führt der erste Kontakt zu einem unmittelbaren Verkaufsabschluss. Oft ist der Weg dorthin lang und schwierig. Jeder Kunde ist anders und bedarf einer auf seine persönlichen Bedürfnisse abgestimmten Ansprache. Hat ein Unternehmen jedoch Standardprozesse seiner Verkaufspipeline etabliert und diese für die Mitarbeiter im Marketing sowie Vertrieb verbindlich für den Umgang mit den Kunden gemacht, so können von Anfang an unnötige Hürden genommen werden.

Um diese strukturierte Herangehensweise gewährleisten zu können, muss jeder Lead und jede einzelne Verkaufschance dokumentiert, analysiert und weiterentwickelt werden. Das hört sich nach viel Arbeit an, aber es lohnt sich. Planung, Vorbereitung und Analyse ist die halbe Miete! Je mehr Leads Sie auf systematische Weise generieren, desto größer ist das Potenzial, dass Sie einen Verkauf erfolgreich abwickeln werden.

Die Zahlen sprechen für sich: Denn laut HubSpot Research besteht eine Beziehung zwischen der Anzahl der Leads pro Monat und der Umsatzerreichung. So wurde festgestellt, dass 72 Prozent der Unternehmen mit weniger als 50 neuen Leads pro Monat ihre Umsatzziele nicht erreicht haben, verglichen mit nur 15 Prozent, die 51 bis 100 neue Verkaufschancen etablieren konnten. Bei Unternehmen mit 101 bis 200 neuen Leads pro Monat erreichen sage und schreibe 96 Prozent ihr Umsatzziel.

3. Gute Gelegenheiten nicht ungenutzt lassen

Ohne eine systematisch erstellte und gelebte Verkaufspipeline können Sie einfach keinen Überblick über alle offenen Verkäufe haben. Daher lassen auch die jeweiligen Prioritäten nicht erkennen und es kann dazu führen, dass Sie vielversprechende potenzielle Kunden nicht rechtzeitig genug einbeziehen und eine gute Verkaufschance verpassen.

Aus diesem Grund sollte ein wichtiger Aspekt in den einzelnen Schritten Ihrer Verkaufspipeline sein, dass Sie den Leads und potenziellen Kunden mit den besten Verkaufsaussichten absolute Priorität erteilen. Erkennen tun Sie diese Personen daran, dass sie den Verkaufsbedingungen bereits zugestimmt und dafür ein genehmigtes Budget zur Verfügung haben.

Im nächsten Schritt im Rahmen Ihres komplexen Verkaufsprozesses sollte die Priorität auf jene Interessenten gelegt werden, die so gut wie bereit sind, Ihr Produkt bzw. Ihre Dienstleistung zu kaufen. So geht die Reihenfolge weiter. Haben Sie alle Leads identifiziert und kategorisiert, können Sie mit der direkten Kundenansprache und der begleitenden administrativen Arbeit beginnen.

4. Auf jeden Kunden individuell eingehen

Ganz egal in welcher Branche Sie angesiedelt sind oder wie groß Ihr Unternehmen ist – grundsätzlich gilt: Jeder Kunde ist anders. Einige Kunden tätigen kleine Einkäufe, manche sind Großeinkäufer oder kaufen sehr häufig in kleinen Mengen bei Ihnen ein. Die einzelnen Kunden haben höchstwahrscheinlich unterschiedliche Gründe, warum sie von Ihnen kaufen. Genauso unterscheiden sie sich auch hinsichtlich ihrer Erwartungen, wenn es darum geht, wie sie von Ihnen als Marke angesprochen werden.

All diese unterschiedlichen Aspekte sind ausschlaggebend dafür, wie ein (potenzieller) Kunde einen Anbieter wahrnimmt. Wenn Sie alle Ihre Kunden gleich behandeln, obwohl sie sich in verschiedenen Phasen des Kaufprozesses befinden und ein anderes Verhalten an den Tag legen, können Sie nicht zielgruppenspezifisch agieren. Die Folge sind frustrierte Kunden, die sich nicht ernstgenommen fühlen und deren Potenzial in der Masse der Standardabfertigungen von Ihnen nicht wahrgenommen werden kann.

5. Verkaufsprognosen sind unabdingbar

Laut dem Analysedienstleister CSO Insights sehen 16 Prozent der Vertriebsleiter die Prognosegenauigkeit Ihrer Umsatzaussichten als oberste Priorität. Denn eine genaue Umsatzprognose optimiert die Geschäftsplanung und den Cashflow. Sie hilft Ihnen dabei, die Möglichkeiten und Herausforderungen Ihres Pipeline-Managements zu erkennen und daraus weitere Maßnahmen abzuleiten.

Daher ist es elementar, dass Sie im Rahmen Ihrer Verkaufspipeline alle Ergebnisse messen. Es gilt, alle Erfolge und Misserfolge zu dokumentieren. Mit der Nachverfolgung der Ergebnisse Ihrer Umsatzprognosen sind Sie in der Lage, Ihre Abschlussrate und die Genauigkeit Ihrer Umsatz- und Volumen-Pipeline genau zu messen.

6. Die wahren Entscheidungsträger identifizieren

Je teurer das Produkt oder die Dienstleistung, die Sie verkaufen, desto komplexer wird das Einkaufsteam. Identifizieren Sie daher unbedingt die Entscheidungsträger. In einigen Fällen kann Ihr Kontakt der Entscheidungsträger sein. Aber oftmals können Kaufentscheidungen von wichtigen Führungskräften auf der Grundlage von Preis, Volumen, volatilen Marktbedingungen oder anderen für ihre Branche spezifischen Gründen getroffen werden.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, herauszufinden, wer für eine Kaufentscheidung verantwortlich ist, könnten Sie Ihre Zeit damit verschwenden, an der falschen Tür zu klopfen und den falschen Entscheidungsträgern die falschen Vorteile zu präsentieren.

7. Nachfass ist elementar

Bleiben Sie am Ball! Ein potenzieller Kunde muss an die Hand genommen werden und Nachfassanrufe, -emails oder -besuche sind unabdingbar. Finden Sie heraus, welche Art der Kommunikation ein bestimmter Kunde bevorzugt und bringen Sie sich rechtzeitig in Erinnerung. In Ihrem Nachfassgespräch sollten Sie sich auf bereits erfasste Informationen, die Sie aus früheren Interaktionen mit dem speziellen Kunden haben, beziehen. So bauen Sie eine Beziehung auf, die auf Vertrauen und Professionalität basiert.

Tipp: Nutzen Sie durchaus auch das Feedback bereits abgeschlossener Verkäufe. Fragen Sie bei den Kunden nach, wie sie Ihre Verkaufsprozesse empfunden haben und wo sie eventuellen Optimierungsbedarf sehen. Nutzen Sie alle Kanäle, um so viele Informationen zu Ihrer Vertriebspipeline wie möglich zu bekommen!

8. In eine professionelle CRM-Software investieren

Um die einzelnen Schritte Ihrer Vertriebspipeline mit all ihren Inhalten – von Kundendaten über Marketingstrategien, Gesprächsprotokolle und Nachfasserinnerinngen bis hin zu Analyseergebnissen und Umsatzprognosen – effektiv abzubilden und die entsprechenden Daten kontinuierlich aktualisieren und zentral zugänglich machen zu können, empfiehlt sich die Investition in eine professionelle CRM-Software wie Act!.

Vertriebsteams, die ihre Zeit in einen strukturierten und formalisierten Verkaufsprozess investieren, haben nachweislich ein effektiveres Pipeline-Management: Eine Studie von Harvard Business Review hat herausgefunden, dass zwischen Unternehmen mit einem formalen Verkaufsprozess und solchen, die über kein Pipeline-Management verfügen, ein Unterschied im Umsatzwachstum von 18 Prozent besteht.

Daten messen, Ergebnisse analysieren und Strategien vergleichen – all dies ist ausschlaggebend, um eine erfolgreich etablierte Vertriebspipeline effektiv zu nutzen. Denken Sie über den Tellerrand hinaus und messen Sie mithilfe Ihres CMS-Tools beispielsweise die Effektivität von Face-to-Face- im Vergleich zu Non-Face-to-Face-Interaktionen mit Ihren Kunden. Auf diese Weise können Sie feststellen, welche Art der Kommunikation bei welchen Kunden dazu verhilft, einen Verkauf schneller abzuschließen.

Essentielle CRM-Vorteile für Ihr Pipeline-Management nutzen

Ein bereichsübergreifendes CRM-System sorgt dafür, dass Sie Ihre Daten nach Monaten, Quartalen und Jahreszahlen erfassen und automatisiert verwalten können. Sie können die Umsatz- und Abschlussraten potenzieller Verkäufe, die von Ihrem Team ermittelt wurden, messen und diese Ergebnisse analysieren, um Sie bei der Organisation und vor allem bei der Verbesserung Ihrer Vertriebspipeline zu nutzen.

Im Zuge dieser Bestrebungen wird eine professionelle CRM-Software Ihnen und Ihrem Team jede Menge Zeit und Mühe ersparen. Jeder weiß, was der andere tut. Informationen zum Kunden in den jeweiligen Stadien des Verkaufsprozesses sind dank eines CRM-basierten Pipeline-Managements zentral abrufbar. Elementares Wissen geht mit dem Weggang eines Marketing- oder Vertriebsmitarbeiters nicht verloren.

FAZIT: Mit Struktur und System zum Erfolg

Ziel eines jeden mittelständischen Unternehmens sollte es sein, mithilfe einer Vertriebspipeline die im Unternehmen etablierten Verkaufsprozesse auf systematische und automatisierte Weise zu verwalten, sodass sämtliche Interaktionen rund um den Kunden reibungslos und schnell vonstatten gehen. Durch die Kombination von Aktivitäts- und Verkaufsdaten in einer einzigen Datenbank erhalten Sie mit einer CRM-Software essentielle Einblicke in Ihre Vertriebszyklen und verbessern Ihren Verkaufsprozess.

Sie sollten sich also nicht einfach nur auf Ihr Bauchgefühl verlassen. Es gilt, die Stärken und Schwächen Ihres Verkaufsprozesses zu identifizieren, sodass Sie den richtigen Handlungsbedarf aus Ihren Erkenntnissen ableiten und nachhaltige Strategien entwickeln können. Wenn Sie Ihre dokumentierten Daten richtig nutzen, so können Sie die Ergebnisse analysieren und sich eine regelrechte Roadmap zum Erfolg erstellen.