CRM-System: Lokale Installation oder Cloud?

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Das Thema „Cloud“ – ein virtueller Ort zum Speichern von Daten und zum Ausführen von Anwendungen – wird früher oder später in jedem Unternehmen aktuell. Die Richtung, in die sich die Cloud in den letzten Jahren weiterentwickelt hat, ist positiv. Dennoch bleibt die Frage, ob sich eine Cloud-Lösung auch für eine CRM-Software eignet. Denn die Nutzer teilen sich in zwei Lager: auf der einen Seite die überzeugten Verfechter und Nutzer von Cloud-Lösungen und auf der anderen Seite die kritischen und vorsichtigen Nutzer, die eine lokale Installation bevorzugen. Aber welche Position ist die richtige? Und welche Lösung – eine Bereitstellung in der Cloud oder lokale Installation – ist am besten geeignet? Gibt es darauf wirklich nur eine Entweder-oder-Antwort oder sogar noch eine dritte Möglichkeit?


Lokale Installation im Vergleich zur Bereitstellung in der Cloud

Der Hauptunterschied zwischen einer lokalen Installation und einer Cloud-Lösung besteht in erster Linie im Speicherort von Daten und Software. Bei einer Cloud-Lösung werden Daten und CRM-Software auf Remote-Servern gespeichert. Der Zugriff erfolgt dann über eine Internetverbindung. Somit müssen für ein Cloud-System weder Hardware installiert noch Wartungsarbeiten für Ihre Software durchgeführt werden.

Bei einer lokalen Installation ist das anders: Für die Bereitstellung von Software werden vor Ort Server benötigt. Hierfür fallen mitunter hohe Investitionskosten sowie laufende Kosten für Rechner, für die IT-Infrastruktur und für das Rechnungszentrum an.

Cloud-Computing ist ein Pay-as-you-go-Dienst, das heißt, die Kosten werden anhand des tatsächlichen Verbrauchs berechnet. Eine Cloud-Lösung kann für kleinere Unternehmen kostengünstiger und daher eine attraktive Lösung sein.


Kosten unter die Lupe genommen

Cloud-Dienste können je nach Bedarf skaliert werden. Daher ist eine viel einfachere Anpassung Ihrer Geschäftsumgebung möglich. Wenn Sie Ihre Speicherkapazität in der Cloud erhöhen (oder reduzieren) möchten, müssen Sie nur Ihr Abonnement anpassen lassen. Investitionen in weitere kostspielige Server fallen nicht an!

Durch das Cloud-Computing können Prozesse zudem besser optimiert werden. Die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen kann beispielsweise vereinfacht und effizienter gestaltet werden. Da die Daten und Dokumente an einem zentralen Speicherort in der Cloud abgelegt werden, können berechtigte Mitarbeiter von jedem Ort aus auf dieselben Daten zugreifen, um sie in Echtzeit zu bearbeiten. Mitarbeiter haben deshalb immer Zugriff auf eine aktuelle Version, und Versionskonflikte treten bei Cloud-Lösungen in der Regel nicht auf. Die Versionskontrolle von lokal bereitgestellten Dateien und Daten stellt jedoch eine Herausforderung dar, da ein Dokument von zwei Mitarbeitern gleichzeitig bearbeitet werden kann und zwei verschiedene Versionen gespeichert werden können.


Starke Vorteile einer Cloud-Lösung für kleine Unternehmen

Wenn Sie als kleines Unternehmen bereits eine Cloud-Lösung verwenden, dann bietet es sich an, auch ein cloudbasiertes Kunden- und Kontaktmanagementsystem zu verwenden. Bei einer CRM-Software wie Act! Premium Cloud übernehmen wir für Sie die technische Einrichtung und alle Updates. Außerdem können Sie sich darauf verlassen, dass das Cloud-Hosting sicher ist.

Act! speichert Daten in eine zentrale CRM-Datenbank, die in Echtzeit aktualisiert wird. Alle Informationen zu einem Kunden sind daher zu jedem Zeitpunkt auf dem neuesten Stand und ermöglichen ein Gesamtbild Ihres Kunden und Ihrer Geschäftsbeziehungen. Mit unseren cloudbasierten Softwarelösungen für das Kontaktmanagement können Ihre Mitarbeiter unterwegs oder Ihre Remote-Teams, die gegebenenfalls in unterschiedlichen Ländern arbeiten, die Kundendaten jederzeit und von jedem Ort aus problemlos abrufen. Das ist die Grundvoraussetzung dafür, dass Ihre Mitarbeiter auch außerhalb des Büros arbeiten können. Lokal installierte Software kann so eine flexible Arbeitsweise übrigens nicht unterstützen. Wenn Sie einen Zugriff per Smartphone oder Tablet wünschen, sollten Sie sich für eine Software entscheiden, die auch eine mobile App bereitstellt und in einem mobilen Webbrowser gut lesbar ist.

Das hört sich doch erst einmal ganz gut an, oder?


Sicherheitsbedenken verzögern Entscheidungen

Bedenken im Hinblick auf Datensicherheit und Datenschutz – ob real oder imaginär – sind das Hauptargument der Cloud-Kritiker. Eine Nutzung von Cloud-Computing ist für sie keine Option, obwohl Cloud-Lösungen häufig sicherer als viele private Rechenzentren sein können.

Ausfälle von Cloud-Diensten sind sehr selten, können aber trotzdem auftreten. Die Furcht vor möglichen Betriebsstörungen ist vor allem für Unternehmen, für die eine solche Störung geschäftsschädigend sein kann, nicht ganz unberechtigt.

Aber auch bei lokal installierten Lösungen kann keine 100%ige Ausfallsicherheit garantiert werden. Bei Problemen mit der Verfügbarkeit müssen Sie sich (im Gegensatz zu einer Cloud-Lösung) jedoch auf keinen Drittanbieter verlassen, der das Problem schnellstmöglich behebt. Wie groß Ihre Bedenken gegenüber einer Cloud-Lösung sind, hängt also hauptsächlich davon ab, wie viel Vertrauen Sie in Ihren Cloud-Anbieter setzen.

Selbst bei einem seriösen Anbieter und mit einem hervorragenden Service-Level-Agreement (SLA) bleibt das Vertrauen die größte Hürde, die IT-Entscheider überwinden müssen, wenn sie eine cloudbasierte Software im Unternehmen einsetzen möchten.

Ein weiterer wichtiger Entscheidungsfaktor für oder gegen eine Cloud-Lösung: Wie schnell können Daten und Anwendungen aus der Cloud abgerufen oder wiederhergestellt werden? Daten, die oft im proprietären Format vorliegen, werden mithilfe von Serviceanfragen wiederhergestellt. Dies kann weitere, zum Teil hohe Kosten verursachen.

Die gesetzlichen Anforderungen Ihrer Branche sowie die nationale Gesetzgebung müssen ebenfalls berücksichtigt werden, denn diese können das Speichern von Daten außerhalb Ihres Landes einschränken. Das Gesundheitswesen und die Finanzbranche sind beispielsweise zwei Bereiche, in denen vertrauliche Daten bevorzugt lokal gespeichert werden. Diese Branchen stehen Cloud-Systemen eher misstrauisch gegenüber.

Bei einer Public Cloud stellt sich außerdem die berechtigte Frage nach dem Speicherort der Cloud-Daten. Die Rechnerstandorte lassen sich im Allgemeinen zwar schnell ermitteln, aber der entfernte Speicherort schreckt dennoch viele Nutzer vor einer Cloud-Lösung ab.


Das Beste beider Welten als Alternative

Die Schwierigkeiten, die beim Integrieren von Unternehmensprozessen in der Cloud auftreten können, hält ebenfalls viele davon zurück, eine Migration durchzuführen. Individuelle Kunden-Datenbanken sind zum Beispiel für eine Verwaltung in der Cloud nicht besonders gut geeignet.

Ob nun in der Cloud oder vor Ort auf dem eigenen Rechner: Beide Varianten haben Vorteile wie Nachteile. Wäre es nicht schön, die Vorteile beider Optionen für sich nutzen zu können? Das ist tatsächlich möglich. Das ist der Grund, warum sich viele Unternehmen, die einem Cloud-System zögernd gegenüberstehen, für eine Hybrid-Lösung entscheiden. Eine Hybrid-Cloud setzt auf Hardware und lokal installierte Software sowie öffentliche oder private Cloud-Dienste.

Unternehmen können selbst über die einzelnen Komponenten bestimmen, um die Technologie zusammenzustellen, die am besten geeignet ist. Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen können nicht nur weiterhin lokal installierte Lösungen verwendet werden, sondern auch ein cloudbasiertes CRM-System genutzt werden, um Kosten zu reduzieren oder verteilten Mitarbeiterteams Zugriff auf Kundendaten zu gewähren.

Ein hybrides System ist immer dann eine gute Option, wenn noch Bedenken zum Einsatz einer Cloud-Lösung bestehen. Denn eine Hybrid-Cloud ist keine Alles-oder-nichts-Lösung. Die Nutzung bestehender Anwendungen für aktive Accounts in Kombination mit cloudbasierten Werkzeugen für neue Geschäftschancen ist eine kostengünstige Möglichkeit, eine Cloud-Lösung zu einem geringen Risiko zu nutzen. Somit erhalten Sie tatsächlich das Beste beider Welten.

Da mit cloudbasierten Lösungen selten langfristige Verpflichtungen eingegangen werden, treten auch keine hohen oder unnötigen Kosten auf. Das ist besonders wichtig, wenn Sie sich noch in der Testphase befinden.


CRM in der Cloud – ja oder nein?

Gehen Sie pragmatisch an Ihre Entscheidung für oder gegen eine Cloud-Lösung heran. Überlegen Sie, wie Sie Leistung und Benutzerfreundlichkeit maximieren können. Dies erreichen Sie nicht unbedingt ausschließlich mit einer Lösung in der Cloud oder lokal auf Ihren Rechnern vor Ort.

Laut Gartner wird die Cloud-First-Strategie von Unternehmen bald von einer Cloud-Only-Strategie abgelöst, bei der eine Cloud-Lösung Standard sein wird. Im Jahr 2015 verfolgten fast 90 % der größten Unternehmen bereits eine Cloud-First-Strategie.

Unabhängig davon, welche Entscheidung Sie für Ihr Unternehmen treffen, wir bieten eine Reihe von Act! Produkten, die entweder lokal oder in der Cloud genutzt werden können. Wenn Sie wissen, welche Art von Daten gespeichert wird, und Sie die generelle Position Ihres Unternehmens zum Cloud-Computing kennen, fällt die Auswahl des richtigen Produktes leichter.

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