• Act! - 30 Years of Awesomeness

    by GUEST AUTHOR Pat Egen, Patricia Egen Consulting | Aug 16, 2018
    Pat started her firm in 1998 and specializes in business and process management consulting with an emphasis on technology.  Patricia Egen Consulting consists of a team of Act! Certified Consultants and IBM business partners. The company does consulting, custom programming, training, installation and support. You can find more on Pat and her team at Egen Consulting.


    1993 was a year I will remember forever. During that year, I was working for a large insurance company in Tennessee. For the CIO, I was the “project person” and my task was to find a solution for contact management. After a quite a bit of research, I settled on Act! and from there my team and I rolled out Act! v3 to over 3,000 insurance agents all over the country.

    What amazed me almost immediately was how powerful it was to have everyone with a common process and a common goal.

    Each branch office could see what was happening with the clients and everyone was on the same page. The home office could see what was happening at the branches and the regional offices.

    And that is one of the key strengths of Act!. Everything about the customer is in one place. Customer service knows what Sales had sold and said. Operations can record issues which are then seen by Sales and Customer Service.

    We all live in a busy world.  We need tools to keep us on track and ahead of the curve. Did we send out those emails? When was the last time we called the customer? What product were they interested in.  The reps at the insurance group found out having this information at their fingertips was instrumental in closing more business.

    It is just impossible to keep track of everything via sticky notes or yellow pads. Add in the fact the customer may call into the receptionist and you are not around, it's great to have the information available.  That happens in our own organization. Yes - we use Act! as well. Our Sales Consultant can quickly see what has been happening and the customer gets an immediate answer. That is so powerful.

    30 years ago (yes, it’s the birthday of Act!), a gentleman named Pat Sullivan, was in an overly busy environment. He was living in a yellow pad world. He needed something to keep him sane. So, he designed Act! and the rest is history.

    If you live in a busy world and are keeping track of things in Outlook, spreadsheets, or yellow pads (yes, that is still happening, everywhere), then you need a tool like Act! to help you survive and grow.

    It helped us back in 1993. We were able to leverage what Pat developed and roll it out country-wide. That is so powerful. A product developed by Sales, for Sales. But it's so much more. It turns out it's not just Sales.  It's customers. Relationships. Management.

    It's still helping us.

  • PME / TPE : 8 conseils pour une stratégie réussie sur les réseaux sociaux

    by Jonathan Taylor, Social Media Specialist, Swiftpage | Aug 08, 2018

    Instagram, Twitter, Facebook, Linkedin, etc., aujourd’hui, les médias sociaux sont omniprésents dans nos vies quotidiennes, dans la sphère privée comme dans la sphère professionnelle.

    De nombreuses PME et TPE se sont développées et connaissent désormais le succès grâce aux réseaux sociaux. En effet, il s’agit d’une manière abordable de faire connaître sa marque et ses produits, d’accroître ses ventes et d’acquérir de nouveaux clients, parfois même bien au-delà des frontières du pays d’implantation.

    Cependant, pour réussir sur le web, il est essentiel de savoir comment utiliser efficacement ces outils et les petites entreprises ont parfois des difficultés dans ce domaine. En effet, elles ne possèdent pas forcément les connaissances, ni les ressources nécessaires, elles n’ont pas le temps d’apprendre tout ce qu’il y a à savoir sur les annonces publicitaires payantes, la portée organique (ou reach naturel) ou la publication de contenu pertinent pour l’audience concernée, ou alors elles n’utilisent tout simplement pas les plateformes adéquates.

    PME ou TPE, les médias sociaux constituent un excellent outil pour favoriser la croissance de votre activité. Cependant, pour réussir, vous devez savoir correctement les utiliser et mettre en œuvre une stratégie efficace.

    L’importance des réseaux sociaux

    L’importance des réseaux sociaux

    Aujourd’hui, toute entreprise, quelle que soit sa taille, doit mettre en place une stratégie digitale afin de développer sa présence sur Internet et notamment sur les réseaux sociaux. Plusieurs raisons à cela :

    • Améliorer sa visibilité : Internet est devenu l’outil indispensable pour faire connaître votre marque ainsi que les produits et les services que vous offrez.
    • Développer la confiance de ses clients : grâce aux réseaux sociaux, vous allez développer une communauté de fans qui n’hésitera pas à donner son avis sur la qualité de vos prestations. Répondez à leurs commentaires (positifs comme négatifs) et améliorez vos services en fonction. Ainsi, ils verront que vous les écoutez et cela développera davantage leur confiance.
    • Attirer des prospects et fidéliser ses clients : articles de blog, vidéos, photos, jeux concours, offres spéciales, etc., les réseaux sociaux vous permettent de partager du contenu varié avec des clients potentiels, intéressés par votre secteur d’activité. Il s’agit donc d’un excellent moyen d’attirer des prospects. Quand à vos clients, vous pouvez les fidéliser en les informant régulièrement de votre actualité et en leur envoyant des réductions en exclusivité.
    • Accroître le trafic et améliorer le référencement de son site Internet : afin que votre site web soit visité, il doit être correctement référencé. Pour cela, vous devez régulièrement publier et partager du contenu de votre site Internet sur les réseaux sociaux.
    • Publier des informations diverses : les médias sociaux constituent également un outil idéal pour mettre en avant vos valeurs, votre expertise et votre particularité, mais aussi pour dévoiler votre actualité et vos projets ou encore pour recruter de nouveaux collaborateurs.

    Les conseils à suivre

    Contrairement aux outils de marketing traditionnel avec lesquels on planifie sa campagne en espérant qu’elle soit vue et fasse réagir un certain nombre de personnes, les réseaux sociaux offrent un avantage majeur : la possibilité d’interagir directement avec vos clients.

    Voici 8 conseils pour vous aider à mettre en place une stratégie efficace et réussie sur les réseaux sociaux.

    1. Elaborer une stratégie

    Votre présence sur les réseaux sociaux doit avoir du sens, elle doit répondre à une stratégie, à un objectif clairement défini. Par exemple, si votre but est de développer la notoriété de votre marque, assurez-vous de faire apparaître votre logo sur chacune de vos publications. Si votre objectif est de générer des leads, ajoutez un lien renvoyant sur votre site Internet dès que possible. Quelque soit votre but, faites en sorte que chaque publication vous en rapproche.

    2. Choisir une plateforme adaptée

    Il est important de choisir le support le mieux adapté à votre entreprise en fonction de votre cible et des objectifs que vous vous êtes fixés. Par exemple, Facebook est le réseau social le plus populaire avec 2,2 milliards d’utilisateurs à travers le monde, dont 33 millions en France. Il est idéal si vous souhaitez toucher un grand nombre de personnes. Si vous misez sur le visuel et l’esthétique de vos produits, privilégiez plutôt Instagram. Linkedin est le plus vaste réseau de professionnels au monde et Snapchat, avec son contenu éphémère, est très apprécié des jeunes.

    3. Connaître son audience

    Le secret pour réussir sur les réseaux sociaux ? Vous devez connaître votre cible : âge, sexe, pain points (point de douleur ou irritant client), objectifs, revenu moyen, etc.

    Plus vous connaissez vos clients et vos prospects, plus vous réussirez à leur proposer du contenu qui les intéresse et à construire une relation de confiance entre vous.

    4. Se faire connaître

    Une fois votre page créée, il est important de vous faire connaître car sinon, quel est l’intérêt de publier du contenu si personne ne le lit ? Pour cela, vous devez développer votre réseau de followers (aussi appelés fans). Commencez par informer vos clients réguliers de votre présence sur les réseaux sociaux. Ensuite, suivez des comptes influents ou des hashtags populaires en lien avec votre activité.

    Attention à privilégier la qualité de vos fans plutôt que la quantité. En effet, il est préférable d’avoir un plus petit nombre de followers qui s’intéressent vraiment à votre entreprise plutôt que des milliers de fans qui ne sont pas concernés et n’interagissent pas avec vous.

    Conseils pour une stratégie réussie sur les réseaux sociaux

    5. Promouvoir et vendre ses produits

    Attention, sur les réseaux sociaux, votre contenu ne doit pas être intégralement consacré à la promotion et à la vente de vos produits. Vous devez appliquer la règle des 80/20 (appelé aussi loi de Pareto), c’est-à-dire que 20% de votre contenu doit générer 80% de vos ventes. Seul 20% du contenu que vous publiez sur les réseaux sociaux doit être promotionnel. Les 80 % restants doivent permettre de susciter l’intérêt de vos clients et prospects, de les engager, de créer un dialogue et de les fidéliser.

    6. Miser sur le visuel

    Les gros pavés de texte n’ont jamais attiré personne. Non seulement, ils sont rarement lus, mais en plus, ils ont tendance à faire fuir les prospects. Si vous voulez susciter l’intérêt de vos clients actuels et potentiels, misez autant que possible sur le visuel à grands renforts de vidéos, photos, infographies, gifs ou mèmes. En effet, une publication Facebook avec des images a un taux d’engagement 2,3 fois supérieur à une publication sans image (source Buzzsumo).

    Assurez-vous simplement que les visuels utilisés sont pertinents pour votre audience et en rapport avec votre image et les produits ou services que vous proposez.

    7. Privilégier la qualité plutôt que la quantité

    Etre présent sur un maximum de plateformes risque de ne pas vous apporter les résultats escomptés. En effet, vous perdez du temps et vous vous dispersez en privilégiant le nombre de publications au détriment de la qualité et vous visez trop large au lieu de vous concentrer sur votre cible.

    Si vous voulez que votre présence sur les réseaux sociaux suscite de l’intérêt, vous devez offrir du contenu de qualité à vos clients et prospects. Par exemple, publiez un article instructif, faites-les rire avec une image humoristique ou donnez-leur une chance de s’exprimer grâce à un jeu-concours.

    8. Surveiller et répondre aux conversations concernant votre entreprise

    Etre présent sur les réseaux sociaux implique de répondre régulièrement à vos followers. En juin 2016, une étude réalisée par Spidermarketing pour le logiciel Altitude a révélé que plus de 80 % des clients attendaient d’une entreprise qu’elle réponde sous 24 heures à une demande postée sur les réseaux sociaux.

    Les médias sociaux permettent d’humaniser votre marque, de la rendre plus accessible et de créer un véritable lien avec vos clients futurs et actuels. Un remerciement, un trait d’humour ou une réponse à un commentaire négatif seront toujours appréciés. Cela montre que vous êtes réactif, attentif et proche de vos clients.

    Conclusion

    Les réseaux sociaux offrent de véritables opportunités de croissance pour les TPE et les PME. Seule condition : apprendre à les utiliser correctement.

    Contrairement aux outils marketing plus classiques et au marketing automation, les réseaux sociaux permettent d’interagir davantage avec vos clients et prospects. Utilisez-les comme un lieu de rencontre et d’échange avec vos fans, plutôt que comme une tribune pour vanter les mérites de votre entreprise.

    Afin que votre présence soit efficace et ne passe pas inaperçue, construisez un solide réseau de fans. Attirez-les et fidélisez-les en créant du contenu intéressant et captivant. Et n’oubliez pas que chaque interaction sur les réseaux sociaux doit être destinée à atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.


  • How to use social media for your small business

    by Jonathan Taylor, Social Media Specialist, Swiftpage | Aug 08, 2018

    There’s a big difference between using social media in any old way and using social media effectively to help drive your business goals. And the stats suggest that most businesses aren’t using social media effectively: 88% of businesses are using social media yet 96% of people who are talking about your brand online don’t follow it. It’s not enough to share generic ads and content promoting your own business alongside occasionally retweeting and liking posts from popular accounts.

    Social media is meant to be a conversation; you should be interacting with other people (and especially with your customers), instead of having a one-way dialogue and expecting the results to flow just from the sheer volume of content you share. To truly succeed on social media you need to:

    • Define what you want to achieve
    • Create valuable content
    • Grow (and engage with) your audience.

    Here we’ll explain best practices for all three steps, and how they can help you get the most out of your social media marketing channels.

    Social Media Strategy

    Define what you want to achieve (and align it with your social media strategy)

    What are your marketing goals for the next 12 months? Have you defined them yet? If not, you need to start there before you even think about which social media channels work best for your brand, or what kind of content you need to post on them. Once you’ve defined your goals, you can align them with your social media strategy.

    If you’re trying to build brand awareness then you need to be sharing more top of the funnel content. This includes:

    • Industry-specific blog content
    • Photos of your offices and what your employees get up to
    • General news articles
    • Content around trends or events-- for example, sharing relevant posts on the World Cup or Valentine’s Day and putting your brand’s spin on them.

    Make sure every piece of content you generate or share promotes your brand in some way. For example, create your own unique style, or customise posts to always include your logo.

    If your goal is lead generation then your social media campaigns will look very different. The kind of posts you’ll need will center around your product, your industry, and directing people to check out your website and services. The type of content varies by industry, but might include:

    • Links to gated whitepapers
    • Press releases and product updates
    • Coupons or discount codes.

    Create valuable content and output

    If you want people to engage with your social presence, you need to give them something in return. You need to give people a reason to follow you and be helpful. Steps you can take in your social media campaigns include:

    • Creating content that helps solve industry problems with useful tips, such as blog posts, whitepapers or webinars
    • Providing your industry expertise to answer user questions or help solve their issues
    • Getting feedback from your followers on what kind of problems they have, or giving them a chance to air their views
    • Providing enjoying and entertaining posts--everyone needs a laugh, after all!

    By doing all that you can start to earn your place in people’s social feeds, and they are more likely to follow and interact with your brand.

    As an extra step, why not involve your employees in your social media activities? Try out employee takeovers, or creating company accounts for any of your workers who are active on social media. Although be careful to keep control of your social accounts, or you could land yourself in a situation like British music retailer HMV where employees live Tweeted a mass firing directly from the company’s account.


    Social Media Marketing

    Grow (and engage with) your audience

    Do you know who you should be following? To get on the radar of the top social accounts in your industry, you first need to be following them.

    Make a list of the influencers, organisations, customers, celebrities, and competitors in your industry and follow them. Then start to interact with them--retweeting, liking, and commenting on their posts--so you get them to notice you. And constantly be discovering; when you follow someone, check out who they are following, and look at suggested accounts to see if they are relevant. Your audience should be constantly involving.

    Once you do have an audience, then you need to make sure you are really engaging with them in a human and useful way. Here are some ways you can do that:

    • Post content or put your own spin on hashtags and trends
    • Take part in Twitter chats
    • Post insights from events (always using the hashtag)
    • Monitor relevant keywords so you can contribute to conversations.

    Take influencer marketing platform PowerSpike as an example. Each time a new user signs up to their site, they add their account to a Twitter list filled with their other users. The company also interacts with their users’ posts, adding funny commentary or useful advice.

    Remember, don’t just count the number of followers you have--this is merely a vanity metric--but look at how they are interacting with your brand. Are they liking or commenting on your posts? Are they clicking on the links you post? Do they visit your website? These are the important metrics that define your success.

    Just a note on automation: while automating posts to go out at certain times of the day can be really useful in terms of engagement, use it with caution. Don’t send automated messages when someone follows you, and never automate customer service.

    Don’t follow the New England Patriots’ example and send out automated celebration Tweets without thinking about the consequences.

    And don’t do what McDonald’s did and post an automatically scheduled placeholder Tweet (although they took it on the chin and dealt with it with humour, which turned the situation around).

    How do I take my social media marketing to the next level?

    The work doesn’t stop there. You can’t decide on a social media marketing strategy, execute it, and sit back and wait for the results. Nope, your business needs to be constantly testing, improving, changing and tracking everything.

    Experiment to find out which channel and content work for your business

    The conventional wisdom is that Facebook is a consumer marketing channel whereas LinkedIn is a business-oriented platform, Twitter serves both, and Instagram is mostly used by fashion brands and restaurants (and for restaurants).

    While there’s a reason for these beliefs, that doesn’t mean they will hold true for your business. The only way you’ll know which channels work for you when you should be posting, and what kind of content works for your brand is by experimenting.

    Here’s what you should do:

    • Pick a few channels to experiment with
    • Track engagement across these channels (making sure all test conditions are the same)
    • If one isn’t working, drop it and pick a new one (again keeping test conditions consistent).

    The same process applies for the time of day you should be posting, and what kind of content resonates best with your followers. If you never get any engagement in the morning, try posting in the afternoon or evening (or investigate if it’s a time zone issue). If sharing articles doesn’t work with you, try posting more videos.

    You can even experiment with A/B testing. For example, post the same image with two different captions on different days and see which performs better.

    Track everything you do

    There is no point writing Tweets, and Facebook or LinkedIn posts if you have no idea how they are doing. Even the most perfectly crafted posts can fall flat sometimes. That’s why it’s key to measure the success of every single post.

    To do that, you need to decide on the metrics to track. This could include:

    • Likes
    • Shares
    • Retweets
    • Comments
    • Impressions
    • Link clicks
    • Audience growth rate
    • Engagement
    • Conversion

    The importance you put on each metric depends on your goals. For example, if your goal is to build brand awareness, then shares, likes and retweets, and engagement will be key. If your goal is to generate links then you need to focus more on link clicks and conversion.

    Conclusion: Be human in all that you do

    But, no matter what you do on social media, be a human, not a robot. We’ve got so caught up in automating, tracking, analysing, and repeat, that we’ve forgotten to show our personalities and to remember that there is a human behind every avatar (other than the bots) that is often seeking a human interaction.

  • KMUs und Social Media: das Erfolgsrezept optimal ausschöpfen

    by Jonathan Taylor, Social Media Specialist, Swiftpage | Aug 08, 2018

    Weltweit gibt es fast 2,5 Milliarden Nutzer von Social Media. So überrascht es nicht, dass auch die Wirtschaft den Nutzen dieses Phänomens erkannt hat. Laut Facebook nutzen mittlerweile mehr als 50 Millionen kleine und mittelständische Unternehmen das Social-Media-Management-Tool Facebook Pages, um mit ihren Kunden direkt zu interagieren. Und das US-Wirtschaftsmagazin Forbes gibt an, dass 4 Millionen dieser Unternehmen für Social-Media-Werbung auf Facebook Geld bezahlen.

    Mit den sozialen Medien bietet sich gerade kleineren Firmen und Betrieben eine kostengünstige Möglichkeit, um in den Dialog mit bestehenden sowie potenziellen Kunden zu gehen, Markenbewusstsein zu erzeugen, neue Kunden zu gewinnen und letztendlich den Umsatz zu steigern.

    Zu den verbreitetsten Zielen gehören:

    • Steigerung des Bekanntheitsgrades
    • Vertrauensbasis zu Followerschaft auf- und ausbauen
    • hohe Reichweite trotz geringer Kostenintensität
    • medienwirksame Unternehmenspräsentation
    • schnelle Verbreitung von Produktinnovationen und Unternehmens-News

    Allerdings haben kleine Unternehmen oft Schwierigkeiten, Social Media effektiv zu nutzen, und sie verfügen nicht über das Wissen, die Ressourcen oder die Zeit, um alles über bezahlte Werbung, Reichweite und das Posten von Inhalten, die für ihr Publikum relevant sind, zu lernen bzw. erfolgversprechend anzuwenden.

    Social Media Marketing

    Social Media Marketing

    Soziale Medien werden von kleinen und mittelständischen Unternehmen oft wie traditionelle Marketingmedien behandelt: Sie planen mit ihnen ihre Anzeigen, hoffen, dass sie wahrgenommen werden, und warten darauf, dass sich dadurch automatisch neue Leads gewinnen lassen. Wer diesen klassischen Ansatz im Rahmen von Social Media Marketing verfolgt, der hat das Potenzial der sozialen Plattformen nicht verstanden. Denn in der Kommunikation zwischen Unternehmen und (potenziellen) Kunden geht es in den sozialen Netzwerken vornehmlich um eins: Interaktivität.

    Wenn wir mit unseren Kunden in einen Dialog treten, setzen wir ihr Interesse auf eine persönliche Ebene. Die ungezwungene, auf Freiwilligkeit und Interaktion basierende Atmosphäre von Social Media ermöglicht den authentischen Austausch mit unseren Kunden. Wird der direkte Dialog auf authentische Weise, die den Nutzern einen Mehrwert bietet, umgesetzt, so bietet sich Unternehmen die Chance, die Kaufentscheidungen ihrer Kunden direkt zu beeinflussen.

    Behandeln Sie Twitter beispielsweise nicht als eine Plattform der Selbstdarstellung, um die Tugenden Ihres Unternehmens zu verbreiten, sondern nutzen Sie das Medium vielmehr als Treffpunkt, an dem Sie sich mit Kunden austauschen, mit ihnen in Kontakt treten und vor allem, mit ihnen interagieren.

    Um diesen Austausch effektiv anzugehen, sollten Sie Folgendes beachten: Beginnen Sie mit Ihren drei wichtigsten Marketingzielen und definieren Sie dann, wie soziale Medien Ihnen dabei helfen können, diese Ziele zu erreichen. Nutzen Sie Social Media nicht als ein plumpes Sprachrohr, sondern binden Sie es effektiv in Ihre Marketingstrategie mit ein.

    Auf diese wesentlichen Aspekte ist zu achten

    1. 1) Wachsende Anhängerschaft: Die erste Regel der Interaktion mit potenziellen Kunden ist es, Menschen zu haben, mit denen man sich beschäftigen kann. Machen Sie daher auf all Ihren Medien auf Ihre Präsenz in den sozialen Netzwerken aufmerksam. Ganz gleich ob Sie von einer Landingpage auf Ihre Seiten auf Twitter, Facebook, Instagram & Co. verlinken, die Seiten auf Ihren Produkten und in Ihren Printpublikationen erwähnen oder sie in Ihrer E-Mail-Signatur integrieren und auf Ihren Visitenkarten abdrucken – die Leute müssen wissen, dass Sie in den sozialen Medien aktiv sind.
    2. 2) Erstellen von wertvollem Output: Wenn Sie möchten, dass sich die Menschen mit Ihrer sozialen Präsenz auseinandersetzen, so müssen Sie ihnen etwas bieten, sei es ein interessanter Artikel, ein kurzes Auflachen oder die Möglichkeit, ihre Meinung zu äußern. Stellen Sie Fragen, reagieren Sie auf Antworten, regen Sie zu Diskussionen an und geben Sie Inspiration. Ihre Zielgruppe wird sich Ihnen anvertrauen, wenn Sie für sie relevante Aspekte zur Debatte stellen.
    3. 3) Ziele erreichen: Aus welchem Grund auch immer Sie in den sozialen Medien vertreten sind, Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Ziele klar definiert sind. Wenn es Ihr Ziel ist, die Markenbekanntheit zu steigern, sollten Sie sicherstellen, dass auf jedem Post Ihr Logo zu sehen ist. Wenn Sie Leads generieren möchten, stellen Sie sicher, dass Sie bei jeder Gelegenheit auf Ihre Website verlinken. Egal welche Ziele Sie verfolgen, stellen Sie sicher, dass Sie ihnen mit jedem Beitrag einen Schritt näher kommen.
    Die wichtigsten sozialen Netzwerke identifizieren

    Die wichtigsten sozialen Netzwerke identifizieren

    Ein großer Fehler, mit dem kleine Unternehmen konfrontiert sind, ist der Versuch, jeden sozialen Kanal gleichzeitig anzugehen. Zu oft glauben Unternehmer, dass sie überall präsent sein müssen. Dabei sollten sie sich vielmehr die Zeit nehmen und zuerst herausfinden, welche Netzwerke für sie geeignet sind. Wir haben eine Übersicht der größten sozialen Netzwerke erstellt:

    Facebook
    Der erste Kanal, auf den fast jedes kleinere Unternehmen zugeht, ist Facebook. Mit über einer Milliarde täglich aktiver Nutzern verfügt Facebook über einen der größten Pools, um eine Zielgruppe zu generieren. Auf Facebook muss man allerdings strategisch vorgehen, insbesondere wenn es um bezahlte und organische Inhalte geht, die Ihr Publikum ansprechen und Ihre Follower begeistern sollen.

    Instagram
    Das am schnellsten wachsende Netzwerk ist Instagram. Marken auf der ganzen Welt nutzen Instagram, um ihr Produkt oder ihre Dienstleistung einem jüngeren Publikum zu präsentieren. Mit hochwertigen Bildern, Produktvideos und aussagestarken Hashtags ist Instagram ein leistungsstarkes Medium, das eine hervorragende Basis darstellt, um Ihr Unternehmen im Gespräch zu halten.

    Twitter
    Als Socia-Media-Plattform wurde Twitter für das schnelle Versenden von Nachrichten entwickelt. Wird eine Website regelmäßig in Tweets erwähnt, wird diese Erwähnung in den Google-Algorithmus aufgenommen. Das Twittern von beispielsweise Links zu eigenen Blogbeiträgen wird also automatisch zur strategischen Maßnahme der Suchmaschinenoptimierung. So wird die Bekanntheit des Unternehmensblogs gesteigert und die Website zieht mehr User an. Wenn die Zahl der aktiven Anhängerschaft steigt, so vergrößert sich die Chance, dass beliebte Tweets weiterverbreitet werden und eine noch größere Leserschaft und potenzielle Neukunden erreicht wird.

    LinkedIn und Xing
    Mit mehr als 467 Millionen Nutzern ist LinkedIn die weltweit größte, international aktive Social-Networking-Site für Berufstätige. Xing ist das europäische Pendant, das sich vornehmlich auf die DACH-Region konzentriert. Arbeitgeber nutzen beide Plattformen, um sich und ihr Unternehmen zu präsentieren. Es geht vor allem darum, Nachwuchskräfte und potenzielle Mitarbeiter zu identifizieren. Auch lassen sich offene Stellenangebote zielgruppenspezifisch platzieren.

    Ihre soziale Präsenz effektiv nutzen

    Im Bereich der sozialen Medien ist es wichtig, inspirierende und inhaltliche Ideen zu entwickeln. Es gibt viele Arten von Inhalten, die Sie in den sozialen Medien verwenden können. Für KMUs macht es Sinn, sich anzusehen, was bei anderen Unternehmen funktioniert hat und wie Sie diese Arten von Content selber in Ihre Strategie implementieren können. Es ist also ratsam, sich bei Branchenführern wie zum Beispiel Nike, Coca-Cola, Amazon usw. zu informieren, um zu sehen, wie diese Unternehmen ihre Taktiken in ihrer Strategie umsetzen.

    Ihre sozialen Inhalte in all Ihren Kanälen sollten nicht mehr als 20 Prozent auf Werbezwecke ausgerichtet sein. Die restlichen 80 Prozent sollten den Fokus auf Ihre Kunden haben, sich mit ihnen austauschen und relevante Inhalte teilen, die Sie für wertvoll erachten. Seien Sie humorvoll, authentisch und zeigen Sie Anerkennung und Wertschätzung. Heben Sie sich von der Masse ab, indem Sie mit Ihren Kunden auf menschliche Weise im Austausch stehen und nicht den Geschäftsprofit im Hinterkopf haben.

    Aber Achtung: Weniger ist mehr

    Bedrängen und überhäufen Sie Ihre Follower nicht. Wenn die Zahl Ihrer Posts und Tweets steigt, sinkt damit in der Regel die Qualität. Denn meist haben Sie dann primär nur Statistiken im Kopf. Sie haben sich Ziele gesetzt und wollen diese erreichen: eine bestimmte Anzahl von Tweets pro Woche oder eine bestimmte Anzahl von Facebook-Posts pro Monat.

    Konzentrieren Sie sich stattdessen lieber auf die Qualität Ihrer Beiträge. Legen Sie Wert auf Praxisnähe und teilen Sie hochwertige Inhalte, die das Leben Ihrer – potenziellen – Kunden erleichtern, sie unterhalten, informieren usw.

    Mit den richtigen Tools zum Erfolg

    Sparen Sie Zeit und Mühe und nutzen Sie Tools, die Social-Media-Marketing einfacher machen. Denn wussten Sie, dass im Jahr 2017 die durchschnittliche tägliche Nutzerzeit in sozialen Medien bei 135 Minuten lag? Oder, dass über 80 Prozent aller Kunden erwarten, dass ein Unternehmen innerhalb von 24 Stunden auf einen Social-Media-Beitrag antwortet?

    Ein kleines Unternehmen zu führen, erfordert in vielen Bereichen Zeit und Aufmerksamkeit. Daher können Sie es sich nicht leisten, länger auf den sozialen Netzwerken aktiv zu sein, als Sie es unbedingt müssen. Eine CRM-Lösung kann Ihnen dabei helfen, Social-Media-Plattformen für Ihren Kundenservice zu nutzen, den Überblick über die Aktivitäten Ihrer Kunden auf diesen zu behalten und Ihre Kommunikation zu optimieren.

    Um Ihre Produktivität zu steigern, bietet ein CRM-System wie Act! die Möglichkeit, Ihre Aktivitäten und Kampagnen, die Sie im Bereich der sozialen Netzwerke betreiben, innerhalb einer zentralen Schnittstelle für Marketing und Vertrieb zu verwalten. Nutzen Sie die Chance, und testen Sie die Act! CRM-Software 14 Tage kostenlos

    Fazit: mit Strategie und Plan zum Erfolg

    Das A und O einer erfolgreichen Strategie für Ihr Social-Media-Marketing: Sie müssen in der Lage sein, in Ihren sozialen Kanälen eine starke Anhängerschaft aufzubauen. Je mehr Menschen Sie mit Ihren Posts, Tweets und Botschaften erreichen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihre Inhalte weiterverbreitet werden und sich potenzielle neue Leads ergeben.

    Um die Interaktion zwischen (potenziellen) Kunden und Ihren Inhalten zu ermöglichen, müssen Sie Ihren Content zudem aktiv gestalten. Nur wenn Sie es schaffen, für Ihre Zielgruppe relevante Inhalte, die über Ihr eigenes Vertriebsinteresse hinausgehen, zu generieren, können Sie eine authentische Markenloyalität seitens Ihrer Followerschaft etablieren.

    Dabei sollte jede Interaktion in Ihren sozialen Medien auf das Erreichen Ihrer spezifischen Ziele ausgerichtet sein. Sich von Beginn an hinzusetzen und Ihre Aktivitäten in den sozialen Netzwerken mit Ihrem Marketingprozess abzustimmen, ist daher unerlässlich. Nur wenn Sie ein einheitliches Bild kommunizieren und Ihre verschiedenen Medien und Publikationen aufeinander abgestimmt sind, können Sie Ihre übergeordneten Ziele erreichen.

  • Swiftpage Establishes Small Business Idea and Invention Scholarship

    by Mallory Bowers | Jul 31, 2018

    New scholarship opportunity for entrepreneurial-minded students who want to help small businesses grow

    DENVER, CO — July 31, 2018 Swiftpage, the provider of Act! CRM software, a leading cloud-enabled platform aimed at helping small and mid-sized businesses grow, today announced the launch of their Small Business Idea and Invention Scholarship. The new program will award $2,500 to a student who submits an idea, invention, or app that helps small business owners grow their business and run it more efficiently.

    Read the full details of how to apply for the scholarship here: www.act.com/scholarship

    “This generation has an acumen for technology and expectations for faster, tailored business transactions,” said H. John Oechsle, CEO at Swiftpage. “Because of the way they experience brands on social media, they also have a more innovative, creative understanding of marketing. We’re very excited to see how students apply those insights toward growth strategies for small businesses.”

    The Small Business Idea and Invention Scholarship will acknowledge students who value startup technology and are driven to help small businesses succeed. Any currently registered high school, community college or university student is encouraged to apply.

    Applicants must submit a video less than two minutes in length, explaining an original idea to grow small businesses. Applications are due by December 7th, 2018. One winner will be named in January 2019 and awarded $2,500 to be put toward any educational purposes.

    “With current technologies, it’s more possible than ever before to successfully launch a product,” Oechsle said. “The key is identifying and pursuing the business’s target market. We’re looking for the next idea or tool to take out that guesswork for small businesses and successfully enable them to capitalize on all the information at their fingertips.”

    To submit an application and video for the Act! Small Business Idea and Invention Scholarship, visit act.com/scholarship.

    Social Media and Website Links

     

    About Swiftpage

    Swiftpage, with operations in Denver, CO, Scottsdale, AZ, and Newcastle, UK, is a leading provider of software and services that help small and mid-sized businesses grow. Swiftpage is the maker of Act!, the pioneer and an innovator in the CRM space, serving over 500,000 users in over 100 countries. The award winning solution makes it easy to grow your small business with powerful sales and marketing tools and a flexible CRM platform. To learn more, visit www.swiftpage.com.

  • 7 Creative Ways to Build Your Email List

    by Mallory Bowers | Jul 24, 2018

    Many businesses find it challenging to build their email lists. The familiar approach is to offer people a free gift or a subscription to your newsletter in exchange for their email address. While this still works, you don't have to stop there. You can build your list faster by applying these innovative methods.

    1. Collect Email Addresses in Person

    While the focus of email marketing is online, there are many instances when you can get people to sign up for your list in person. If you have a business with a physical location, make sure you have a signup sheet near the counter or register. Get people to sign up for your list at trade shows and other industry events.

    2. Make Your Opt-in Forms User-Friendly

    When it comes to getting more opt-ins, it's not only what you're offering but how you present the offer. Make sure your opt-in form is easy to see. The design should be compelling and professional as well as consistent with your branding. One of the simplest ways to increase opt-ins is to reduce the number of fields on your form.

    The most minimalistic form is one that only asks for an email address. If you want to be able to address subscribers by name, however, ask for at least a first name. If your business is more formal you might require a full name. Anything beyond this, however, such as phone number, mailing address, gender, age, or other demographic info might be good for your research but will cut down on opt-ins. 

    3. Run Social Media Contests

    Running a contest on Facebook or Instagram is a quick way to grow your email list. Contests also help you attract attention and make people curious about your brand and products. You can draw prizes randomly or select a winner based on criteria such as best photo, video, idea, or story. If you offer people extra entries in exchange for sharing the link, you have a better chance of your contest going viral. 

    4. Make Sure Your Form is Mobile-Friendly

    As more and more people access the internet via mobile devices, it's essential to have a mobile-friendly opt-in form. Major email marketing services and autoresponders now make it easy to create responsive forms. If, however, you're using an older system make sure you update it so you can start getting more subscribers via mobile. 

    5. Link Email Signatures to Your Opt-in Page

    Another way to build your list is to add a link to your opt-in page in your email signature. You obviously don't need to do this for content sent to people who are already subscribers. However, you and your employees probably send out many emails to people who aren't yet on your list. Give the link compelling anchor text, not simply "sign up for my list." Mention a key benefit to your newsletter or the free gift you're offering. You can use the same idea if you participate in any discussion forums where you have a signature. 

    6. Offer Valuable Content

    Offering the best possible content is something worth doing for many reasons. However, it also helps you build your email list. Readers are far more likely to sign up for your list if they've been blown away by a blog post than if it leaves them shrugging their shoulders. 

    If you have a really long and outstanding article you can split it into sections and compel readers to give you their email address to finish reading it. This strategy, which is known as gated or upgraded content, can backfire if people resent not having free access to your content. It works best if you're offering something unique that they can't find elsewhere.  You can also make a content upgrade a helpful accompaniment to an article, such as a list of resources or checklist. 

    7. Write a Guest Blog Post

    Guest blogging is actually a fairly old SEO strategy to get backlinks to your website. A few years ago, Google issued a warning, suggesting that the practice was no longer a valid way to build links. This, however, was mainly directed at people who were abusing the method by, for example, posting on low-quality sites. There are still many benefits to guest blogging. One of these is that it can help you build your email list. The trick is to find a popular and authoritative site with an audience that's a good match for your list.

    These are some creative and affordable ways to collect more opt-ins and grow your list. Keep experimenting with new methods and always track your results. Remember that the best way to grow your list is to offer your audience content that really helps them, both before and after they subscribe.  

    Act! makes growing your business, easy – see how by starting your free trial today!

  • How Small Businesses Can Benefit From Big Data

    by Mallory Bowers | Jul 24, 2018

    Big data has gotten quite a bit of press lately. The very term seems to suggest that it's something for major companies and other large institutions to use. However, as technology advances, it's actually feasible for smaller businesses to benefit from big data as well. The following are some of the ways that you, as a small or mid-sized business owner or manager, can take advantage of the latest trends in big data. 

    Understand Your Visitors and Customers

    Aside from tracking vital stats such as traffic, bounce rates, and conversion rates you can use several tools to collect valuable insights about your visitors.  

    • Analyze traffic sources. Using the Acquisitions function on Google Analytics or other analytics software, you can learn where your traffic comes from. This helps you go beyond basic demographics and learn more about your customer's interests and preferences. You can find out, for example, what social media sites they use, what websites they visit, and where they shop online. 
    • Use heat maps. Heat maps provide you with color-coded visual data showing you exactly what your visitors are doing on your web pages. You can identify the features that attract the most attention and generate the most clicks.
    • Surveys and polls. Using tools like Google Forms and Survey Monkey, it's easy to poll your visitors and find out what they think about your products, websites, or anything you want to collect data about. You can use surveys on your website, social media pages, and emails. 
    • Map the customer journey. The customer journey tells you the stages people pass through before they actually purchase your product. When you create a customer journey map, you want to identify all of the touchpoints where people connect with you. This may include email, social media, videos, online reviews, advertising, and other channels. 

    Better Business Practices

    You can use data to hire the best help, save money on equipment and improve overall efficiency for your business. 

    • Use data to hire the best help. A data-driven recruitment strategy provides several benefits. Analyzing data can help you identify the most effective recruitment channels for your industry and learn the most important qualifications for candidates for different positions. 
    • Cut costs by identifying areas where your business can be streamlined and run more efficiently. You might, for example, gain insights on what software or new processes can help you to operate at greater efficiency. 
    • Find ways to expand and increase revenue. You can draw on customer and industry data to come up with ideas for scaling up your business and building additional income streams. 

    Data Helps You Grasp the Big Picture

    While it's important to learn as much as possible about your customers, that's far from the only reason to collect data. You can also gain a great deal by expanding your view and turning your view upon the wider world. With social monitoring and following trending topics and products on Google, Facebook, and other popular sites you can often predict what the future holds for your industry. Keep up with the latest hashtags on Twitter and Instagram and track popular products on Amazon (even if you're not doing e-commerce). Even general news and trends regarding politics, the economy, and society give you clues about people's preferences and spending patterns.  

    It's also crucial to track data related to your competitors. There are many analytics tools to help you gauge your competition in the marketplace and on social media. Facebook Insights, for example, can provide you with data on any Facebook page. You can use link tracking tools to identify competitors' backlinks and free social media monitoring tools to find out what people are saying about them (and you as well). 

    Everyone Can Benefit From Big Data 

    There are innumerable ways to benefit from data. The first step is to identify your needs and decide what kind of data will help you the most. Keep an open mind and always look for new ways to learn more about your business, customers, competitors, and the world at large. As technology progresses, big data will become more and more accessible to everyone. It's up to you to make the most of this knowledge.  

    Act! is a CRM designed for small business success. To see how Act! can help your business grow, start your free trial today!

  • So behalten Sie die Produktivität Ihres Teams mit Ihrem CRM-System im Blick

    by Steve Jackson, Act! Trainer, Swiftpage | Jul 23, 2018

    Um Ihr Team erfolgreich zu managen, müssen Sie die Aktivitäten der einzelnen Mitarbeiter verfolgen. Es ist unmöglich, jedes Teammitglied ständig im Blick zu behalten und dabei gleichzeitig Ihre eigene Arbeit zu erledigen. Glücklicherweise können Sie Ihr CRM-System dazu nutzen, die Produktivität Ihres Teams zu überwachen und laufend zu verbessern. In der Tat ergab eine Studie, dass eine CRM-Lösung die Produktivität um 26,4 Prozent steigern kann, insbesondere, wenn sie auch über Social-Media- und mobile Funktionen verfügt. Einer der wichtigsten Einsatzzwecke eines Customer-Relationship-Management-Systems (CRM) ist, die Produktivität der Benutzer zu verfolgen. Auf diese Weise können Teamleiter sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter maximalen Nutzen aus dem System ziehen und so effizient wie möglich arbeiten. Eine CRM-Software erfasst wertvolle Daten, mit denen Manager den Benutzern helfen können, ihre Produktivität kontinuierlich zu steigern. Wir werden nun einen Blick auf einige der Möglichkeiten werfen, wie Sie die Produktivität Ihres Teams mit Hilfe der in Ihrem CRM-System verfügbaren Kennzahlen verfolgen und erhöhen können.

    Aufzeichnen der Tätigkeiten in Act!

    Act! kann einen Großteil der von einem Benutzer ergriffenen Maßnahmen aufzeichnen. Dies ist für die Endanwender von großem Nutzen, da sie ihre Arbeit besser dokumentieren können. Darüber hinaus sind die Manager in der Lage, die Aktivitäten ihres Teams schnell und einfach in der Software nachzuprüfen.

    Wenn ein Benutzer in Act! eine Aktion ausführt und z. B. ein Meeting abschließt oder die Details eines Telefongesprächs mit einem Kunden notiert, werden diese Informationen unter dem betreffenden Kontakt gespeichert. Hier sehen Sie ein Beispiel für einen Historie-Eintrag eines Kontakts:
    Act! Historie-Eintrag
    Wenn eine Act! Tätigkeit abgeschlossen wird, erstellt das System automatisch einen Historie-Eintrag für den Benutzer. Sie müssen sich also keine Sorgen darüber machen, dass jemand vergisst, diese Informationen zu protokollieren. Andere Automatisierungsfunktionen in Bezug auf Historie-Einträge sind etwa, dass über Outlook gesendete E-Mails (sofern dies konfiguriert wurde) oder Änderungen an bestimmten Feldern in der Software automatisch erfasst werden. Dies ist besonders nützlich, wenn die Phase einer Verkaufschance geändert wird. Hier ein Beispiel für einen Historie-Eintrag, in dem die Phase einer Verkaufschance aktualisiert wurde: 

    Act! Historie-Eintrag_2

    Anzeigen der Tätigkeiten in Act!

    Sie haben mehrere Möglichkeiten, die Benutzeraktivitäten in Act! anzuzeigen, darunter die Historienliste und Act! Insight.

    Historienliste

    Aus Sicht der Manager ist die automatische Erfassung von Informationen durch Act! äußerst nützlich, da sie ganz einfach nach Tätigkeiten einzelner Benutzer suchen und Tätigkeitsberichte erstellen können. Eine praktische Methode dazu ist die Historienliste:

    Act! HistorienlisteDie Historienliste zeigt alle Tätigkeitseinträge in Ihrer gesamten Act! Datenbank an. Typischerweise enthält die Liste abhängig von der Größe Ihres Unternehmens hunderte oder gar tausende von Einträgen.

    Filtern der Historie nach spezifischen Informationen

    Für Manager empfiehlt es sich, die in der Historienliste angezeigten Informationen auf einen bestimmten Benutzer oder ein Team zu reduzieren. Dies lässt sich ganz einfach über den Filter oberhalb der Liste bewerkstelligen.

    Benutzeraktivitäten in einem bestimmten Datumsbereich: Über die Filter „Datum“ und „Benutzer“ sehen Sie sofort, wie produktiv ein einzelner Benutzer im ausgewählten Zeitraum war. Sie erhalten eine Liste mit allen Historie-Einträgen, die vom Benutzer erstellt, automatisch erfasst oder manuell hinzugefügt wurden, wie etwa die Details zu einem im Büro erhaltenen Anruf. Diese Detailinformationen geben Ihnen einen ausgezeichneten Einblick in die Produktivität einzelner Teammitglieder und helfen Ihnen, etwaige Problembereiche zu identifizieren.

    Bestimmter Tätigkeitstyp für das gesamte Team: Alternativ dazu möchten Sie als Manager vielleicht sehen, wie viele Telefonanrufe das gesamte Team erhalten oder wie viele E-Mails es gesendet hat. Dazu ist der Filter „Typen“ ideal, mit dem Sie die Ansicht auf bestimmte Arten von Historie-Einträgen reduzieren können – z. B. statt sämtlichen Telefongesprächen im Allgemeinen nur Detailinformationen zu allen erhaltenen Anrufen oder Anrufen, bei denen eine Nachricht hinterlassen werden musste.

    Exportieren der Ergebnisse: Nachdem Sie die Daten gefiltert haben, lassen sie sich bei Bedarf auch als Excel-Datei exportieren und ganz einfach gegenüberstellen. Mit Hilfe dieser Act! Funktion können Manager die Produktivität einzelner Benutzer problemlos überwachen, Vergleiche anstellen und Bereiche mit Verbesserungspotential identifizieren.

    Act! Insight

    Sie möchten Ihren Datenvergleich grafisch aufbereitet haben? Dann ist Act! Insight die perfekte Lösung. Act! Insight umfasst eine Reihe grafischer Darstellungen, mit denen Sie Informationen über die Tätigkeiten Ihrer Benutzer sowie ihre Leistung im Vertrieb vergleichen und gegenüberstellen können.

    Act! Insight ist äußerst anpassbar – Manager können ihre eigenen Ansichten und Diagramme erstellen –, aber auch die standardmäßig enthaltenen Act! Insights sind sehr hilfreich. Die Ansicht Customer Interactions (Kundeninteraktionen) gibt Ihnen beispielsweise Aufschluss über die geplanten Tätigkeiten Ihrer Benutzer, d. h. bevorstehende Interaktionen mit Kunden. Das Diagramm Activities by Sales Rep (Tätigkeiten nach Vertriebsmitarbeiter) zeigt Ihnen auf einen Blick die Tätigkeiten jedes Act! Benutzers an:

    Act! Tätigkeiten nach Vertriebsmitarbeiter
    Oder wenn ein Manager Informationen über bevorstehende Geschäftsabschlüsse benötigt, findet er diese in der Ansicht Sales Metrics (Vertriebskennzahlen). Das nachfolgende Diagramm Forecasted Sales by Sales Rep (Prognostizierte Geschäftsabschlüsse nach Vertriebsmitarbeiter) enthält einen Überblick über alle Geschäfte, an denen Ihre Benutzer derzeit arbeiten, und die erwarteten Einnahmen bei Geschäftsabschluss:
    Act! Prognostizierte Geschäftsabschlüsse nach VertriebsmitarbeiterAnzeige weiterer Details: Wenn Sie die Maus über einen der Balken bewegen, sehen Sie den genauen prognostizierten Betrag je Benutzer. Sie können sogar auf die Balken klicken, um Detailinformationen zu jeder Verkaufschance eines Benutzers einzusehen.

    Die Act! Insight Funktion liefert Managern, die mit Act! arbeiten, äußerst nützliche Informationen – und zwar auf einen Blick. Sie können kurzerhand Details zu bevorstehenden oder früheren Tätigkeiten und Geschäftsabschlüssen abrufen und so die Produktivität Ihrer Benutzer – ob in der Vergangenheit oder der Zukunft – erfolgreich überwachen.

    All diese Informationen stellen wertvolle Einblicke dar, die Ihnen als Manager das „Rätselraten“ ersparen. Mit Hilfe dieser Daten können Sie außerdem Mängel hinsichtlich der Produktivität und Leistung Ihrer Teammitglieder proaktiv identifizieren und sofort auf diese Probleme eingehen. Dies sorgt nicht nur für eine konstant hohe Einzel- und Teamleistung, sondern wirkt sich auch positiv auf die Produktivität aus.

    Wie Sie sehen können, bietet Ihnen Act! zahlreiche Möglichkeiten, die Produktivität Ihres Teams und einzelner Benutzer im Blick und im Griff zu behalten. Als Manager können Sie die Historienlisten ganz einfach filtern, um verschiedene Arten von Tätigkeiten in Ihrer Datenbank nach Benutzer oder Team zu verfolgen. Die Ansicht lässt sich sogar auf bestimmte Detailinformationen zu diesen Tätigkeiten verfeinern, um einen noch besseren Einblick zu erhalten. Nachdem Sie einen Bericht erstellt haben, erleichtert Ihnen die Exportfunktion das Weiterleiten und Vergleichen dieser Informationen sowie die weitere Verwertung. Act! Insight bietet Ihnen optisch ansprechende Berichte in Form von Grafiken und Diagrammen. Sie erhalten auf einen Blick Aufschluss über die Tätigkeiten und die Produktivität Ihres Teams, was Ihnen Ihre Arbeit als Manager weiter erleichtert.

    Überzeugen Sie sich selbst, wie Sie die Produktivität Ihres Teams mit Act! besser im Blick behalten können. Testen Sie Act! kostenlos oder fordern Sie eine personalisierte Demo an.


  • Comment exploiter votre logiciel CRM pour mesurer la productivité de votre équipe

    by Steve Jackson, Instructeur Act!, Swiftpage | Jul 18, 2018

    La gestion efficace d’une équipe passe par une bonne connaissance de ses activités. Avec tout votre travail, vous ne pouvez pas passer vos journées à surveiller vos commerciaux mais heureusement, vous pouvez exploiter votre logiciel CRM pour évaluer et améliorer la productivité de votre équipe. En effet, une étude a démontré qu’un logiciel CRM peut améliorer la productivité de 26,4%, surtout si l’on ajoute des capacités mobiles et sociales. Le suivi de la productivité des utilisateurs est la principale fonction d’un système de gestion de la relation client (CRM). Cette démarche permet aux responsables de manager leur équipe et de garantir que les commerciaux travaillent efficacement et utilisent le système de manière optimale. Votre logiciel CRM enregistre un capital de données qui vont vous renseigner directement sur la performance des utilisateurs pour mieux booster leur productivité. Voyons comment certaines fonctionnalités intégrées à votre système CRM peuvent vous servir à évaluer et améliorer la productivité.

    Enregistrement des activités dans Act!

    Avec Act!, la plupart des actions d’un utilisateur peuvent être enregistrées dans le programme. Cette fonction est très utile pour les utilisateurs, du fait qu’elle leur permet de garder une trace du travail effectué. Avec cette fonction, les responsables d’équipe peuvent contrôler rapidement et facilement le travail de leurs commerciaux.

    Quand un utilisateur effectue une action dans Act! (par exemple terminer une réunion ou saisir des données sur un appel client), les données sont enregistrées dans la fiche contact. Voici un exemple de fiche d’historique d’un contact :

    Act! - Fiche d’historique d’un contact

    Quand une activité Act! est terminée, le programme enregistre automatiquement une fiche d’historique pour l’utilisateur, ce qui fait qu’il est impossible d’oublier d’enregistrer des données. Il y a d’autres fonctions d’automatisation associées à l’historique, comme l’enregistrement automatique des emails envoyés dans Outlook (après configuration) et l’enregistrement automatique des modifications de certains champs dans le programme. Ces fonctions servent à modifier une étape d’opportunité. Voici un exemple de fiche d’historique avec la liste de toutes les modifications des étapes d’une opportunité :

    Act! - Modifications des étapes d’une opportunité

    Affichage d’activités dans Act!

    Il y a plusieurs moyens d’afficher l’activité d’un utilisateur dans Act!, par exemple Liste d’historique et Act! Insight.

    Liste d’historique

    Pour un manager, la saisie automatique des informations dans Act! est une fonction extrêmement utile, étant donné qu’elle permet de facilement rechercher des informations et de faire des rapports à partir des activités utilisateur. La liste d’historique simplifie l’affichage des informations :

    Act! - Liste d’historique

    La liste d’historique affiche toutes les activités pour l’ensemble de la base de données Act!. Normalement, on y retrouve des centaines, voire des milliers, de saisies, en fonction de la taille de votre entreprise.

    Filtrage de l’historique pour consulter des informations spécifiques 

    Dans le cadre du travail de management, il est parfois utile de concentrer sur certaines informations de la liste d’historique pour voir la productivité d’un utilisateur (ou d’une équipe) spécifique. C’est là qu’interviennent les filtres au dessus de la liste.

    Activités utilisateur sur une période spécifique : Il suffit d’utiliser les filtres ‘période’ et ‘utilisateur’ pour afficher la productivité d’un utilisateur sur une période spécifique. Les résultats qui s’affichent dans la liste comprennent les entrées d’historique créées par l’utilisateur, les entrées automatiques, ainsi que des données ajoutées manuellement par l’utilisateur, par exemple des informations sur un appel reçu au bureau. Ce genre de données renseignent bien sur la productivité individuelle et peuvent vous aider à identifier des faiblesses chez certains commerciaux pour leur proposer des formations.

    Type d’activité spécifique de toute l’équipe : Le responsable commercial peut aussi consulter d’autres éléments, par exemple le nombre d’appels téléphoniques reçus par toute l’équipe où le nombre d’emails envoyés. Le filtre Types lui permet ainsi d’accéder à des informations plus précises pour consulter des types d’historique spécifiques, des informations sur les appels reçus ou la liste des appels avec des messages plutôt que des appels simples.

    Exportation de résultats : Après avoir filtré des données, il est possible de les exporter dans Excel, si besoin, pour faciliter les comparaisons de données. Avec cette fonctionnalité Act!, les managers peuvent facilement contrôler et comparer la productivité de leurs utilisateurs, et identifier d’éventuelles lacunes.

    Act! Insight

    La fonctionnalité Act! Insight peut être très utile pour ceux qui préfèrent les comparaisons plus visuelles. Act! Insight permet d’afficher des données graphiques afin de comparer et contraster facilement des informations sur les activités et la performance commerciale de vos utilisateurs.

    Avec les capacités de personnalisation d’Act! Insight, les responsables commerciaux peuvent créer des vues et tableaux personnalisés, à savoir que les analyses standard d’Act! Insight intégrées au programme sont elles aussi très utiles. Par exemple, la Vue Interactions client affiche des informations sur les activités programmées des utilisateurs (prochaines interactions client). Quant au tableau ci-dessous (Activités par commercial), il permet un affichage instantané des activités pour chaque utilisateur Act! :

    Act! - Activités par commercial

    Autre fonction possible : si un responsable a besoin d’informations sur les prochaines ventes, il peut consulter la Vue performance commerciale. Le tableau Prévisions de vente par commercial ci-dessus affiche les ventes actuelles de vos utilisateurs et le chiffre total que ces ventes prévues devraient rapporter :

    Act! - Prévisions de vente par commercial

    Afficher des informations détaillées : En survolant les barres du tableau avec votre souris, vous pouvez afficher des données détaillées sur le chiffre correspondant aux prévisions de vente par utilisateur. Vous pouvez même cliquer sur les barres pour voir des informations détaillées sur les opportunités d’un utilisateur.

    Pour les responsables qui utilisent le programme, la fonctionnalité Act! Insight permet d’accéder à un capital de données en quelques clics. Il est facile d’obtenir des informations détaillées sur les prochaines ou anciennes activités et ventes, ce qui permet aux managers de faire un bilan de la productivité actuelle et d’évaluer la productivité future de leurs utilisateurs.

    Les analyses issues de ces informations facilitent énormément le travail des responsables commerciaux. De plus, en ayant ces données à portée de main, les managers sont plus réactifs : ils sont bien renseignés sur la productivité individuelle, ils identifient vite les baisses de performance dans l’équipe et ils réussissent à mieux gérer et solutionner les problèmes. Cette démarche permet d’harmoniser la performance des commerciaux et de l’équipe et d’améliorer la productivité.

    On voit donc qu’Act! est équipé de nombreuses fonctions pour manager la productivité d’une équipe et des utilisateurs. Les responsables peuvent filtrer facilement les listes d’historique pour analyser des données de plusieurs types d’activité, dans la base de données, par utilisateur ou par équipe. Ils peuvent même accéder à des données spécifiques sur les activités, pour une analyse encore plus approfondie. Une fois les rapports créés, la fonction d’exportation d’informations permet de facilement partager, comparer et utiliser les données. Act! Insight inclut aussi des rapports visuels sous forme de graphiques et tableaux. Avec ces vues instantanées des activités et de la productivité, il est encore plus facile de manager une équipe.

    Découvrez vous-même toutes ces capacités conçues pour améliorer la productivité. Essayez Act! gratuitement ou demandez une démo personnalisée.

  • How to leverage your CRM to track your team’s productivity

    by Steve Jackson, Act! Trainer, Swiftpage | Jul 17, 2018

    To effectively manage a team, you need to keep track of their activities. It's impossible to watch each team member every minute of every day, plus do everything else you must do. Fortunately, you can leverage your CRM to track your team’s productivity and continually improve it. In fact, it was found that a CRM can improve productivity by 26.4%, especially when adding social and mobile capabilities. One of the most important uses of a customer relationship management system (CRM) is tracking the productivity of your users. Doing so enables any team leader to ensure that their team members are using the system to its fullest and that they are working most efficiently. Your CRM software captures valuable data that aids managers in helping their users continually improve their productivity over time. Let’s take a look at some of the ways that you can track and increase productivity by leveraging the metrics available in your CRM.

    Capturing Activity in Act!

    In Act!, the majority of actions that a user takes can be recorded within the program. This is very useful for end users, allowing them to document the work they’ve completed. Plus it enables managers to very quickly and easily review their team’s activity in the program.

    When a user performs an action in Act!, such as completing a meeting or recording the details of a phone call with a customer, this information is recorded against the contact's record. You can see an example of a contact’s History record below:

    Act! Activity View 1

    In the case of completing Act! Activities, the program itself will always automatically record a History record for the user, so there’s no danger of anyone forgetting to record this information. Other automation, with regards to History entries, can include automatically recording any emails that are sent through Outlook (providing this has been configured), as well as automatically recording changes to certain fields in the program. This is especially useful when changing the Stage of an Opportunity. Below is an example of a History record that lists Opportunity Stage updates:

    Act! Activity View 2

    Viewing Activity in Act!

    There are a few methods of viewing user activity in Act!, such as through the History List and through Act! Insight.

    History List

    From a manager's point of view the automated capture of information in Act! is extremely useful, as it means they are easily able to search for and report based on the activity of their users. An easy way to view this information is with the History List:

    Act! History List

    The History List shows every single activity entry throughout your entire Act! Database. Typically, you could expect to find hundreds or even thousands of entries here, depending on the size of your business.

    Filter History to Track Specific Information

    From a managerial point of view, it’s beneficial to reduce the information in the History List to view a specific user’s or team's productivity. This can easily be achieved by using the filters that appear at the top of the list.

    User Activity for a specific date range: By simply using the Date Range and the User filters you can easily see how productive an individual user has been for the specified time period. The resulting list will show all of the History entries that the user has created, those entered automatically, as well as anything they had added manually, like the details of a call they have received in the office. This sort of detail can tell you a lot about individual team member productivity and help identify coaching opportunities for improvement.

    Specific Activity Type for the Entire Team: Alternatively, a manager may wish to see how many phone calls the entire team has received, or how many emails were sent, for example. This can be easily accomplished using the Types filter. This allows the manager to easily drill down to see specific History types, the details of calls that were received, or the details of calls where messages needed to be left rather than just phone calls in general.

    Export the results: Once the data has been filtered, it can also be exported to Excel, if needed, allowing for easy data comparisons. By making use of this Act! feature, a manager can easily monitor and compare the productivity of their individual users, and identify areas of potential improvement.

    Act! Insight

    If a manager prefers a more visual comparison, the Act! Insight feature is particularly beneficial. Act! Insight provides a number of graphical displays that allow you to easily compare and contrast information about your users’ activities as well as their sales performance.

    Whilst Act! Insight is very customisable allowing managers to create their own Views and Charts, the standard Act! Insights that come with the program are also very beneficial. For example, the Customer Interactions View provides information about your users’ scheduled Activities (upcoming customer interactions). For example, the Activities by Sales Rep Chart below provides an at-a-glance view of the Activities for each of your Act! users:

    Act! Activities by Sales Rep

    Alternatively, if a manager requires information on upcoming sales, they can find this in the Sales Metrics View. The Forecasted Sales by Sales Rep Chart below shows, at-a-glance, the sales that your users currently have in progress, and the total forecasted revenue they expect to close:

    Act! Forecasted Sales by Sales Rep

    View additional details: Hovering the mouse over any of the bars will show you the precise amount forecasted per user. You can even click on the bars to get detailed information about each of a user’s Opportunities.

    Using the Act! Insight feature provides very useful “at-a-glance” information for managers using the program. They can easily get detailed information on upcoming or past activities and sales, allowing them to successfully monitor their users’ upcoming and past productivity.

    All this information provides valuable insights and takes the guesswork out of managing. Plus, armed with this data, managers are able to proactively identify shortfalls in productivity and team member performance to address and correct issues as they develop. Doing so allows for consistent individual and team performance as well as productivity improvements.

    As you can see, Act! provides numerous methods to manage team and individual user productivity. Managers are able to easily filter History Lists to track various types of activity, within the database, by user or by team. They can even drill down to view specific details relating to these activities, for added insight. Once they’ve created a report, the ability to export the information facilitates sharing, comparing, and utilisation. Act! Insight provides visual reporting in the form of graphs and charts. These at-a-glance views of activity and productivity further simplify managing teams.

    Experience these productivity tracking capabilities for yourself. Try Act! at no cost or request a personalised demo.

  • Swiftpage Launches All-New Act! 365 with Office 365 Integration in Spanish in North America

    by Mallory Bowers | Jul 16, 2018

    Act! 365 makes it easier than ever for Spanish-speaking entrepreneurs and small business owners to attract new prospects, close more deals, and cost-effectively grow their businesses

    DENVER, CO — July 16, 2018 Swiftpage, the provider of Act! CRM software, a leading cloud-enabled platform aimed at helping small and mid-sized businesses grow, today announced the availability of Act! 365, an all-new sales productivity and emarketing solution tightly integrated with Office 365 in Spanish in North America. Act! 365 is the most effective SMB-focused sales productivity and emarketing solution on the market and is designed to meet the needs of the Spanish-speaking and Latino-owned business community.  

    Designed specifically for Office 365 users, Act! 365 is purpose-built to boost sales and marketing results for fast-growing small businesses. Powerful, easy to use, and cost-effective at just $10 per user/per month, Act! 365 provides customer management features, sales productivity and pipeline management tools, and practical emarketing capabilities, integrated with Office 365 and accessible on mobile devices.

    Swiftpage has also launched a dedicated Spanish language Act! 365 website with features, pricing and customer resources. New users can sign up for a free trial here to start taking advantage of the powerful software’s sales management and email marketing capabilities to fuel their business growth.

    “The Spanish-speaking business community consistently serves as a key driver of small business growth and innovation,” said John Oechsle, CEO of Swiftpage. “Many of these businesses prefer English-focused software solutions, but there is a segment of small businesses that will benefit significantly from the option to integrate crucial business growth tools delivered entirely in Spanish. Swiftpage would love the opportunity to be a part of the growth journey for these small businesses by offering the powerful email marketing and sales management features contained in the Spanish language Act! 365 solution.”

    Key Act! 365 features and benefits:

    • Complete integration with Office 365 including embedded Microsoft Outlook® functionality
    • Practical customer management features
    • Sales productivity and pipeline management tools
    • Integrated Email marketing with Intelligent Call List
    • Compatibility with iPhone®, iPad® and Android™ devices
    • Mobile app available free from The App Store® and Google Play
    • Access to online self-help resources

     

    To learn more about Swiftpage and the all-new Act! 365 product, available today in Spanish in North America, please visit https://www.act.com/espanol to sign up for a free trial.

     

    About the Act! Portfolio

    Act! has been a pioneer and an innovator in the CRM space for over 30 years, acquiring six million users in over 100 countries. The award winning solution helps businesses build lasting relationships, fuel business growth, and make informed decisions. Because every business runs differently, users have the freedom to tailor an Act! experience to fit their needs for an adaptable, everywhere, connected workspace.

  • Long-term Benefits of Moving Your Business to the Cloud

    by Mallory Bowers | Jun 28, 2018

    Many businesses are making the transition to cloud computing. This is no mere passing trend. Gartner projects that the cloud computing market will reach $411 billion by 2020. You may be wondering if it's worth the effort to move your own business to the cloud. This is a decision that provides you with many competitive advantages. Let's look at some of the top benefits of cloud computing for businesses. 

    Makes Your Business Flexible and Scalable

    Cloud computing is ideal for growing businesses with quickly-changing needs. When you use cloud-based services, it's simple to scale up or down. Some businesses have fluctuating needs depending on the season. This helps to keep your business agile and ensure that you aren't overpaying for services that you don't need. It also lets you grow quickly without having to purchase new in-house equipment or software. Increased flexibility is one of the reasons that moving your business to the cloud is a good investment in your business's future. 

    Keeps Your Data Secure and Retrievable 

    Security threats are growing and businesses are rightfully concerned about how to protect their own and their customers' data. Cloud computing is a secure alternative to storing data on your own servers. There are several security benefits to cloud computing. When you have crucial files and data stored on the cloud you have more control and security. If all of your data is stored on a laptop or other device, you risk losing everything if that device is lost or stolen. When data is in the cloud, however, you always have access to your data. The cloud is also secure in case of disasters and power outages. Cloud-based backup and recovery is a cost-effective solution that's especially helpful for small and mid-sized businesses.  

    Convenient For a Mobile Workforce

    More businesses than ever are introducing flexible work schedules where employees can work from home. Even if you maintain traditional 9-5 office hours, you and your team members may have to travel and check in from different locations. The cloud makes it easy to connect, communicate, and share information from any location. This allows you to maintain a more agile workforce.

    Lower Costs

    Cloud computing lets you pay-as-you-go, which is often the most economical approach for businesses. You don't have to buy or upgrade hardware or software. You also save on the costs of setup and management. This is convenient and affordable for smaller businesses without a dedicated IT department. Cloud services offer flexible subscriptions that allow you to purchase what you need and no more at any given time. 

    Automatic Backups and Updates

    With cloud computing, you don't have to worry about maintaining your own servers. Tasks such as performing updates and backups are handled for you off-site. Automated updates keep your system secure and up-to-date. This helps you improve efficiency and inspires confidence in your customers. Having everything updated by a cloud service frees up your time so you and your team can focus on more productive tasks. 

    Easier Collaboration

    People today work on many different devices and platforms. When you're working on the cloud, you don't have to worry about compatibility. Nor do you have to spend time sending files via email. Your team can upload, download, edit, and share files with ease. Cloud-based systems let people see one another's work in real time. When files are sent back and forth between users, only one person at a time can view them. On the cloud, everyone with access can see and work on documents. This makes everyone more productive. 

    These are some of the reasons that so many businesses are moving to the cloud. This is a decision that can give you greater security while facilitating greater security, flexibility, and more efficient teamwork. If you haven't yet made this transition you should seriously consider it.  

    Act! was built for small business success, try Act! for free today!

  • CRM: The Secret Behind a Better Business

    by Mallory Bowers | Jun 28, 2018

    Every business begins and ends with their customers. That means how those customers are treated, from start to finish and throughout the customer relationship needs to be a high priority.

    "78% of consumers have bailed on a transaction or not made an intended purchase because of a poor service experience."

    Of course, that isn't news but it does illuminate the importance of using CRM to improve customer service and more... 

    Build better relationships

    Have you ever run into that fast talking salesman who starts acting like your best friend of ten years after ten minutes? While the goal of the poor misguided salesperson is right, that approach is both offensive and off-putting.

    In today's information-driven world, expediting those relationships isn't so far-fetched as the scenario above. That is because the right CRM will do the work of learning years’ worth of relationship building information in a few short customer interactions. 

    CRM will empower these relationships by keeping rich contact details, emails, documents, notes, history, activities, social media updates, and more in one, easy to find place. In a brief scan over some customer details, the customer service rep will have an understanding of who is on the other end.

    This kind of information will not only foster connection throughout the life of the customer relationship, it will also promote more closes. By using these relationship tools to nurture the customer throughout the buyer's journey, an increase in sales can be expected.

    Close more deals and stay connected

    Using CRM to stay plugged in longer, more often and from more locations will equate to not missing the opportunity to close a deal. That kind of availability rarely goes unnoticed by your customers as well, which will help to further establish trust and confidence. Those are two qualities that can definitely be a boon to closing that big deal.

    "A recent study by Nucleus Research found that mobile access to a CRM increases sales force productivity by an average of 14.6%... ."

    CRM goes where you go, enabling you to be productive from wherever you work—the office, home, or the road—whether you're online or offline. This means that your big lead that could be a game-changer won't ever be at risk of missing that one vital message, email, call or text.

    Efficient and Effective

    It may not be quite as annoying as that pushy, too friendly too fast salesperson but waiting for the rep to pull up your files, get a balance and so on, can get aggravating quick. CRM allows connectivity to many popular business apps like Outlook®, Google™, QuickBooks® Online, and more.

    So your customer service representatives will be efficient, look smart and leave your customers impressed. That is efficient and effective CRM when it is utilized properly. There is more to customer service today than being polite and friendly. Yes, that still counts but what your customers really want is service that is helpful, fast and available. Those sales numbers and customer relationships are all built on delivering that kind of service.

    CRM and Better Business

    Delivering excellent customer service is a fast way to make your business better and it should be what your business is already doing, right? Using CRM extends that service into the customer relationship and will improve your already great customer service operation while increasing sales.

    Doing business better includes a strategy that involves CRM and CRM means a better business in the end. If you want to learn more about how to improve your customer service or evaluate your customer relationship management strategy, contact us

    Build relationships that count, deliver customer service that makes them remember and use CRM to help your team close more deals. Using CRM means running a better business and that is good for you and your customers – try Act! for free today!

  • What Can Custom Tables Do for You?

    by Mallory Bowers | Jun 28, 2018

    Today data is growing at a rate unseen before in the history of man. With the growth of this data, more possibilities are opened to the average business. Thanks to the new data depth, companies can offer more services and products while understanding the customer's needs in greater detail. But a CRM solution must be able to handle this data quickly and efficiently to best serve their customers. This is why we have added Custom Tables to Act! Premium Plus.

    Present Complex Data Sets

    Custom Tables in Act! Premium Plus allows access to complex data sets within our CRM solution. Our Custom Tables Manager will enable customers to include these data sets in a convenient and flexible framework.

    Users can view roll-up metrics for any number of complex data sets, simplifying what would otherwise be a complicated process. Custom Tables make the access easy, no matter what the data contains. The complete details of an insurance policy or a project are right at the user's fingertips without having to dig through other screens.

    The complex data sets can be used to track higher value measures. For example, it would be easy to include a custom table to show the number of presentations made to prospects. This capability becomes even more powerful as the service offerings become more customized.

    Simplify Training and Speed Up Service

    Since more information is on the screen for the CRM user, Custom Tables can help with training. The users will find that the information needed is only a mouse movement away instead of learning how to manage multiple screens.

    And since it is on screen, neither the customer nor the CRM user will have to wait for screen loads or data searches. Custom Tables bring a new paradigm to the information available to the average CRM system, and it does so with incredible speed by logically encapsulating the data.

    A manager can use custom tables and views to make sure that staff is gathering and/or supplying the correct information. For example, a custom table can be shown to enforce interaction with phone numbers, email addresses, or applicable discounts.

    Describe Unique and Specialized Business Processes and Relationships

    Custom Tables can be used to describe business processes unique to a client's needs. These processes may have their own requirements or field sets that can be quickly accessed by users for verification or modification.

    Specialized industry can be accommodated with our Custom Tables. Derivative or dependent processes can be logically grouped and followed through the use of tables. This allows users to quickly get to the heart of an exception or problem despite the complex nature of the process.

    A great example of a unique business relationship that can be enhanced with Custom Tables is Relationship Depth. Many B2B sales require more than a single point of contact to close the deal. 

    You would expect senior management to be involved in a significant B2B sale. But you may find that someone from legal needs to be included on the deal. Many financial institutions may also require support from risk management and compliance.

    All of these actors in the sales process need to be managed to complete the deal. Without understanding the relationships involved, it would be easy for a critical component overlooked. Custom Tables allow these complex sales relationships to be easily understood and tracked. 

    The Possibilities Are Endless

    Custom Tables are flexible by their nature, allowing them to adapt to any number of data solutions. We can support insurance policies, products, mortgage data, contact information, project data, or all of the above, for a single contact or an entire group. 

    Association Is the Key

    Complex data sets can be encapsulated by Custom Tables, but the real advantage takes place when this information is associated with the proper groups. Act! allows this data to be associated with any number of relations, including contacts, companies, groups, or even opportunities.

    Through association, the rich and robust data contained within Custom Tables becomes a relatable and actionable connection that is easy to follow and maintain.

    Act on the Data

    By using the Custom Table Manager and relating the information within Act! Premium Plus, CRM users have the capacity to interact with the complex data just as a simple data set would typically provide. They are free to create activities and to-dos as well as send follow-up emails.

    With easy access to the complex related data, users can engage in informed sales conversations and lead generation. They can also handle projects that track numerous points of data with ease. 

    The benefits of CRM are greatly amplified when the power of Custom Tables are added to the feature list. By empowering the users to handle more complex datasets with ease, the company itself can expand its service and product offerings. The expanded offerings can provide a substantial advantage over competitors.

    Templates To Get Up and Running With Custom Tables Fast

    Act! Premium Plus ships with custom industry templates to make it easy to use. You'll find a wide industry support, including:

    • Mortgage Brokers
    • Wealth Management
    • Residential Real Estate
    • Event Planning
    • Consulting
    • Project Managment
    • Product Inventories

    Chances are you'll find a template to fit your needs. But if you don't, you can put the power of Custom Tables to work for you and create your own. If you have a special need, an Act! Consultant can help you get the most out of the system with Custom Table support.

    Contact us today to see how Act! Premium Plus with Custom Tables can revolutionize your business.

  • What is marketing automation and why do you need it?

    by Act! Blog | Jun 20, 2018

    Marketing automation refers to the technology or software that allows business to harness the prowess of smart and automated workflows to enhance productivity and deliver better prospect and customer experience. Moreover, using state-of-the-art marketing automation software, you can get a panoramic view of prospect activity (by integrating it with your CRM), recognise the hottest leads and prioritise them, deliver a personalised customer experience and generate actionable insight from data to make prudent business decisions.

    The aforementioned is precisely why around 49% of companies are using marketing automation with the numbers increasing with every passing day.

    Unlike email automation systems which only offer basic/bulk emailing features, marketing automation tools offer a wide variety of advanced features. Let’s take a look at some of the most popular ones:

    • Advanced or automated email marketing campaigns also known as drip marketing or drip campaigns: This type of email marketing goes a step beyond the conventional email blasts. Using this technique you can send out emails on a schedule; e.g. the first email gets sent as soon as a user subscribes, the second gets sent 2 days later, another goes out after a fortnight and so on. In addition to this, you can also automate workflows which allow you to send emails depending on certain triggers e.g. when a user subscribes to a service or performs a specific action.
    • Landing page creation: Modern marketing automation tools allow you to create lead-driving, customisable and aesthetically pleasing landing pages.
    • Lead capture forms: Create your lead capture forms to capture more prospects’ contact details.
    • Segmentation: Create dynamic customer segments instead of static ones for enhanced customer engagement possibilities.
    • Lead scoring: Associate lead scores against prospects and gain the ability to prioritise the hottest prospects (high lead scores).
    • Triggered emails: Set efficient auto-responders to reach out to customers as soon as they engage.
    • Dynamic content: Display different content in your emails depending on the person who is viewing it.
    • Perform A/B testing: Optimise your email campaigns over time by periodically running A/B testing on your audiences.
    • Social media integration: Use your marketing automation tool to schedule your posts on social media and/or set up automatic posting workflows.
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    Aforementioned were some of the features of a modern marketing automation tool that can help businesses enhance levels of customer engagement and satisfaction. Additionally, these marketing automation features (among many others) also provide businesses with the following tangible benefits:

    1. a) Use in tandem with a CRM and reap the benefits:

    Modern CRM and marketing automation software give you the luxury of integrating them with each other. By having your contact information and all your marketing data in one central hub, you can have a more holistic view of customer relationships and engagement levels. This also paves the path for customer outreach; for example, if your marketing automation tool has access to all your contacts, you can send multiple emails via a few clicks as opposed to uploading your contacts to the marketing automation tool.

    1. b) Know your marketing KPIs and increase ROI:

    With a marketing automation tool, you can not only set up automated workflows, you can also gauge their performance and generate KPIs against them. For example, you can measure the rate of hot lead generation or the average spending of converted leads etc. By knowing your performance and effectiveness levels, you can find out best performing areas and the ones that are in need of serious revamping.

    1. c) Enhance customer experience:

    Marketing automation software allow you to personalise your outreach to your customers by creating buyer personas and customising sent emails depending on customer characteristics etc. In addition to this, they also allow you to track a customer’s journey and consolidate all the different channels via which a customer is interacting with the company. By doing all of the aforementioned, these sophisticated tools allow you to enhance your overall customer experience.

    1. d) Increasing customer retention:

    By personalising your customer outreach and enhancing customer experience, marketing automation tools can also help you in enhancing customer retention.
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    1. e) Increased sales efficiency:

    Saying that a marketing automation tool can help drive sales is an understatement. There are many ways a sales team can benefit from the marvels of automated marketing; here are a few:

    • Spend time on the right leads: One of the biggest reason why sales and marketing are always beating each other’s brains out is poor lead quality. When marketing keeps on sending poor quality leads, sales keeps on wasting its precious time fighting lost causes. However, by tracking lead scores and only passing on hot leads, a marketing team gives a sales team the luxury to only spend time on the right leads.
    • Lead segmentation: By segmenting leads based on various factors like buying cycle stages, buying preferences and locations etc. you can help your sales team generate targeted strategies which can eventually lead to higher conversion rates.
    • Witness the activities of prospects (as they perform them): A sales team would love to know exactly when a prospect performs a certain action. For example, if a sales team gets notified immediately when a prospect fills a certain form or subscribes to a newsletter, they can take appropriate actions and strike the iron while it’s still hot.

    Marketing automation can help eliminate the differences and bridge the metaphorical gap between the sales and marketing teams within a business. It can also make it easier for you to collect and use customer data by creating a holistic picture of your prospects, leads and customers. As we established in this article, if used correctly, using a marketing automation tool can enable a company to enhance its revenue and eventually help it grow.


    Email Marketing Best Practices Guide from Act!
  • Marketing automation : pourquoi est-il essentiel au succès de votre PME ?

    by Act! Blog | Jun 20, 2018

    Actuellement, 51 % des sociétés ont recours au marketing automation. Grâce à l'automatisation du marketing, une entreprise peut aisément automatiser certaines tâches et même des processus plus complexes. Cela pour accroître sa rentabilité, offrir une meilleure expérience à ses clients et prospects, et surtout améliorer la gestion de ses leads. Dans cet article, découvrez pourquoi le marketing automation est réellement essentiel au succès de votre PME.

    Qu'est-ce que le marketing automation ?

    Aussi appelé « automatisation marketing » en français, le marketing automation consiste à utiliser des technologies pour automatiser certains éléments d’une campagne marketing. En d’autres termes, des tâches ou des processus complets sont automatisés, en totalité ou en partie. L’objectif : optimiser le marketing d’une entreprise pour améliorer l’expérience client et mieux gérer les leads.

    En pratique, le marketing automation est surtout appliqué dans le marketing digital. Pour la bonne et simple raison que les supports utilisés sont des outils technologiques et numériques, qui rendent cette automatisation possible. Les équipes marketing ont alors à leur disposition tout un ensemble de techniques et outils qui leur permettent de créer, développer, déployer et, surtout, automatiser leurs campagnes marketing.

    Pour de meilleurs résultats, des logiciels pointus permettent même de créer des scénarios complexes. Sur cette base, les actions marketing sont alors adaptées en fonction de la situation et du comportement de la cible.

    Le marketing automation dans la génération et la gestion des leads

    De manière plus spécifique, on parle aussi de marketing automation lorsque toute une série d’actions sont automatisées en vue de générer et gérer des leads. Cette forme est souvent utilisée dans un contexte B2B, mais également dans certaines campagnes marketing en B2C (notamment quand les cycles d’achats sont longs et donc plus complexes).

    Souvent associé à une stratégie d’inbound marketing, le marketing automation vise concrètement à :

    • Créer, organiser et faire la promotion de vos contenus et de vos événements. C’est l’application directe de votre stratégie marketing.
    • Optimiser la génération de leads que ces contenus vous apportent. Cela passe notamment par des landing pages et des formulaires optimisés.
    • Qualifier les leads générés et les trier selon leur potentiel. On parle alors de « lead scoring ». Ce score vous permet alors de gérer vos priorités et d’adapter votre approche marketing selon vos cibles.
    • Gérer les leads (« lead nurturing »), à savoir les exploiter et entretenir la relation marketing établie avec vos prospects, jusqu’à ce qu’ils soient assez « mûrs » pour effectivement acheter vos produits / services.

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    Quelles tâches et processus marketing peuvent être automatisés ?

    Une multitude de tâches et de processus marketing peuvent être automatisés. De manière générale, une intervention humaine reste nécessaire pour la mise en place (élaboration de la stratégie, sélection des outils, paramétrage de la campagne marketing, etc.), l’adaptation et la résolution de problèmes.

    Hormis ces situations spécifiques, vous pouvez automatiser une grande partie de votre marketing. D’ailleurs, des technologies de plus en plus sophistiquées émergent, comme l’intelligence artificielle. Elles offrent des résultats extrêmement concluants, parfois même pour des tâches jugées complexes.

    En mettant en œuvre des flux automatisés avancés, vous optimisez ainsi l’implémentation de votre stratégie marketing. Mais aussi et surtout la gestion de vos leads, de leur génération jusqu’à leur exploitation par votre service commercial.

    Globalement, pour profiter au mieux des bénéfices du marketing automation, le mieux est d’établir différents scénarios qui permettent d’affiner la démarche. Il s’agit d’envisager les différentes possibilités (situations, comportements de la cible…) et de les représenter sous forme d’arbre de décisions. Et pour chaque scénario, vous programmez la façon dont le processus va se dérouler.

    Quelques exemples concrets

    Voici des exemples concrets de process et tâches marketing automatisables :

    • Les campagnes d’e-mailing. Il vous suffit de rédiger vos mails, de sélectionner vos critères de diffusion et de programmer les envois. Des logiciels complexes permettent même d’envoyer des mails spécifiques, en fonction du comportement de chaque cible (ex : différents messages selon les habitudes d’achat sur votre site e-commerce).
    • Le suivi de prospects après un premier contact. Si un prospect remplit un formulaire ou s’abonne à une liste de diffusion, il faut entretenir le contact pour que ce lead devienne fructueux. Grâce à des mails personnalisés et automatisés, vous favorisez son engagement (c’est ce qu’on appelle l’ « onboarding »). En fonction de ses réactions, les mails peuvent même être ajustés automatiquement.
    • La conversion de prospects. Prenons l’exemple d’un site e-commerce. Si un visiteur connecté consulte vos produits avec intérêt (la durée de sa visite est un bon indicateur) mais ne commande pas, il est possible de lui envoyer un mail automatique pour l’inciter à passer commande. De même, en cas d’abandon de panier, un mail (ou même plusieurs si besoin) peut automatiquement être envoyé à l’utilisateur après un certain laps de temps, pour l’encourager à finaliser sa commande.

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    Marketing automation : quels avantages pour votre activité ?

    Vous l’aurez compris, l’automatisation marketing offre une multitude de possibilités, qui vont grandement bénéficier à votre business. Mais quels avantages concrets pouvez-vous en espérer ? Comment peut-elle améliorer l’efficacité de votre équipe marketing ?

    1. Un réel gain de temps. Alors qu’une grande partie des tâches sont automatisées, vos marketeurs ont davantage de temps à consacrer aux actions à forte valeur ajoutée (stratégie, créativité, rencontres physiques avec les cibles, etc.) et peuvent vraiment mettre leurs compétences d’experts à profit. D’ailleurs, selon une étude de 2017, 88 % des marketeurs ont pu réduire de 88 % le temps passé à analyser les données et à créer des rapports, grâce à l’automatisation !
    2. Une réduction des coûts : en automatisant une partie de votre marketing, vous réduisez vos besoins en personnel et donc vos frais associés. En comparaison, les outils spécifiques d’automatisation sont beaucoup moins coûteux pour votre entreprise.
    3. Combiné à un CRM (Customer Relationship Management), le marketing automation améliore d’autant plus les retombées de vos actions marketing. D’un côté, l’automatisation permet d’alimenter votre CRM avec les données recueillies sur vos différentes cibles. De l’autre, le CRM centralise les informations permettant d’ajuster votre approche marketing.
    4. Donnant un meilleur accès aux KPIs, l’automatisation marketing permet de suivre plus précisément les indicateurs et d’ajuster votre stratégie et vos actions si nécessaires. Ce qui augmente votre ROI.
    5. Vos équipes commerciales reçoivent des leads de qualité et des informations précieuses sur les cibles. Elles peuvent alors plus efficacement convertir vos prospects et fidéliser vos clients. Selon l’étude précédente, le marketing automation réduit les frais de marketing de 12,2 %, tout en augmentant la productivité des ventes de 14,5 %.
    6. Grâce aux scénarios établis dans le cadre de l’automatisation, tous vos processus marketing et vos actions de communication sont davantage personnalisés. Ils sont mieux adaptés aux spécificités, besoins et préférences de vos cibles. Ce qui garantit de bien meilleurs résultats.
    7. L’expérience client (et prospect) est également améliorée, puisque votre communication est (presque) sur-mesure. Résultat : une image plus positive, plus de ventes et des consommateurs plus satisfaits !

    L’automatisation marketing : cruciale pour les PME

    Dans une petite structure, l’automatisation marketing s’avère encore plus cruciale. Premièrement, une PME a des ressources très limitées, comparé à une grande entreprise. Cela signifie qu’elle peut rarement se permettre d’embaucher toute une équipe de marketeurs. Pourtant, elle doit gérer son marketing pour gagner des clients et faire prospérer son activité. Disposant également de ressources financières restreintes, investir dans des outils de marketing automation est une solution tout à fait avantageuse. Pendant qu’une grande partie du marketing est automatisée, le reste du personnel peut se concentrer pleinement sur le développement de l’activité.

    Deuxièmement, le manque de ressources limite aussi les possibilités d’actions humaines auprès des prospects. D’où l’intérêt de générer des leads parfaitement qualifiés, que l’équipe commerciale pourra convertir plus facilement en clients effectifs.

    Troisièmement, pour une PME, chaque client revêt une importance capitale. Grâce à une communication ultra ciblée et personnalisée, elle peut alors satisfaire et fidéliser sa clientèle plus efficacement.

    Conclusion

    Le marketing automation est donc la clé pour vraiment aligner le marketing et l’équipe commerciale. Il aide ainsi à améliorer le taux de conversion des prospects et la fidélisation des clients. En facilitant la récolte, le traitement et l’exploitation des données de vos cibles, il vous offre une meilleure visibilité et une connaissance plus approfondie de vos prospects et clients. Utilisé correctement, le marketing automation vous aidera à accroître votre ROI, à saisir de nouvelles opportunités et à étendre votre activité.


    Guide Act! : Meilleures pratiques email marketing
  • Mit Marketing-Automatisierung zu höherem Umsatzwachstum

    by Act! Blog | Jun 20, 2018

    Der Bereich Marketingautomatisierung wächst rasant. Im Durchschnitt nutzen laut Emailmonday derzeit 51 Prozent der Unternehmen eine professionelle Software zur Marketingautomatisierung. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen wird es immer wichtiger, bei diesem Trend auf dem aktuellen Stand zu sein. Nur so können sie mit der Konkurrenz mithalten und erfolgreich wirtschaften.

    In einfachen Worten ausgedrückt ist unter Marketingautomatisierung eine Softwarelösung zum Optimieren von Marketingaktivitäten und -prozessen zu verstehen. Es geht um eine Technologie, die es Marketing- und Vertriebsabteilungen ermöglicht, Online-Marketingkampagnen und Verkaufsaktivitäten zu entwickeln, zu implementieren und zu automatisieren, die den Umsatz steigern und die Effizienz des Unternehmens maximieren.

    Mithilfe von intelligenten und automatisierten Workflows unterstützt eine Marketingautomatisierungs-Software Unternehmen dabei, eine optimale Voraussetzung dafür zu schaffen, dass sowohl potenzielle als auch Bestandskunden eine positive Kundenerfahrung machen.

    Indem durch die Implementierung einer solchen Plattform bestimmte Marketingprozesse automatisiert und Evaluierungsprozesse integriert werden, wird das Lead Management optimiert und die Rentabilität des Unternehmens verbessert. Das bestätigen auch die Zahlen des Marketing-Dienstleisters CMO: Marketingautomatisierung steigert die Verkaufsproduktivität um 14,5 Prozent und reduziert den Marketingaufwand um 12,2 Prozent.
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    Vorteile und Ziele von Marketingautomatisierung

    Fast 70 Prozent der vom Softwareunternehmen Liana Technologies befragten Marketingmitarbeiter sind der Ansicht, dass die verbesserte Ausrichtung auf Kernbotschaften der wichtigste Vorteil von Marketingautomatisierung ist, gefolgt von einer verbesserten Kundenerfahrung (45,9 %), einer verbesserten Qualität der Leads (37,7 %) und einer höheren Anzahl von Leads (34,9 %). Sprich, mit einer Software zur Marketingautomatisierung wird Ihr Marketing besser!

    Diese Vorteile gehen automatisch mit der Zielsetzung von Marketingautomatisierung einher. Im Folgenden sind diese zu nennen:

    • Optimierung der Produktivität
    • Steigerung des Marketing-ROI
    • Kampagnenmanagement verbessern
    • Verbesserung der Datenbankqualität
    • Mehr Kunden gewinnen
    • Leistungsmessung
    • Marketing und Vertrieb aufeinander ausrichten

    Überblick der wesentlichen Features

    Im Gegensatz zu reinen Lösungen im Bereich E-Mail-Marketing, die oft nur grundlegende bzw. Massen-E-Mail-Funktionen anbieten, steht Usern mit einer professionellen Software für Marketingautomatisierung ein viel breiteres sowie erweitertes Spektrum an Funktionen zur Verfügung:

    • Erweitertes E-Mail-Marketing: Ermöglicht es dem Nutzer, komplexe Entwicklungen basierend auf dem Verhalten eines potenziellen bzw. eines bereits etablierten Kunden zu erfassen und Zusammenhänge zu erstellen (auch als „Drip Marketing" bezeichnet).
    • Erstellen einer Landingpage: Eine Landingpage ist speziell dazu gedacht, User zum Handeln zu bewegen, während Ihre Homepage und andere Seiten Ihrer Website dies nicht tun. Mit Hilfe von Marketingautomatisierungs-Tools können Sie Ihre Landingpage individuell auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe bzw. Zielgruppen anpassen.
    • Formulare für die Lead-Generierung: Im Kontext von Marketingautomatisierung haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Formulare zu verwenden, mit denen Sie Kundendaten erfassen können. Die erfassten Daten können anschließend zum Anpassen der zukünftigen Kommunikation verwendet werden.
    • Segmentierung Ihrer Zielgruppen: Das Erstellen dynamischer Segmente auf Basis von Daten zu soziodemographischen Nutzerinformationen und erfasstem User-Verhalten anstelle von Kontakt-Uploads und statischen Verteilerlisten schafft die Voraussetzung für eine gezieltere Kundenansprache.
    • Lead-Scoring: Lead-Scoring ist ein wesentliches Marketing-Tool. Der Lead-Score gibt ein Maß dafür an, wie wahrscheinlich ein potenzieller Interessent zu einem tatsächlichen Kunden wird. Errechnet wird dieser Score auf Grundlage der Kundeneigenschaften, die durch Informationen, die dieser Ihrem Unternehmen über Formulare oder bestimmte Konversationen erteilt, und sein Verhalten in Form von Interaktionen auf Ihrer Website oder via E-Mails, definiert werden.
    • Trigger-E-Mails (Auto-Responder): Trigger-E-Mails sind automatisierte Marketingnachrichten, die auf dem Verhalten eines Interessenten basieren. Sie sind extrem effektiv, da sie von Natur aus nutzerrelevant und zeitnah sind. Eine Marketingautomatisierungs-Software hilft Ihnen dabei, diese Art von automatisierten E-Mails zu generieren.
    • Dynamischer Content: Wenn Ihre Kampagne zur Marketingautomatisierung viele Nutzer erfolgreich auf eine Landingpage verweist, ist es wichtige, den Inhalt dieser Seite für jede einzelne Person relevant zu machen. Mit Hilfe von dynamischem Content wird die Landingpage für jeden User unterschiedlich personalisiert. Dabei basiert dynamischer Inhalt auf einer Funktion, die eine Variable auswertet, die zu jedem Nutzer gehört und das Angebot basierend auf dieser Variable auf die persönlichen User-Vorlieben anpasst.
    • Personalisierte Inhalte: Mit Marketingautomatisierung ist die Personalisierung von Inhalten wie E-Mails, Newslettern, Website, etc. – gemäß der individuellen Anforderungen Ihrer definierten Personas sehr einfach. So können Sie mit einer Vielzahl von Automatisierungssoftware unter anderem Massen-E-Mails personalisieren, indem beispielsweise die persönliche Ansprache des Empfängers integriert und die E-Mail zu dem Zeitpunkt verschickt wird, zu dem die jeweiligen Nutzer morgens das erste Mal online gehen. Durch die Integration solcher Elemente werden Ihre E-Mails persönlicher. Wenn ein Kontakt eine E-Mail erhält, die so aussieht, als wäre sie für ihn personalisiert worden, öffnet er sie mit größerer Wahrscheinlichkeit.
    • Kanalübergreifende Kampagnen: Es ist wichtig, dass Sie einheitliche Marketingbotschaften an Ihre Zielgruppe kommunizieren. Kunden verlassen sich nicht länger auf einen einzigen Kanal, um sich über Produkte und Services zu informieren. Mit Cross-Channel-Marketingautomatisierung können Sie Interaktionen sowie automatisierte Antworten und Inhalte basierend auf dem Kontext, wie, wann, wo und warum Kunden mit Ihrer Marke interagieren, steuern und ganzheitlich sowie aufeinander abgestimmt ausrichten.
    • Integration von Social Media: Sie müssen nicht mehr jeden Morgen auf ein Tool zugreifen und Ihre Social-Media-Posts für den Tag planen oder einzelne E-Mails versenden. Dank moderner Marketingautomatisierung können Sie alles, was Sie benötigen, im Voraus planen. So haben Sie mehr Kapazitäten für andere Marketingaktivitäten und können Ihre Energie auf die eigentliche Kundenkommunikation konzentrieren.
    • Marketing-ROI messbar machen: Eine professionelle Software zur Marketingautomatisierung erleichtert es Unternehmen, den Erfolg ihrer Marketingmaßnahmen zu quantifizieren. Wenn Sie versuchen, den ROI Ihrer Kampagnen zu messen, ist es sehr wichtig, dass Ihre Daten aussagekräftig und vollständig sind. Ihr Vertriebsteam muss das entsprechende CRM daher konsequent verwenden und alle relevanten Daten so genau wie möglich eingeben.

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    CRM versus Marketingautomatisierung: das Optimum beider Welten

    Marketingautomatisierung ist nicht mit einem CRM-System gleichzusetzen. CRM steht für Customer Relationship Management. Eine CRM-Software ist ein Tool, mit dem Kontaktinformationen wie Namen, Adressen, Telefonnummern, Verkaufszahlen sowie das User-Verhalten und Konversationen bzw. Interaktionen, die Unternehmen mit Kunden gehabt haben, gespeichert werden. Im Gegensatz dazu ist Marketingautomatisierung, wie es der Name schon sagt, verstärkt auf den Marketingansatz eines Unternehmens fokussiert.

    Während beide Systeme für sich alleine bereits äußerst effiziente sowie effektive Tools darstellen, ist die Kombination einer CRM- mit einer Marketingautomatisierungs-Software sogar noch leistungsstärker. Wenn Sie ein Marketingautomatisierungs-Tool zusammen mit einer CRM-Integration verwenden, können Sie die Vertriebs- und Marketingaktivitäten Ihrer Kunden zentral einsehen, messen und bereichsübergreifend steuern.

    Fazit: Wer mehr über Kunden, Kampagnen & Co. weiß, ist klar im Vorteil

    Können Sie einzelne Käufer online identifizieren, ausfindig machen und mit ihnen in Kontakt treten? Haben Sie die Möglichkeit, anhand einer Übersichtsliste Ihrer Kunden und deren Daten zu User- und Kaufverhalten eine Rangliste basierend auf deren Kaufwahrscheinlichkeit zu priorisieren? Können Sie Ihre Leads basierend auf Engagement und Interesse filtern? Sind Sie in der Lage, den Beitrag zum Umsatz jeder einzelnen Ihrer Marketingkampagnen zu messen?

    Wenn dies für Ihr Unternehmen noch nicht der Fall ist, dann sollten Sie die Implementierung einer Marketingautomatisierungs-Software definitiv in Betracht ziehen. Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Marketingautomatisierung ein leistungsstarkes Tool, das langfristig und nachhaltig in effizienteren Prozessen und stärkeren Kundenbindungen resultiert.

    Marketingautomatisierung hilft dabei, Marketing und Vertrieb abteilungsübergreifend in Einklang zu bringen. Eine Marketingautomatisierungs-Software erleichtert das Sammeln und Nutzen von Kundendaten und hilft Unternehmen dabei, ihre potenziellen sowie Bestandskunden besser zu verstehen. Bei richtiger Anwendung trägt Marketingautomatisierung dazu bei, den Umsatz und das Neugeschäft zu steigern und somit das Wachstum von Unternehmen zu fördern.


    Best Practices zum E-Mail-Marketing - Guide von Act!
  • 7 Ways to Optimize your CRM through Adoption

    by Mallory Bowers | Jun 18, 2018

    Finding and choosing the right CRM for your company can seem like the main hurdle. But once you've chosen a CRM, you face the even more difficult task of encouraging adoption.

    Businesses know that CRMs can provide far-reaching benefits. Well-integrated CRM systems see an average of 41 percent more sales for each employee using the CRM. Companies also saw a 10 percent increase in time spent on sales activities when their CRM adoption rates were 90 percent or higher. CRMs save companies time and increase the bottom line. But what both research studies have in common is adoption.

    You aren't using your CRM to its fullest capacity until you convince most, if not all of your employees to opt in. Here are seven tips to get started:

    1. Change the Way You Make Decisions

    Stop! Before you even commit to CRM application, there's one important step that will put you far ahead of most companies. That's including your end users in decision-making. Although you may want the whole company to use a CRM, who are your main end users, or the employees who will use a CRM the most? The answer is probably your sales department. So include sales reps or at least a sales head when choosing your software.

    2. Train, Train, Train

    No matter how user-friendly or intuitive a CRM may claim to be, you need to dedicate time to train employees in this new technology. According to Forrester Research, slow user adoption accounts for 49 percent of CRM challenges. Don't make it any harder for employees to opt in.

    In your training, go beyond simple "how-to" guidelines and help employees understand how the CRM fits in their sales process. It's a also a good idea to cover data entry expectations.

    3. Think Simple and Streamlined

    No employee wants to add more data entry to their responsibilities. But it's an inevitable part of using a CRM. Entering data into an unfamiliar system can feel like even more of a chore. Strive to streamline the data entry process and set clear standards for data entry. Keeping the process clean now will reduce information clutter in the future and allow sales reps to easily access the information they need.

    4. Improve Accessibility

    Make it easy for your employees to adopt your CRM with greater accessibility. Today CRMs are mobile, available on every device, and can even be integrated into your regular workflow. In addition to allowing user access on multiple devices, many CRMs can be integrated into a mail client, like Outlook or Gmail. This allows your sales reps to access your CRM without even leaving their inbox. Since inbox maintenance is an essential part of any modern business professional's workday, integrating your CRM into an email sidebar highly increases adoption.

    5. Designate a CRM Ambassador

    Adopting a CRM can feel daunting, but appointing one person to encourage use and field questions reduces the discomfort employees may feel. Instead of contacting HR, tech support, or another large corporate structure, your team can ask your go-to CRM person. This ambassador should monitor the system to ensure accuracy in the beginning and address any widespread issues.

    6. Lead by Example

    If you expect the entire company to start using a new CRM, management should take the lead. Begin adoption at the highest levels of the company. The same Forrester Research survey found that among 133 organizations, 35 percent of CRM challenges were attributed to inadequate attention from management and trainings.

    7. Provide a Carrot

    In the early transition stages, consider rewarding early adopters. Employees who enter CRM data consistently or in high numbers can receive recognition. You can even turn CRM adoption into a contest, with small incentives such as a gift card, free lunch, or company apparel.

    Although CRM adoption is a challenge, it's well worth the effort. Remain consistent over time to increase adoption rates and wind up with numbers to prove it. For additional information on how to encourage CRM use at your company, contact our team today!

  • Tips for improving your customer service

    by Act! Blog | May 24, 2018

    The needs of the modern customer aren’t satiated by merely the provision of a high-quality product or service, they also want to be treated with the utmost respect, care and attention, whenever they get in touch with a company. “Word of mouth” marketing can really benefit any business, and its true effectiveness is realised by companies that accept the true vitality of customer service. If a customer loves the way you treat them, not only are they likely to come back for another purchase, but they are also going to mention you to their friends and family looking for recommendations. Esteban Kolsky claims that 72% of customers will share their positive experiences with 6 or more people; whereas around 13% of unsatisfied customers will talk about the unpleasant incident with 15 or more people.

    An engaging and helpful customer service can often provide businesses with a strong competitive advantage over its counterparts. By increasing the levels of customer satisfaction and retention, the customer service department helps a company in maintaining positive cash flows. In this article, we mention some of the tips that can help any business in improving its customer service:

    1. Being fast is as important as being right

    The customer doesn’t care if you have a user-base of billions; to them, their call is the most important and time-sensitive. Even though it can sometimes be impossible to answer every customer immediately, that’s the type of efficiency a company should aspire to achieve. According to HelpScout, 41% of consumers expect a response to their email within 6 hours and only 36% of retailers manage to do so.

    When a customer receives a response within the ideal timeframe, they start believing that your company cares for them and it paves the way for a healthy, long-term business relationship.

    2. Personalise the experience; know your customer

    The more you know about the needs and wants of your customer, the better your engagement with them will be. Modern CRMs provide the ability to store supplementary information against every customer which can help sales agents have meaningful, friendly conversations with the customers. For example, if a customer mentioned that their dog Lucy was sick, the last time they called, you can store that in the CRM and ask about Lucy’s health the next time you meet or talk to them. By creating personalised experiences, a company can cement its place in the hearts of its clientele.

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    3. Show empathy and be an active listener

    Sometimes, a customer service agent just wants the call to be over with; they end up listening less and speaking more. However, to understand the customer’s needs astutely and to ensure that you have completely satisfied them, it’s important that you practice the art of active listening. First of all, you should ask questions from them if you are unclear about anything; if they start having a casual conversation, reflecting feelings and showing empathy can go a long way in indicating that you are being attentive (e.g. phrases like “That must have been tough” and “You do seem pretty thrilled about this wedding”). Lastly, it’s also important that you end the conversation by asking them whether all their queries have been answered or problems resolved.

    4. Learn to say “I don’t know”

    A good customer service agent knows that it’s okay to say “I don’t know”. Sometimes, you might be tempted to conjure up a story regarding something you are not sure about, but it’s not the right way to go about it. If you are unsure about an issue or a process or anything else, just admit to the customer and tell them that you will get back to them once you know more.

    5. Make use of professional and positive language

    Usage of positive language is an essential tenet of an engaging customer service experience. By slightly changing your words, you can avoid drastic repercussions. For example, a customer’s product got lost in shipment, and you need to resend it to them, adding 3-4 extra days to the delivery time. Consider the following two sentences:

    Negative language: Your product will not reach you for another 3-4 days. It got lost in transit.

    Positive language: The product will reach you within the next 3-4 days, and it has already been dispatched from our warehouse.

    6. Realise your mistakes and prevent their repetition

    The true importance of customer service is realised by companies that are ready to accept their mistakes and rectify them. Instead of hiding your mistakes, it’s more professional and reassuring of your honesty, credibility and trustworthiness that you agree that you were in the wrong and are taking steps to right the wrong.

    This counterintuitive approach is important in a company’s bid to provide excellent customer service, and it goes against the historical notion of branding to promote a flawless of perfection. In the modern age, the customers want authenticity and transparency.

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    7. Go the extra mile (or two)

    When it comes to customer service, being complacent and doing the bare minimum is never enough. If a customer asks you where they can find a product, don’t just give them directions, but take them there. If they had a reservation regarding your store which you ended up clearing, send them a follow-up to see if they are satisfied with their experience now. By walking the extra mile, you make the customer feel it in their heart that they are loved.

    8. Keep the whole company informed and involved

    Providing good customer service is not just the job of the support department, and hence the entire company should be involved in the effort. This ensures that everyone in the workforce feels the pain (and the love) of the customer. You might want to keep your development team segregated from the customer interactions (with them being expensive resources) but how are the developers going to realise the problems faced by the actual users of their applications if they aren’t kept in the loop?

    Final Word

    The importance of customer service is realised by companies that believe in building long-lasting, healthy relationships with its customers. Not only does good customer service help in customer retention, it also helps in the acquisition of new customers by word of mouth marketing. By showing customers that they matter and by listening to their concerns with attention, you build a strong brand reputation and ensure that your customers always remain satisfied. An engaging customer experience can lead to a happy customer; happy customers mean more sales and more sales mean better revenue streams.

  • Praxistipps für einen optimalen Kundenservice

    by Act! Blog | May 24, 2018

    Ein professioneller Kundenservice, bei dem das Wohl der Kunden oberste Priorität hat, stellt für Unternehmen eine ausgezeichnete Möglichkeit dar, sich von der Konkurrenz abzuheben und langfristige Beziehungen zu ihren Kunden aufzubauen. Authentizität, Schnelligkeit und allen voran eine personalisierte Ansprache sind dabei die Grundvoraussetzungen für ein erfolgreiches Gelingen Ihrer Bestrebungen im Bereich Customer Service.

    Die Zahlen sprechen für sich: Es gibt laut des globalen Beratungsunternehmens Aberdeen bei Unternehmen mit einem gut durchdachten Kundenservice eine Kundenbindungsrate von sage und schreibe 92 Prozent.

    Das Potenzial des digitalen Zeitalters nutzen

    Wenn es darum geht, Kunden im digitalen Umfeld für sich zu gewinnen, ist die Personalisierung der Schlüssel zum Erfolg. Eigentlich ist es ganz einfach: Sorgen Sie dafür, dass sich der Kunde auf einer persönlichen Ebene umsorgt und angesprochen fühlt, und er wird aufgrund dieser Verbundenheit gerne zu Ihrer Marke zurückkehren.

    Sie sollten sich dabei darauf konzentrieren, personalisierte, positive sowie authentische Schnittstellen und Berührungspunkte mit Ihren Kunden zu erzeugen. Jede Art der Kommunikation sollte unter Berücksichtigung der individuellen Umstände und spezifischen Kundenbedürfnisse verfasst werden.

    Allen voran wird hier zunehmend die personalisierte Nachricht via privater Chat- und Messaging-Kanäle wie beispielsweise SMS, Messenger, Twitter DM und seit Kurzem auch Facebook Messenger Customer Chat gewählt. Diese Tools wurden entwickelt, um genau diese individuelle Form der Kommunikation mit den Kunden zu ermöglichen.

    Auch hier belegen Statistiken den Trend: Laut des Online-Dienstleisters conversocial wird Messaging immer mehr zum bevorzugten Servicekanal für digitale User, die Antworten auf ihre Fragen suchen. Und gemäß einer Untersuchung des Onlineportals Statista wird es 2020 in Deutschland 30 Millionen Nutzer von Messaging Apps geben.

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    Anzustrebende Ziele Ihres Kundenservices

    Wenn Sie ernsthaft daran interessiert sind, Ihren Kundendienst professionell aufzuziehen, dann empfiehlt es sich, dies auf Basis einer grundlegenden, von Ihnen etablierten Customer Service Strategie anzugehen. Hier ist es sehr wichtig, sich vorab genau vor Augen zu führen, was Sie mit Ihrem Kundenservice erreichen wollen.

    Diese vier Ziele sind ausschlaggebend:

    • Langfristige, treue Kundschaft aufbauen
    • Neue potenzielle Kunden gewinnen
    • Markenbekanntheit und Reputation steigern
    • Kundenzahlen und Umsätze erhöhen

    Diese Ziele gilt es stets im Hinterkopf zu haben. Denn die Zeit, Energie und Kosten, die in einen guten Kundenservice investiert werden, müssen auch immer mit einer direkten Motivation verbunden sein. Nur dann können Marketing-, Vertriebs- und Kundendienstmitarbeiter an einem Strang ziehen und den Kunden an erster Stelle setzen. So entsteht eine regelrechte Kultur des Kundenservices.

    Hat sich ein positiver Umgang in der Interaktion mit den Kunden in Ihrem Unternehmen und unterhalb der Mitarbeiter erst einmal etabliert, so wird diese Einstellung der Kundschaft gegenüber zu einem festen Bestandteil Ihrer Unternehmenswerte. Der Prozess ist dabei dynamisch und verändert sich in Anlehnung an die sich permanent weiterentwickelnde Technologie und Kundenwünsche immer mehr.

    Fakt ist auf jeden Fall, dass sich die positiven Auswirkungen Ihrer Bemühungen auszahlen werden. Zufriedene Kunden werden ihre Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen und ergo auch Ihrem Customer Service Team auf Kanälen wie den sozialen Netzwerken kundtun und über Mundpropaganda neue Kunden für Sie gewinnen. So wird aus einem zufriedenen Einmalkäufer ein fester, loyaler Stammkunde, der gleichzeitig als Multiplikator und Fürsprecher Ihrer Marke fungiert.

    10 Tipps, um einen optimalen Kundendienst zu etablieren

    Vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen sind praxisnahe Tipps Gold wert. Um bei diesem Thema einen echten Mehrwert mit Handlungsempfehlungen geben zu können, listen wir im Folgenden zehn alltagsbezogene Tipps auf, mit denen Sie das Optimum aus Ihrem Kundendienst rausholen können:

    1. 1. Schnelle Reaktionszeiten
    2.  Gemäß einer vom Softwaredienstleister SuperOffice durchgeführten Kundendienststudie beträgt die durchschnittliche Antwortzeit auf Kundenanfragen 12 Stunden. Das Motto lautet: Je schneller, desto besser. Ganz gleich, ob Wochenende oder feiertags. Wählen Ihre Kunden als Art der Kommunikation mit dem Customer Service das Telefon, so sollten lange Warteschleifen unbedingt vermieden werden.
    3. 2. Personalisierung: Lernen Sie Ihre Kunden kennen
    4. Eine optimale Interaktion mit Ihren Kunden setzt voraus, dass Sie die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Kunden kennen und verstehen. Denn Kunden lieben die Personalisierung! Erinnern Sie sich an den Kundennamen und frühere Gespräche. Notieren Sie sich bei Bedarf, was zuvor besprochen wurde, damit Sie beim nächsten Treffen bzw. in der nächsten personalisierten schriftlichen Nachricht darauf zurückgreifen können.
    5. 3. Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Kunden und bauen Sie eine legitime Verbindung auf
    6. Wir neigen dazu, vor allem die Menschen zu mögen, die uns ähnlich sind. Wenn Sie im Gespräch mit dem Kunden Berührungspunkte und gemeinsame Interessensgebiete finden und eine aufrichtige Konversation rund um diese Punkte führen, zeigen Sie wahres Interesse. Zudem ergibt sich so die Chance, eine feste Verbindung aufzubauen, die Kunden mittel- bis langfristig zu treuen Testimonials Ihrer Marke macht.
    7. 4. Aktives Zuhören
    8. Zu viele Kundendienstinteraktionen, insbesondere solche, die auf Basis von vorgegebenen Standards ausgeführt werden, wenden die Praxis des aktiven Zuhörens nicht an. Wichtig im Gespräch mit dem Kunden ist, dass Sie Fragen stellen, um sicherzustellen, dass Sie den Kunden verstehen. Um Missverständnissen vorzubeugen gehört in diesem Kontext auch dazu, dass Sie mit Ihren Worten wiederholen und umschreiben, was der Kunde gerade gesagt hat, und dessen Gefühle reflektieren, indem Sie aussprechen, wie er sich fühlt. Damit zeigen Sie Empathie und der Kunde fühlt sich ernstgenommen. Zum Abschluss Ihrer Konversation sollten Sie mit einer kurzen Zusammenfassung der wichtigsten Punkte sicherstellen, dass Sie den Kunden und sein Anliegen voll und ganz verstanden haben.
    9. 5.Wenn Sie die Antwort nicht kennen, geben Sie es zu
    10.  Der Kunde sieht Sie als Experten und erwartet, dass Sie auf alles eine Antwort haben. Es ist jedoch durchaus vertretbar, dass Sie nicht jede Frage sofort beantworten können. Wichtig ist in so einem Fall, dass Sie sich nichts ausdenken und so tun, als wüssten Sie es! Vielmehr sollte in einer solchen Situation ehrlich zugegeben werden: „Das weiß ich nicht.“ Gehen Sie jedoch sofort darauf ein, wie Sie die entsprechenden Informationen beschaffen werden und melden sich damit beim Kunden zurück. Diese Art des Umgangs mit Fragen, auf die Sie keine Antwort haben, erzeugt ein Gefühl der Sympathie beim Kunden und macht Sie menschlich.
    11. 6. Verwenden Sie eine positive und authentische Sprache
    12.  Hierbei geht es darum, dass Sie sich über Ihre alltägliche Kundendienstsprache bewusst sind und Möglichkeiten schaffen, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Wenn Sie Ihre Sprache mit vorbildlichen Kundenservicefähigkeiten kombinieren, schaffen Sie etwas Besonderes, das den Kunden in Erinnerung bleiben wird. Dabei geht es im Kern um diese drei Aspekte:
      • Authentizität: Wählen Sie Worte, die eine persönliche Verbindung zum Kunden aufbauen, oder folgen Sie eher einem Standardtext?
      • Positivität: Selbst wenn es im Gespräch darum geht, wie bestimmte Dinge verbessert werden können, liegt Ihr Fokus auf dem, was gut funktioniert?
      • Einprägsamkeit: Können Sie einen Kunden in angemessener Weise mit einem besonders cleveren, witzigen oder bedeutungsvollen Satz beeindrucken?
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    1. 7. Korrigieren Sie etwaige Fehler
    2. Wer einen Fehler gemacht hat, sollte dies schlicht und einfach zugeben und die Verantwortung dafür übernehmen! Anstatt Ihren Fehler zu verbergen, sollten Sie ihn klar benennen und erläutern, wie Sie ihn beheben wollen. Auf diese Weise demonstrieren Sie Ehrlichkeit und schaffen eine Vertrauensbasis. In einem solchen Szenario bietet sich Ihnen eine ideale Möglichkeit, exzellenten Kundenservice zu leisten. Denn heutzutage geht es nicht mehr darum, einen makellosen Ruf zu erzeugen. Vielmehr wollen die Menschen Transparenz und Authentizität. Einen Fehler zuzugeben und gleichzeitig aufzuzeigen, was getan wird, um diesen wieder gutzumachen, deckt beide Kundenbedürfnisse ab.
    3. 8. Seien Sie auf Überraschungen gefasst
    4. Sie stecken nicht in der Haut Ihres Kunden. Sie wissen nicht, wie dessen Tag bisher verlaufen ist und was gerade in seinem Leben vorgeht. Seien Sie daher geduldig und zeigen Sie Nachsicht mit Gesprächspartnern, die etwas „ruppig“ rüberkommen. Kontrollieren Sie Ihre Emotionen und begegnen Sie dem Kunden mit Einfühlungsvermögen. Wenn Sie geduldig sind und Gelassenheit ausstrahlen, fühlen sich Ihre Kunden respektiert und ernstgenommen.
    5. 9. Überzeugend argumentieren
    6. Im Laufe Ihrer Kommunikation mit einem Kunden – sei es vor Ort, via Telefon, E-Mail oder im Rahmen eines Social Media Threads – sollten Sie sich kompromissbereit zeigen und alternative Lösungsansätze anbieten. Ziel ist es, dass am Ende sowohl der Kunde als auch Sie das bekommen, was sie wollen. Bleiben Sie daher hartnäckig und treten Sie selbstbewusst sowie überzeugend auf. Gleichzeitig tasten Sie sich an die Bedürfnisse Ihres Kunden heran, um herauszufinden, auf welchen Kompromiss sie sich beide einigen können.
    7. 10. Regelmäßige Pflege Ihrer Kundendatenbank
    8. Um langfristig sowie abteilungsübergreifend erfolgreich mit Ihrem Kundenservice sein zu können, sollten alle Ihnen über einen Kunden vorhandenen Daten abgelegt und zentral zugänglich gemacht werden. Nutzen Sie eine professionelle CRM-Software, in der Sie neben allgemeinen Daten auch alle kundenbezogenen Gesprächsnotizen, Ihren E-Mail-Verkehr und versendete Newsletter dokumentieren, Promotionaktionen steuern sowie Verkaufszahlen festhalten und analysieren können. So stellen Sie sicher, dass Marketing, Vertrieb und Kundendienst auf automatisierter Basis miteinander kommunizieren und dem Kunden ein Rundum-sorglos-Paket mit Erfolgsgarantie bieten können.

    Fazit: Der Kunde ist König

    Es liegt auf der Hand, dass zufriedene Kunden nicht nur zu Ihnen zurückkommen, sondern auch positiv über Sie sprechen werden. Das Resultat sind steigende Umsatzzahlen. Daher sollte es nichts wichtigeres geben, als den Fokus auf einen professionellen Kundendienst zu setzen, der auf persönliche und einfühlsame Weise mit dem Kunden interagiert.

    Etablieren Sie in Ihrem Unternehmen eine Kultur, bei der das Motto „Der Kunde ist König“ oberste Priorität hat. Ihre Mitarbeiter im Customer Service werden diese Kultur leben und das macht sich bezahlt. Wird Ihr Bemühen auf Kundendienstebene auch auf Seiten des Marketings und Vertriebs fortgesetzt und innerhalb einer zentralen Plattform wie einem CRM-System gemanagt, so haben Sie die besten Voraussetzungen, Ihr Unternehmen mit langfristig treuen Kunden zum Erfolg zu führen.